Czy mogę ujmować w podatkowej księdze przychodów i rozchodów (PKPiR) w jednej pozycji, na podstawie dowodu wewnętrznego, paragony zawierające mój NIP, otrzymane od jednego kontrahenta, czy należy każdy paragon ujmować odrębnie? Kwota wynikająca z paragonów na każdym z nich nie przekracza 100 euro.

Przepisy rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów nie przewidują możliwości ujmowania w księdze kosztów (wydatków) zbiorczo.

Ujmowanie kosztów w PKPiR

Koszty (wydatki) w podatkowej księdze przychodów i rozchodów (PKPiR) ujmuje się na podstawie dowodów, o których mowa w § 11-15 rozporządzenia Ministra Finansów z 23 grudnia 2019 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz. U. z 2019 r. poz. 2544). Z przepisów tych wynika, że podstawą zapisów w księdze są dowody księgowe, którymi są m.in. faktury, faktury VAT RR, rachunki oraz dokumenty celne (§ 11 ust. 3 pkt 1 ww. rozporządzenia).

Dopuszcza się również dokumentowanie kosztów na podstawie innych dowodów, wymienionych w § 12 i 13 ww. rozporządzenia, stwierdzających fakt dokonania operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem (o ile zawierają co najmniej dane wymagane w tych przepisach).

Na udokumentowanie zapisów w księdze, dotyczących niektórych kosztów (wydatków), mogą być sporządzone dokumenty zaopatrzone w datę i podpisy osób, które bezpośrednio dokonały wydatków (dowody wewnętrzne), określające: przy zakupie – nazwę towaru oraz ilość, cenę jednostkową i wartość, a w innych przypadkach – przedmiot operacji gospodarczych i wysokość kosztu (wydatku).

Dowody wewnętrzne mogą dotyczyć wyłącznie kosztów (wydatków), o których mowa § 13 ust. 2 rozporządzenia w sprawie PKPiR (kwestie te tu pomijamy).

Z kolei paragonami może być dokumentowany zakup w jednostkach handlu detalicznego materiałów, środków czystości i bhp oraz materiałów biurowych. Wymaga się wówczas, aby paragony były zaopatrzone w datę i stempel (oznaczenie) jednostki wydającej paragon oraz określały ilość, cenę jednostkową oraz wartość, za jaką dokonano zakupu. Na odwrocie paragonu podatnik powinien uzupełnić jego treść, wpisując swoje nazwisko (nazwę zakładu), adres oraz rodzaj (nazwę) zakupionego towaru. Paragonami (lub dowodami kasowymi) mogą być również dokumentowane wydatki poniesione za granicą na zakup paliwa i olejów.

Paragon z NIP

Zgodnie z przepisami o VAT, paragon z NIP nabywcy na kwotę należności nieprzekraczającą ogółem kwoty 450 zł albo 100 euro, jeżeli kwota ta jest określona w euro, jest uznawany za fakturę (patrz art. 106e ust. 5 pkt 3 ustawy o VAT). Jest to tzw. faktura uproszczona, która traktowana jest jak „zwykła” faktura.

Zatem skoro faktura uproszczona jest uznawana za fakturę w rozumieniu ustawy o VAT, to może być ona podstawą do ujęcia wydatku w PKPiR.

Zbiorcze dokumentowanie kosztów (wydatków)

Zapisów dotyczących pozostałych wydatków (zakładając, że pytanie nie dotyczy zakupu materiałów podstawowych oraz towarów handlowych) dokonuje się jeden raz dziennie, po zakończeniu dnia, nie później niż przed rozpoczęciem działalności w dniu następnym. W razie prowadzenia księgi przez biuro rachunkowe zapisy są dokonywane w porządku chronologicznym, w czasie zapewniającym prawidłowe i terminowe rozliczenia z budżetem, lecz nie później niż do dnia 20 każdego miesiąca za miesiąc poprzedni.

Przepisy rozporządzenia w sprawie PKPiR nie przewidują możliwości ujmowania w podatkowej księdze kosztów (wydatków) na podstawie zestawień zbiorczych. Nie dają również możliwości ujmowania paragonów lub faktur – dowodem wewnętrznym. Każdy z tych dowodów jest odrębnym dowodem księgowym, podlegającym odrębnemu ujęciu w księdze. Zatem podatnik nie ma możliwości, aby paragony z NIP (od jednego kontrahenta) ujmować w księdze zbiorczo. Każdy ww. paragon (uznawany za tzw. fakturę uproszczoną) powinien być wpisany do księgi osobno (odrębnie).

Źródło: gofin.pl, Biuletyn Informacyjny dla Służb Ekonomiczno – Finansowych nr 32 (1111) z dnia 10.11.2021