Obowiązki jednostek po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego za 2023 r.

W jednostkach, w których rok obrotowy zakończył się 31 grudnia 2023 r., sprawozdania finansowe za 2023 r. powinny już być sporządzone i przekazane odpowiednim organom w celu zatwierdzenia. Powinny one zostać zatwierdzone najpóźniej do końca czerwca 2024 r. Zatwierdzenie sprawozdania oznacza, że organ zatwierdzający danej jednostki uznał za prawdziwe i wiarygodne informacje o stanie majątkowym, finansowym i wyniku działalności jednostki zamieszczone w tym sprawozdaniu. Zatwierdzenie sprawozdania daje możliwość podziału zysku netto lub pokrycia straty netto wykazanych w rocznym sprawozdaniu finansowym oraz wiąże się z określonymi obowiązkami. W zależności bowiem od rodzaju jednostki sprawozdanie finansowe w ciągu 15 dni od daty jego zatwierdzenia należy złożyć we właściwym rejestrze sądowym lub przekazać Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej (KAS) albo złożyć do ogłoszenia w Monitorze Sądowym i Gospodarczym (MSiG). W niniejszym artykule wskażemy m.in. kto i w jakiej formie powinien zatwierdzić roczne sprawozdanie finansowe danej jednostki, wyjaśnimy co oznacza zatwierdzenie sprawozdania z punktu widzenia ewidencji księgowej oraz przedstawimy jakie obowiązki związane z publikacją sprawozdania finansowego ciążą na danej jednostce po jego zatwierdzeniu.

1. Termin i forma zatwierdzenia sprawozdania

Sprawozdanie finansowe po jego sporządzeniu i podpisaniu przez osoby zobowiązane do tego, zgodnie z wymogami ustawy o rachunkowości, należy zatwierdzić. Jak wynika bowiem z art. 53 ust. 1 ustawy o rachunkowości, roczne sprawozdanie finansowe jednostki podlega zatwierdzeniu przez organ zatwierdzający, nie później niż 6 miesięcy od dnia bilansowego. Jeśli zatem rokiem obrotowym jednostki jest rok kalendarzowy, to termin na zatwierdzenie sprawozdania finansowego sporządzonego za 2023 r. upłynie 30 czerwca 2024 r. W przypadku jednostek, których sprawozdanie finansowe podlega obowiązkowi badania, na mocy art. 64 ustawy o rachunkowości, zatwierdzenie rocznego sprawozdania finansowego powinno zostać poprzedzone takim badaniem (por. art. 53 ust. 1a ustawy o rachunkowości). Dniem zatwierdzenia sprawozdania finansowego jest dzień, w którym roczne sprawozdanie finansowe jednostki zatwierdził organ zatwierdzający (por. pkt 2.16 KSR nr 7).

Zatwierdzenia rocznego sprawozdania finansowego dokonuje organ zatwierdzający danej jednostki. W świetle art. 3 ust. 1 pkt 7 ustawy o rachunkowości, organem zatwierdzającym jest organ, który zgodnie z obowiązującymi jednostkę przepisami prawa, statutem, umową lub na mocy prawa własności jest uprawniony do zatwierdzania sprawozdania finansowego jednostki. Organami zatwierdzającymi sprawozdanie finansowe są:

• w spółce akcyjnej i prostej spółce akcyjnej – zwyczajne walne zgromadzenie akcjonariuszy,
• w spółce komandytowo-akcyjnej – zwyczajne walne zgromadzenie,
• w spółce z o.o. – wspólnicy,
• w spółkach jawnych, partnerskich, komandytowych i cywilnych – wspólnicy,
• w firmie osoby fizycznej – właściciel,
• w przedsiębiorstwie państwowym – rada pracownicza, a w razie jej braku organ założycielski,
• w spółdzielni – walne zgromadzenie członków lub ich przedstawicieli,
• w samodzielnym publicznym zakładzie opieki zdrowotnej – organ założycielski,
• w fundacji rodzinnej – zgromadzenie beneficjentów.

Sprawozdanie finansowe w powyższych jednostkach zatwierdza się w formie uchwały, z wyjątkiem firmy osoby fizycznej, w której właściwym dokumentem zatwierdzającym jest postanowienie (decyzja) osoby fizycznej. Uchwała i postanowienie o zatwierdzeniu sporządza się w formie pisemnej. Nie jest wymagane, aby były one sporządzone w postaci elektronicznej oraz aby były opatrzone podpisami elektronicznymi.

2. Skutki zatwierdzenia sprawozdania w księgach rachunkowych

W ciągu 15 dni od dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego, należy dokonać ostatecznego zamknięcia ksiąg rachunkowych. Polega ono na nieodwracalnym wyłączeniu możliwości dokonywania zapisów księgowych w zbiorach tworzących zamknięte księgi rachunkowe (por. art. 12 ust. 4 i 5 ustawy o rachunkowości). Zatwierdzenie sprawozdania finansowego za 2023 r. oznacza, że ani w księgach rachunkowych 2023 r. ani w sprawozdaniu finansowym sporządzonym za ten rok jednostka nie może dokonywać żadnych zmian. Jeżeli więc jednostka już po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego za 2023 r. wykryje w tym sprawozdaniu finansowym lub w sprawozdaniach za lata ubiegłe błąd, to powinna dokonać zapisów korygujących w księgach rachunkowych bieżącego roku, tj. 2024 r. W świetle art. 54 ust. 2 i 3 ustawy o rachunkowości, informacje o zdarzeniach wywołujących skutki finansowe dotyczące zatwierdzonego sprawozdania finansowego, zarówno o charakterze istotnym (tj. w następstwie którego nie można uznać sprawozdania finansowego za ten rok lub lata poprzednie za przedstawiającego rzetelnie i jasno sytuację majątkową i finansową oraz wynik finansowy jednostki), jak i nieistotnym ujmuje się w księgach rachunkowych roku obrotowego, w którym informacje te otrzymano. Przy czym korekty błędów istotnych dotyczących lat poprzednich księguje się za pomocą konta 82 „Rozliczenie wyniku finansowego” i wykazuje w sprawozdaniu finansowym jako zysk (stratę) z lat ubiegłych.

Po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego uchwałę lub postanowienie o zatwierdzeniu należy ująć w księgach rachunkowych. W dacie zatwierdzenia sprawozdania finansowego wynik finansowy za dany rok obrotowy (zysk lub strata) podlega przeksięgowaniu z konta 86 „Wynik finansowy” na konto 82 „Rozliczenie wyniku finansowego”. Zapisu dokonuje się w księgach rachunkowych następnego roku obrotowego, pod datą zatwierdzenia sprawozdania finansowego za poprzedni rok obrotowy, za który uzyskano dany wynik finansowy. Jeśli więc przykładowo sprawozdanie finansowe za 2023 r. zostanie zatwierdzone 20 maja 2024 r., to podjętą uchwałę o zatwierdzeniu (lub postanowienie) należy ująć w księgach rachunkowych maja 2024 r. Wynik finansowy jako saldo konta 82 pozostaje na tym koncie do czasu podjęcia uchwały (postanowienia) o podziale zysku lub pokryciu straty za ten rok.

Należy mieć na uwadze, że w myśl art. 53 ust. 3 i 4 ustawy o rachunkowości podział lub pokrycie wyniku finansowego netto jednostek zobowiązanych, zgodnie z art. 64 ust. 1 ww. ustawy, do poddania badaniu rocznego sprawozdania finansowego może nastąpić po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego przez organ zatwierdzający, poprzedzonego wyrażeniem przez biegłego rewidenta opinii o tym sprawozdaniu bez zastrzeżeń lub z zastrzeżeniami. Podział lub pokrycie wyniku finansowego netto, dokonany bez spełnienia tego warunku, jest nieważny z mocy prawa. Natomiast w jednostkach, które nie są zobowiązane do badania rocznego sprawozdania finansowego, podział lub pokrycie wyniku finansowego netto może nastąpić po zatwierdzeniu sprawozdania przez organ zatwierdzający.

3. Przekazanie sprawozdania wraz z innymi dokumentami do KRS

W myśl art. 69 ust. 1 ustawy o rachunkowości, kierownik jednostki składa we właściwym rejestrze sądowym (KRS) roczne sprawozdanie finansowe, sprawozdanie z badania, jeżeli podlegało ono badaniu, odpis uchwały bądź postanowienia organu zatwierdzającego o zatwierdzeniu rocznego sprawozdania finansowego i podziale zysku lub pokryciu straty, a w przypadku jednostek, o których mowa w art. 49 ust. 1 – także sprawozdanie z działalności – w ciągu 15 dni od dnia zatwierdzenia rocznego sprawozdania finansowego. W przypadku niezatwierdzenia sprawozdania finansowego w ciągu 6 miesięcy od dnia bilansowego, należy je złożyć w rejestrze sądowym dwukrotnie, tj. w ciągu 15 dni po tym terminie, a także 15 dni po jego zatwierdzeniu wraz z dokumentami określonymi w art. 69 ust. 1 ww. ustawy (por. art. 69 ust. 2 ustawy o rachunkowości). Należy dodać, że na podstawie art. 69 ust. 3a ustawy o rachunkowości, kierownik jednostki wraz ze sprawozdaniem finansowym, sprawozdaniem z działalności, skonsolidowanym sprawozdaniem finansowym, sprawozdaniem z działalności grupy kapitałowej, sprawozdaniem z płatności na rzecz administracji publicznej oraz skonsolidowanym sprawozdaniem z płatności na rzecz administracji publicznej składa we właściwym rejestrze sądowym również odmowę złożenia podpisu pod sprawozdaniem finansowym oraz oświadczenie, że sprawozdanie finansowe spełnia wymogi określone w ustawie lub odmowę złożenia tego oświadczenia, jeżeli zostały sporządzone.

Obowiązek składania sprawozdań finansowych w KRS dotyczy, co do zasady, podmiotów wpisanych do rejestru przedsiębiorców KRS oraz samodzielnych publicznych zakładów opieki zdrowotnej (SP ZOZ). Do podmiotów wpisanych do rejestru przedsiębiorców KRS należą m.in.:

• spółki jawne, partnerskie, komandytowe, komandytowo-akcyjne,
• spółki z o.o., spółki akcyjne, proste spółki akcyjne,
• spółdzielnie, przedsiębiorstwa państwowe, instytuty badawcze, instytucje gospodarki budżetowej,
• towarzystwa reasekuracji wzajemnej, główne oddziały zagranicznych zakładów reasekuracji, towarzystwa ubezpieczeń wzajemnych, główne oddziały zagranicznych zakładów ubezpieczeń,
• oddziały przedsiębiorców zagranicznych działających na terytorium RP.

W myśl art. 19e ust. 1 ustawy z dnia 20 sierpnia 1997 r. o Krajowym Rejestrze Sądowym (Dz. U. z 2023 r. poz. 685 ze zm.), dalej zwanej ustawą o KRS, złożenie dokumentów, o których mowa w art. 69 ustawy o rachunkowości, następuje przez zgłoszenie za pośrednictwem systemu teleinformatycznego udostępnionego do tego celu przez Ministra Sprawiedliwości. Złożenia powyższych dokumentów dokonuje się poprzez stronę internetową https://prs.ms.gov.pl w zakładce RDF – Bezpłatne Zgłaszanie dokumentów finansowych. Należy zaznaczyć, że w przypadku SP ZOZ nie ma możliwości przekazywania sprawozdań finansowych poprzez tę stronę. SP ZOZ nie są bowiem podmiotami wpisanymi do rejestru przedsiębiorców KRS. W związku z tym sprawozdania finansowe SP ZOZ składa się poprzez portal S24 – Rejestracja spółki, Inne wnioski.

Zgłoszenie za pośrednictwem systemu teleinformatycznego opatruje się kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym. Do zgłoszenia uchwały bądź postanowienia o zatwierdzeniu rocznego sprawozdania finansowego i rocznego skonsolidowanego sprawozdania finansowego grupy kapitałowej oraz podziale zysku lub pokryciu straty, jak również dokumentów, o których mowa w art. 69 ust. 1c, 1d, 3a i 4 ustawy o rachunkowości, można dołączyć ich kopie podpisane w ww. sposób. Do zgłoszenia dołącza się oświadczenie, że dołączone do zgłoszenia dokumenty spełniają wymogi określone w ustawie o rachunkowości (por. art. 19e ust. 2-3 i 6 ustawy o KRS). Po zamieszczeniu w repozytorium dokumentów finansowych sprawozdania finansowego lub sprawozdania z badania są one przesyłane za pośrednictwem systemu teleinformatycznego do Centralnego Rejestru Danych Podatkowych (por. art. 20 ust. 1g ustawy o KRS).

Dokumenty wymienione w art. 69 ustawy o rachunkowości składane są do repozytorium (RDF), w ciągu 15 dni od dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego. Przekazuje się je w odpowiednich formatach, które prezentujemy w poniższej tabeli.

Przekazania dokumentów w systemie teleinformatycznym może dokonać co najmniej jedna osoba fizyczna, której numer PESEL jest ujawniony w rejestrze, wpisana jako uprawniona samodzielnie lub łącznie z innymi osobami do reprezentowania podmiotu, prokurent, syndyk, zarządca w postępowaniu restrukturyzacyjnym albo likwidator. Poza tym zgłoszenie może zrealizować także radca prawny, adwokat lub prawnik zagraniczny (por. art. 19e ust. 2 i ust. 3a-3b ustawy o KRS).

4. Przekazanie sprawozdania do ogłoszenia w MSiG przez jednostki niepodlegające wpisowi do rejestru sądowego

Po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego osoby fizyczne prowadzące indywidualną działalność gospodarczą oraz spółki cywilne, których roczne sprawozdanie finansowe na podstawie art. 64 ustawy o rachunkowości podlegało obowiązkowemu badaniu przez biegłego rewidenta, mają obowiązek złożyć to sprawozdanie wraz z wymaganymi dokumentami do ogłoszenia w Monitorze Sądowym i Gospodarczym (MSiG), na podstawie art. 70 ustawy o rachunkowości. Obowiązek ten ciąży na kierowniku jednostki. Do ogłoszenia składa się:

• wprowadzenie do sprawozdania finansowego stanowiące część informacji dodatkowej (tj. bez dodatkowych informacji i objaśnień),
• bilans,
• rachunek zysków i strat,
• zestawienie zmian w kapitale (funduszu) własnym (jeśli jednostka je sporządzała i nie korzystała z uproszczeń przewidzianych w ustawie o rachunkowości),
• rachunek przepływów pieniężnych za rok obrotowy (jeśli jednostka go sporządzała i nie korzystała z uproszczeń przewidzianych w ustawie o rachunkowości),
• sprawozdanie z badania,
• postanowienie lub uchwałę o zatwierdzeniu sprawozdania finansowego i podziale zysku lub pokryciu straty.

Obowiązek złożenia dokumentów do ogłoszenia w MSiG należy wypełnić w ciągu 15 dni od zatwierdzenia rocznego sprawozdania finansowego. Przykładowo jeśli roczne sprawozdanie finansowe za 2023 r. zostanie zatwierdzone 30 czerwca 2024 r., to należy złożyć je do ogłoszenia w MSiG do 15 lipca 2024 r.

Jak wynika z art. 45 ust. 1f ustawy o rachunkowości, sprawozdanie finansowe sporządza się w postaci elektronicznej oraz opatruje się kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym. W takiej formie należy składać sprawozdanie finansowe do ogłoszenia w MSiG. Dodatkowo z informacji zamieszczonych na stronie internetowej Ministerstwa Sprawiedliwości, dotyczących MSiG, wynika, że prosi się o dołączenie sprawozdania w postaci pliku edytowalnego w jednym z dozwolonych formatów: rtf, doc, docx. Co więcej, z informacji tam zamieszczonych wynika, że sprawozdania finansowe można składać w punkcie przyjmowania ogłoszeń do Monitora Sądowego i Gospodarczego w wyznaczonym sądzie albo indywidualnie za pośrednictwem systemu teleinformatycznego (pdi.ms.gov.pl) przez osobę, której po zarejestrowaniu się jako użytkownik został przydzielony unikalny adres internetowy (konto użytkownika) powiązany z niepowtarzalną nazwą i hasłem oraz posiadającą ważny kwalifikowany certyfikat użytkownika (zarejestrowany użytkownik). Warunkiem złożenia sprawozdania tą drogą jest jednak posiadanie kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Z ogłoszeniem sprawozdania finansowego w MSiG związana jest stała opłata, która wynosi: 500 zł. Opłatę za ogłoszenie sprawozdania finansowego uiszcza się z góry na rachunek bieżący dochodów Ministerstwa Sprawiedliwości. Do punktu przyjmowania ogłoszeń w sądzie rejonowym (wydziale gospodarczym) należy złożyć:

• wymagane w art. 70 ust. 1 ustawy o rachunkowości dokumenty w postaci elektronicznej, przekazując je na nośniku elektronicznym, np. na płycie CD, lub urządzeniu przenośnym USB albo e-mailem,
• wypełniony i podpisany w formie papierowej wniosek MSiG-M1 „Wniosek o publikację ogłoszenia w Monitorze Sądowym i Gospodarczym”,
• dowód wniesienia opłaty za ogłoszenie sprawozdania finansowego.

Dodajmy, że wykaz punktów przyjmowania ogłoszeń znajduje się na stronie internetowej Ministerstwa Sprawiedliwości.

5. Przekazanie sprawozdania wraz z innymi dokumentami Szefowi KAS

W myśl art. 27 ust. 2 updop, podatnicy CIT obowiązani do sporządzenia sprawozdania finansowego przekazują, za pomocą środków komunikacji elektronicznej, Szefowi KAS sprawozdanie finansowe, odmowę podpisu, o której mowa w art. 52 ust. 2 ustawy o rachunkowości, oświadczenie lub odmowę złożenia oświadczenia, o których mowa w art. 52 ust. 2b ustawy o rachunkowości, jeżeli zostały one sporządzone, wraz ze sprawozdaniem z badania (jeżeli sprawozdanie finansowe podlegało obowiązkowi badania), w terminie 15 dni od dnia zatwierdzenia rocznego sprawozdania finansowego, a spółki – także odpis uchwały zgromadzenia zatwierdzającej sprawozdanie finansowe. Obowiązek przekazania sprawozdania finansowego Szefowi KAS nie dotyczy podmiotów zwolnionych podmiotowo z podatku oraz podmiotów, które na podstawie odrębnych przepisów mają obowiązek przekazywania sprawozdań finansowych do KRS. Szef KAS udostępnia otrzymane sprawozdania finansowe naczelnikom urzędów skarbowych, naczelnikom urzędów celno-skarbowych, dyrektorom izb administracji skarbowej oraz ministrowi właściwemu do spraw finansów publicznych (por. art. 27 ust. 2b updop). Obowiązek przekazania sprawozdania finansowego wraz z innymi wymaganymi dokumentami do Szefa KAS w terminie 15 dni od dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego dotyczy np. fundacji i stowarzyszeń nieprowadzących działalności.

Sprawozdanie finansowe przekazuje się do Szefa KAS w postaci elektronicznej ustrukturyzowanej, natomiast sprawozdanie z badania – w postaci elektronicznej nieustrukturyzowanej (np. plik PDF). Z kolei odpis uchwały zatwierdzającej sprawozdanie (tylko spółki) można dołączyć w formie skanu. Odmowę podpisu sprawozdania, oświadczenie, że sprawozdanie spełnia wymogi określone w ustawie oraz odmowę złożenia oświadczenia przekazuje się w postaci elektronicznej lub jako elektroniczna kopia dokumentu papierowego (np. skan).

Przykładowo, jeżeli jednostka zatwierdziła sprawozdanie za 2023 r. w dniu 27 czerwca 2024 r., to powinna przekazać je do Szefa KAS w terminie do 12 lipca 2024 r.

Źródło: gofin.pl, Zeszyty Metodyczne Rachunkowości nr 10 (610) z dnia 20.05.2024