Podmioty niepubliczne, w tym m.in. wszystkie spółki handlowe z udziałem prywatnym, wpisywane do rejestru przedsiębiorców KRS od dnia 10 grudnia 2023 r. będą musiały korzystać z e-Doręczeń. Natomiast podmioty niepubliczne wpisane do tego rejestru przed wskazaną datą będą miały 3 miesiące od tego dnia na realizację obowiązków związanych z e-Doręczeniami.
Obowiązek m.in. dla przedsiębiorców z KRS
Zbliża się moment wprowadzenia obowiązku korzystania z e-Doręczeń. W uproszczeniu e-Doręczenie stanowi odpowiednik listu poleconego za potwierdzeniem odbioru. Celem ustawodawcy jest, aby niebawem korespondencja nadawana przez podmioty publiczne miała wyłącznie postać elektroniczną. Kwestie te reguluje ustawa o doręczeniach elektronicznych (Dz. U. z 2023 r. poz. 285), zwana dalej ustawą. Jej postanowienia są wdrażane etapami do 2029 r. Weszła ona w życie z dniem 5 października 2021 r. (z licznymi wyjątkami). Omawiana ustawa wymienia w art. 2 pkt 6 podmioty, które zalicza do podmiotów publicznych. Natomiast zgodnie z ustawową definicją podmiotu niepublicznego jest nim osoba fizyczna i podmiot inny niż podmiot publiczny.
Obowiązkiem korzystania z e-Doręczeń objęci będą m.in. przedsiębiorcy z KRS (tj. podmioty niepubliczne wpisane do rejestru przedsiębiorców, w tym np. spółki z o.o. z udziałem prywatnym). Przedsiębiorcy z KRS zobowiązani będą do posiadania adresu do doręczeń elektronicznych (zwanego też adresem do e-Doręczeń lub ADE; adres ten to litery i cyfry w określonej kolejności: AE: PL-9999-11111-HFVRU-17). Adres do e-Doręczeń musi być powiązany z publiczną albo kwalifikowaną usługą rejestrowanego doręczenia elektronicznego. Publiczną usługę świadczy (będzie świadczył) operator wyznaczony (obecnie jest nim Poczta Polska S.A.), a kwalifikowana – świadczona jest (będzie) przez podmiot komercyjny (usługi takie mają w swojej ofercie różni przedsiębiorcy).
Przedsiębiorca z KRS może wybrać, czy chce mieć adres do e-Doręczeń powiązany z publiczną czy kwalifikowaną (komercyjną) usługą (por. art. 23-24 ustawy). Obecnie adres do e-Doręczeń powiązany z publiczną usługą oraz przyporządkowaną do niego skrzynką doręczeń można uzyskać, składając wniosek on-line (www.gov.pl/web/e-doreczenia, zakładka „Uzyskaj adres do e-Doręczeń”, przedsiębiorców przekierowuje ona na biznes.gov.pl).
W przypadku natomiast podmiotów niepublicznych z rejestru stowarzyszeń, innych organizacji… (wchodzącego w skład KRS) posiadanie omawianego adresu do e-Doręczeń nie jest i nie będzie obowiązkowe (jest to tylko możliwość). Wynika tak z art. 9-10 ustawy.
Ważny adres
Adres do e-Doręczeń powinien być wpisany do bazy adresów elektronicznych (BAE). Jest to rejestr publiczny, który prowadzi minister ds. informatyzacji. Wpis ten ma ogromne znaczenie praktyczne. Jest bowiem równoznaczny z żądaniem doręczania korespondencji przez podmioty publiczne na ten adres (art. 7 ust. 1 ustawy). Do bazy tej wpisuje się jeden adres do doręczeń elektronicznych dla jednego podmiotu. Zasada ta wynika z art. 32 ust. 1 ustawy i dotyczy wszystkich podmiotów niepublicznych wpisanych do KRS. Podmiot publiczny może mieć więcej adresów wpisanych do tej bazy. Niektóre podmioty podlegające wpisowi do KRS na gruncie omawianej ustawy zaliczane są do podmiotów publicznych (zob. art. 2 pkt 6 ustawy, w szczególności lit. c). W przypadku podmiotu publicznego wpisanego do KRS, który posiada więcej niż jeden adres do e-Doręczeń, w KRS zamieszczany jest tylko główny adres do doręczeń elektronicznych.
Omawiana ustawa aktualnie przewiduje, że termin wdrożenia rozwiązań technicznych umożliwiających powszechne doręczanie i odbieranie e-korespondencji zostanie określony komunikatem i że termin ten nie może być późniejszy niż dzień 1 stycznia 2024 r. (art. 155 ust. 10-12 ustawy). Minister Cyfryzacji w komunikacie z dnia 29 maja 2023 r. (Dz. U. poz. 1077) określił termin ten na dzień 10 grudnia 2023 r. Od tej daty obowiązkiem doręczania korespondencji z wykorzystaniem usług związanych z e-Doręczeniami zostaną objęte np. NFZ, ZUS, KRUS.
Termin z komunikatu
Nowe podmioty niepubliczne wpisywane do KRS obowiązkiem podsiadania adresu do e-Doręczeń, wpisanego do bazy adresów elektronicznych powiązanego z publiczną/kwalifikowaną usługą rejestrowanego doręczenia elektronicznego, będą objęte od dnia 10 grudnia 2023 r. (patrz ramka). W związku z tym spółka z o.o. wpisana do KRS po tej dacie powinna komunikować się np. z ZUS poprzez adres do e-Doręczeń. Natomiast podmioty niepubliczne wpisane do rejestru przedsiębiorców przed dniem 10 grudnia 2023 r. (w tym np. spółki z o.o. z udziałem prywatnym) obowiązane będą do zrealizowania omawianego obowiązku w terminie 3 miesięcy od dnia określonego w tym komunikacie (art. 151 ust. 1 ustawy).
| Rozszerzenie jednego okienka w KRS Od 10 grudnia 2023 r. jedno okienko w KRS zostanie rozszerzone o współpracę z ministrem właściwym ds. informatyzacji. Od tego dnia informacja o adresie do e-Doręczeń podmiotu wpisanego do KRS będzie przekazywana automatycznie z bazy adresów elektronicznych za pośrednictwem systemu teleinformatycznego do KRS bezpośrednio po wpisaniu adresu do e-Doręczeń do tej bazy, jego zmianie lub wykreśleniu z tej bazy (art. 31 ust. 1 ustawy). Jeżeli przed dniem 10 grudnia 2023 r. do bazy adresów elektronicznych zostaną wpisane adresy do e-Doręczeń podmiotów wpisanych do KRS, w dniu 10 grudnia 2023 r. informacja w przedmiocie tych adresów zostanie przekazana automatycznie za pośrednictwem systemu teleinformatycznego, z bazy adresów elektronicznych do KRS (art. 151 ust. 2 ustawy).Poza tym ustawa o KRS będzie przewidywać, że składając wniosek o wpis do rejestru przedsiębiorców KRS, wnioskodawca będzie musiał wskazać dane niezbędne do utworzenia adresu do doręczeń elektronicznych (adres do korespondencji, dane administratora skrzynki doręczeń). Jeśli podmiot składający wniosek będzie miał adres do e-Doręczeń powiązany z kwalifikowaną usługą rejestrowanego doręczenia elektronicznego, wówczas zamiast wskazywania danych administratora skrzynki doręczeń, będzie wnioskował o wpis adresu do e-Doręczeń do bazy adresów elektronicznych. W takim przypadku będzie musiał wskazać ten adres oraz oznaczenie dostawcy kwalifikowanej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego, a także adres do korespondencji. Dane te (z wniosku o wpis do KRS) będą przekazywane do ministra właściwego ds. informatyzacji poprzez system po dokonaniu wpisu w KRS. Analogiczne zasady będą obowiązywać przy aktualizacji danych dotyczących adresu do e-Doręczeń (zob. też art. 19f ust. 3 i ust. 5 ustawy).Jeśli wniosek o wpis do rejestru przedsiębiorców KRS będzie składał wnioskodawca, który posiada już adres do e-Doręczeń wpisany do bazy adresów elektronicznych oraz dane go dotyczące są aktualne, wówczas będzie on składał oświadczenie o posiadaniu takiego adresu do doręczeń elektronicznych i aktualności danych zamieszczonych w bazie adresów elektronicznych.W przypadku wniosku o wpis do rejestru stowarzyszeń, innych organizacji (…) KRS wskazanie danych niezbędnych do utworzenia adresu do e-Doręczeń, ewentualnie adresu do e-Doręczeń powiązanego z kwalifikowaną usługą rejestrowanego doręczenia elektronicznego, będzie tylko możliwością, a nie obowiązkiem.Wpis adresu do doręczeń elektronicznych do KRS nie będzie podlegał opłacie sądowej i ogłoszeniu w MSiG. |
Źródło: gofin.pl, Gazeta Podatkowa nr 62 (2041) z dnia 3.08.2023
Autor: Ewelina Mentel-Wyrzychowska
