W urzędzie jednostki samorządu terytorialnego wyciągi bankowe dokumentują zapłatę faktur zakupu, list płac itp. Czy wyciągi bankowe, jako zewnętrzne obce dowody księgowe, powinny podlegać kontroli merytorycznej, formalnej i rachunkowej, skoro ww. dowody wcześniej poddane już były takiej kontroli?
Ustawa o rachunkowości wymaga, aby każdy dowód księgowy – w tym wyciąg bankowy – został poddany kontroli merytorycznej, formalnoprawnej i rachunkowej, a uproszczenia w tym zakresie dotyczą jedynie sposobu udokumentowania tej kontroli.
Zapisy art. 20 ust. 2 ustawy o rachunkowości stanowią, iż podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej, czyli dowody źródłowe. Z kolei przepisy art. 21 ust. 1 ww. ustawy określają warunki, jakie powinny być spełnione, aby dany dokument był dowodem księgowym. Taki dowód księgowy powinien zawierać co najmniej:
1) określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego,
2) określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej,
3) opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych,
4) datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą – także datę sporządzenia dowodu,
5) podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów,
6) stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.
Przypominamy, iż każdy dowód księgowy przed wprowadzeniem do ksiąg rachunkowych powinien być poddany kontroli merytorycznej, formalnoprawnej i rachunkowej. Kontrola dowodów księgowych ma na celu sprawdzenie, czy dowody te są zgodne z wymaganiami zawartymi w art. 22 ust. 1 ustawy o rachunkowości, tzn. czy są rzetelne (tj. zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej, którą dokumentują), kompletne (tj. zawierają co najmniej dane wymagane ustawą) oraz wolne od błędów rachunkowych. Co prawda ustawa o rachunkowości w art. 21 ust. 1a pkt 2 dopuszcza możliwość zaniechania zamieszczania na dowodzie księgowym danych, o których mowa w art. 21 ust. 1 pkt 6, czyli stwierdzenia sprawdzenia dowodu oraz sposobu zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych (dekretacji), a także podpisu osoby odpowiedzialnej za te wskazania, jednak jedynie wtedy gdy wynika to z techniki dokumentowania zapisów księgowych. Z takiego uproszczenia można zatem skorzystać w sytuacji, gdy kontrola merytoryczna, formalnoprawna i rachunkowa w jednostce przeprowadzana jest z użyciem technik informatycznych, w taki sposób, że za każdym razem można zidentyfikować osobę, która zaakceptowała określony dokument oraz odczytać datę, kiedy tej akceptacji dokonała. Ponadto można nie dokonywać kontroli rachunkowej dowodów własnych wewnętrznych i zewnętrznych, jeśli ich treść zawiera obliczenia wykonane i napisane przez przystosowane do tego maszyny (komputery), w sposób zaprogramowany i wykluczający błędy rachunkowe.
Warto przy tym podkreślić, iż ze stanowiska Komitetu Standardów Rachunkowości w sprawie niektórych zasad prowadzenia ksiąg rachunkowych wynika, że dowody księgowe są sprawdzane i dekretowane, przy czym sprawdzanie dowodów księgowych i ich zakwalifikowanie do ujęcia w księgach rachunkowych obejmuje kontrolę merytoryczną, formalnoprawną i rachunkową oraz dekretację dowodów. Sposób kontroli i dekretacji dowodów oraz szczegółowe ich procedury ustala jednostka odpowiednio do specyfiki procesów gospodarczych, rodzaju dokumentacji źródłowej, wymaganego celu i zakresu kontroli. Ustalony przez jednostkę sposób sprawdzania dowodów księgowych i ich zakwalifikowania do ujęcia w księgach rachunkowych utrwala ona w dokumentacji określającej sposób prowadzenia ksiąg rachunkowych (art. 10 ust. 1 pkt 3 ustawy o rachunkowości). Z reguły jest to instrukcja regulująca zasady sporządzania, obiegu i kontroli dokumentów, stanowiąca część polityki rachunkowości.
Ponadto, ustalony przez jednostkę sposób sprawdzania i zakwalifikowania do ujęcia w księgach rachunkowych dowodów księgowych może określać zasady zwolnienia z obowiązku zamieszczania na dowodach księgowych podpisów oraz informacji o sprawdzeniu i dekretacji dowodów księgowych. Zasady te nie mogą wykraczać poza uproszczenia przewidziane w art. 21 ust. 1a ustawy o rachunkowości (por. pkt 11 ww. stanowiska).
Co istotne, z przepisów art. 54 ustawy o finansach publicznych wynika, iż wstępna kontrola zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym oraz kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących operacji gospodarczych i finansowych należy do podstawowych obowiązków głównego księgowego jednostki sektora finansów publicznych. Potwierdzeniem dokonania przez głównego księgowego tej kontroli jest złożenie podpisu na dokumentach dotyczących danej operacji. Czynność ta, obok podpisu pracownika właściwego rzeczowo, oznacza, że główny księgowy nie zgłasza zastrzeżeń do przedstawionej przez pracowników oceny prawidłowości tej operacji i jej zgodności z prawem, nie zgłasza zastrzeżeń do kompletności oraz formalno-rachunkowej rzetelności i prawidłowości dokumentów dotyczących tej operacji, jak również że zobowiązania wynikające z operacji mieszczą się w planie finansowym jednostki.
Źródło: gofin.pl, Zeszyty Metodyczne Rachunkowości nr 14 (566) z dnia 20.07.2022
