Prowadzoną działalność gospodarczą rozliczam na podstawie podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Zorientowałem się, że pracownik nie zamieszczał na fakturach adnotacji o dacie przyjęcia dostawy towarów handlowych. Czy grożą mi w związku z tym konsekwencje podatkowe?
Brak zamieszczenia adnotacji o przyjęciu towarów handlowych i materiałów na dowodach księgowych potwierdzających zakup stanowi naruszenie zasad prowadzenia podatkowej księgi. Organ podatkowy może więc stwierdzić, że księga jest prowadzona w sposób wadliwy.
Podatkowa księga przychodów i rozchodów stanowi dowód, na podstawie którego określane jest zobowiązanie podatkowe w podatku dochodowym u podatników prowadzących działalność gospodarczą. Jednak aby księga stanowiła taki dowód, musi być prowadzona z zachowaniem zasad określonych w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 23 grudnia 2019 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz. U. poz. 2544), zwanym dalej rozporządzeniem. Przepisy tego rozporządzenia regulują sposób prowadzenia podatkowej księgi, szczegółowe warunki, jakim powinna odpowiadać księga, oraz szczegółowy zakres obowiązków związanych z jej prowadzeniem (m.in. kwestie dotyczące opisywania dostaw towarów handlowych i materiałów).
Jak stanowi § 15 ust. 1 rozporządzenia, otrzymanie materiałów podstawowych i pomocniczych oraz towarów handlowych musi być potwierdzone na dowodzie zakupu datą i podpisem osoby, która je przyjęła. Natomiast z uregulowań zawartych w § 15 ust. 2 rozporządzenia wynika, że jeżeli materiał lub towar handlowy, którego zakup – zgodnie z przepisami rozporządzenia – dokumentowany jest fakturami dostawców, został dostarczony do zakładu lub dokonano nim obrotu przed otrzymaniem faktury, wówczas należy sporządzić szczegółowy opis otrzymanego materiału lub towaru handlowego. Podaje się w nim:
- imię, nazwisko (firmę) i adres dostawcy,
- ilość i rodzaj oraz cenę jednostkową i wartość materiału lub towaru.
Ponadto konieczne jest, aby opis został potwierdzony datą i podpisem osoby, która przyjęła materiał/towar.
Trzeba wspomnieć, że rozporządzenie zwalnia podatnika z obowiązku sporządzania szczegółowego opisu otrzymanego materiału lub towaru handlowego, jeżeli zakup jest udokumentowany specyfikacją dostawcy, która spełnia wymogi określone dla opisu (§ 15 ust. 4 rozporządzenia). W naszej ocenie, dotyczy to również zamieszczenia potwierdzenia otrzymania materiału lub towaru handlowego w formie adnotacji zawierającej datę i podpis osoby, która go przyjęła.
Obowiązki podatnika dotyczące potwierdzenia przyjęcia materiałów lub towarów handlowych mają charakter formalny. Poza tym dokonywanie adnotacji na fakturach zakupu bądź dowodach dostawy (opisie i specyfikacji) ma znaczenie dowodowe. Osoba, która przyjmuje towar, potwierdza tym samym, że udokumentowana transakcja zakupu materiału/towaru miała miejsce.
Wobec naruszenia omawianego obowiązku organ podatkowy może podnieść zarzut, że podatkowa księga przychodów i rozchodów jest prowadzona przez podatnika w sposób wadliwy. Jak bowiem wynika z § 10 ust. 2 rozporządzenia, za niewadliwą uważa się księgę prowadzoną zgodnie z przepisami rozporządzenia, według ustalonego wzoru księgi i zgodnie z objaśnieniami do wzoru księgi. Niemniej jednak pomimo stwierdzenia, że księgi są prowadzone w sposób wadliwy, organ podatkowy nadal będzie przyjmował je za dowód, gdy wady nie mają istotnego znaczenia dla ustalenia prawidłowej podstawy opodatkowania podatkiem dochodowym.
Źródło: gofin.pl, Przegląd Podatku Dochodowego nr 18 (594) z dnia 20.09.2023
