Zasady zawierania i rozwiązywania umowy na zastępstwo

Umowa na zastępstwo należy do umów o pracę na czas określony. Tego rodzaju umowa jest zawierana w ściśle określonym celu i na okres, który często nie jest wyznaczony przez konkretne daty. Posiada ona cechy odróżniające ją od klasycznej umowy na czas określony i cechuje się m.in. nieco innym sposobem jej wypełniania.

Ważny zapis w umowie

Umowa o pracę na czas zastępstwa nieobecnego pracownika jest zaliczana do umów na czas określony, z zastrzeżeniem pewnych odmienności wynikających z jej celu i charakteru. Umowa na zastępstwo cechuje się m.in. nieco innym sposobem jej wypełniania, co jest związane z tym, że w przypadku takiej umowy nie obowiązują limity „33 i 3”. Są to limity określone w art. 25¹ § 1 K.p., zgodnie z którym pracodawca może zawrzeć z tym samym pracownikiem maksymalnie 3 umowy na czas określony, na okres nie dłuższy (łącznie) niż 33 miesiące. Przytoczone limity nie są jednak stosowane w sytuacjach wskazanych w art. 25¹ § 4 K.p., m.in. w przypadku umów na zastępstwo.

W celu skorzystania z wyjątku od limitów pracodawca jest zobowiązany wprowadzić do umowy o pracę zawartej z wyłączeniem limitów wzmiankę o tym fakcie. Dotyczy to również umowy na zastępstwo, w której zawarcie takiej umowy powinno być wskazane jako przesłanka niestosowania limitów „33 i 3”. Należy jednak podkreślić, że nawet brak takiego zapisu w omawianej umowie nie przesądza o niewystępowaniu tej przesłanki. Takie stanowisko zajęło Ministerstwo Pracy i Polityki Społecznej w piśmie udostępnionym naszemu Wydawnictwu w dniu 7 grudnia 2015 r. Resort pracy przyjął w nim, że zaniechanie przez pracodawcę wpisu do umowy o pracę o zastosowanej przesłance może jedynie skutkować trudnościami w udowodnieniu, że została ona wyłączona spod działania limitów (patrz ramka – pkt 1).

Do wypowiedzenia umowy na zastępstwo mają zastosowanie ogólne przepisy dotyczące wypowiadania umów o pracę. Tym samym oświadczenie pracodawcy o wypowiedzeniu umowy na zastępstwo wymaga podania przyczyny (art. 30 § 4 K.p.).

Okres obowiązywania umowy

W przypadku typowej umowy na czas określony czas jej trwania jest wyznaczany przez konkretne daty. Umowa na czas zastępstwa odbiega tu wyraźnie od tego schematu.

Data końcowa tej umowy często jest bowiem ustalona w sposób opisowy, poprzez wskazanie zdarzenia przyszłego, jakim jest powrót zastępowanego pracownika do pracy. Nie wyklucza to wskazania w umowie konkretnej daty końcowej jej obowiązywania. W praktyce może się to jednak wiązać z komplikacjami w razie niezaplanowanego przedłużenia nieobecności zastępowanego pracownika. W takich sytuacjach może się bowiem okazać, że trzeba przedłużyć umowę z zastępcą.

W związku z takimi potencjalnymi trudnościami na ogół korzystniejsze jest określenie końcowego terminu umowy na zastępstwo poprzez wskazanie powrotu zastępowanego pracownika do pracy. Niekiedy w umowie na zastępstwo spotyka się również zapis, że została ona zawarta na czas nieobecności zastępowanego pracownika. Niezależnie jednak od sposobu sformułowania zapisu o terminie zakończenia umowy na zastępstwo, rozwiązuje się ona z dniem ustania zatrudnienia pracownika zastępowanego. Taki pogląd wyraziło Ministerstwo Rodziny i Polityki Społecznej w odpowiedzi z dnia 31 października 2023 r., udzielonej na zapytanie naszego Wydawnictwa (patrz ramka – pkt 2). W orzecznictwie sądowym podkreślono z kolei, że zdarzeniem powodującym rozwiązanie umowy na zastępstwo jest również powrót pracownika zastępowanego do pracy (patrz ramka – pkt 3).

Ochrona bez większych zmian

Umowa na czas zastępstwa rozwiązuje się z upływem okresu, na który została zawarta, najczęściej wyznaczonego przez powrót zastępowanego pracownika do pracy. Na rozwiązanie umowy w ten sposób nie ma wpływu fakt, że umowę zawarto np. z pracownikiem szczególnie chronionym przed rozwiązaniem stosunku pracy. Jednak w czasie trwania umowy na zastępstwo przepisy o szczególnej ochronie zatrudnienia, niepozwalające pracodawcy na wypowiedzenie lub rozwiązanie umowy o pracę (np. z pracownicą w ciąży lub pracownikiem objętym ochroną przedemerytalną) są stosowane na ogólnych zasadach.

1. „(…) niedopełnienie tego obowiązku (uzupełnienia umowy na czas określony o zapis w sprawie zastosowanej przesłanki uchylenia limitów – przyp. red.) nie będzie skutkowało wyłączeniem stosowania art. 25¹ § 4 Kodeksu pracy (…), bowiem stosowanie tego przepisu będzie zależało od tego, czy faktycznie w przypadku umowy o pracę na czas określony zawartej z pracownikiem występują okoliczności w nim wskazane (…)”.
Stanowisko MPiPS udostępnione naszemu Wydawnictwu w dniu 7 grudnia 2015 r.

2. „(…) jeżeli umowa o pracę pracownika zastępowanego ulega rozwiązaniu przed upływem określonego przez strony w tzw. umowie o pracę na zastępstwo terminu końcowego jej obowiązywania, to również umowa na zastępstwo – jako ściśle powiązana z umową o pracę pracownika zastępowanego (zależna od tej umowy) ulega rozwiązaniu, tracąc tym samym swój byt prawny. Dotyczy to zarówno sytuacji, w których termin końcowy tzw. umowy o pracę na zastępstwo został określony przez wskazanie zdarzenia, którego zaistnienie powoduje rozwiązanie tej umowy, jak i sytuacji, w których strony wskazały w umowie konkretną datę jej rozwiązania (…)”.
Odpowiedź MPiPS z dnia 31 października 2023 r. na pytanie naszego Wydawnictwa

3. „(…) Umowa o pracę na czas określony zawierana w celu zastępstwa pracownika w czasie jego usprawiedliwionej nieobecności w pracy (art. 25¹ § 4 pkt 1 K.p.), co do zasady, ulega rozwiązaniu na skutek podjęcia pracy przez pracownika zastępowanego. Jeżeli termin rozwiązania umowy zawartej na czas określony został oznaczony nie przez wskazanie konkretnej daty kalendarzowej, lecz pośrednio, przez wskazanie zdarzenia, które w przyszłości ma nastąpić w określonym miejscu i czasie, umowa rozwiązuje się w dniu, w którym nastąpiło przewidywane zdarzenie (…)”.
Postanowienie SN z dnia 13 lutego 2024 r., sygn. akt I PSK 72/23

Podstawa prawna: