Prowadzę działalność gospodarczą na podstawie wpisu do CEIDG. Wynagrodzenia pracowników wypłacam do 5 dnia następnego miesiąca (zgodnie z regulaminem wynagrodzeń). W którym miesiącu mogę zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów składki ZUS finansowane przeze mnie od wynagrodzeń za kwiecień 2022 r., jeśli wynagrodzenia te wypłaciłem 5 maja 2022 r., natomiast składki ZUS od nich zapłaciłem 20 maja 2022 r.?
W sytuacji wskazanej w pytaniu składki na ubezpieczenia społeczne, w części finansowanej przez pracodawcę, a także składki na FP, FS oraz FGŚP, mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów w maju 2022 r.
Moment ujmowania składek ZUS w kosztach podatkowych
Składki na ubezpieczenia społeczne od wynagrodzeń pracowników, w części finansowanej przez płatnika składek, składki na Fundusz Pracy, Fundusz Solidarnościowy oraz Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych, stanowią koszty uzyskania przychodów w miesiącu, za który wynagrodzenia te są należne, pod warunkiem że ww. składki zostaną opłacone z tytułu wynagrodzeń wypłacanych lub postawionych do dyspozycji:
- w miesiącu, za który są należne – w terminie wynikającym z odrębnych przepisów,
- w miesiącu następnym, w terminie wynikającym z przepisów prawa pracy, umowy lub innego stosunku prawnego łączącego strony – nie później niż do 15 dnia tego miesiąca.
W przypadku uchybienia tym terminom składki te podlegają zaliczeniu do kosztów uzyskania przychodów w momencie ich zapłaty do ZUS (art. 22 ust. 6bb, art. 23 ust. 1 pkt 55a i ust. 3d ustawy o PDOF).
Mocą ustawy „korygującej” Polski Ład termin ujmowania składek ZUS z tytułu należności np. ze stosunku pracy w kosztach uzyskania przychodów ma ulec zmianie. Zgodnie z nowym art. 22 ust. 6bb ustawy o PDOF, składki te, w części finansowanej przez płatnika składek, składki na FP, FS oraz FGŚP, mają stanowić koszty uzyskania przychodów w miesiącu, za który należności te są należne, pod warunkiem że składki te zostaną opłacone w terminie wynikającym z odrębnych przepisów (czyli zgodnie z przepisami ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych). W przypadku uchybienia temu terminowi składki te – tak jak obecnie – będzie się ujmowało w kosztach podatkowych w momencie ich zapłaty. Zmiana w tym zakresie ma wejść w życie od 1 stycznia 2023 r. i będzie miała zastosowanie do składek należnych od 1 stycznia 2023 r.
Termin płatności składek ZUS
Odrębnymi przepisami, o których mowa wyżej, są przepisy ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz. U. z 2021 r. poz. 423 ze zm.). Zgodnie z art. 47 ust. 1 tej ustawy, w brzmieniu obowiązującym od 1 stycznia 2022 r., płatnik składek przesyła w tym samym terminie deklarację rozliczeniową, imienne raporty miesięczne oraz opłaca składki za dany miesiąc, nie później niż:
- do 5 dnia następnego miesiąca – dla jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych,
- do 15 dnia następnego miesiąca – dla płatników składek posiadających osobowość prawną (np. spółek z o.o.),
- do 20 dnia następnego miesiąca – dla pozostałych płatników składek (np. osób prowadzących działalność gospodarczą niezależnie od tego, czy opłacają składki tylko za siebie, czy również za inne osoby ubezpieczone).
Podsumowanie
Z powyższych regulacji wynika, że gdy wynagrodzenia pracowników za dany miesiąc płatne są w tym samym miesiącu, za który są należne (np. płatne w kwietniu za kwiecień br.) i pracodawca opłaci składki ZUS od tych wynagrodzeń w ustawowym terminie (np. 20 maja br.), składki na ubezpieczenia społeczne w części finansowanej przez pracodawcę (płatnika składek), składki na FP, FS oraz FGŚP, może on zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów w miesiącu, za który wynagrodzenia te są należne (czyli w kwietniu br.).
W przypadku wynagrodzeń wypłacanych w miesiącu następnym (np. za kwiecień br. do 5 maja br.), ww. składki również mogą stanowić koszty uzyskania przychodów w miesiącu, za który wynagrodzenia te są należne (czyli w kwietniu br.), pod warunkiem jednak, że składki te zostaną opłacone nie później niż do 15 dnia miesiąca, w którym zostało wypłacane wynagrodzenie (czyli nie później niż do 15 maja br.).
Jak wynika z pytania, od wynagrodzeń należnych za kwiecień br., wypłaconych w dniu 5 maja br., pracodawca opłacił składki ZUS w dniu 20 maja br. Wobec tego może on zaliczyć je do kosztów uzyskania przychodów w maju br. (czyli w dacie ich zapłaty). Gdyby składki te zostały opłacone do 15 maja br., mogłyby one stanowić koszty uzyskania przychodów w kwietniu br.
Źródło: gofin.pl, Biuletyn Informacyjny dla Służb Ekonomiczno – Finansowych nr 16 (1131) z dnia 1.06.2022
