Spółka (czynny podatnik VAT) zawarła z kontrahentem umowę na wykonanie usługi. Następnie dział księgowości wystawił fakturę, gdyż nie otrzymał informacji, że umowa została rozwiązana i nie wykonano usługi. Faktury tej nie wysłano do kontrahenta. Czy możemy ją anulować, czy powinniśmy wystawić fakturę korygującą?
W sytuacji opisanej w pytaniu Czytelnik powinien anulować wystawioną fakturę.
Podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą m.in. świadczenie usług, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika VAT. Faktura jest dokumentem sformalizowanym, potwierdzającym zaistnienie określonego zdarzenia gospodarczego, który powinien spełniać szereg wymogów przewidzianych przepisami prawa. Zasady wystawiania faktur regulują przepisy art. 106a-106q ustawy o VAT. Natomiast prawidłowość materialno-prawna faktury zachodzi wówczas, gdy odzwierciedla ona prawdziwe zdarzenie gospodarcze.
Korygowanie faktur
Jeżeli po wystawieniu faktury wystąpią zdarzenia mające wpływ na treść wystawionej faktury lub okaże się, że wystawiona faktura zawiera błędy, wówczas podatnik wystawia fakturę korygującą. Faktura korygująca wystawiana jest w celu podania właściwych, prawidłowych i zgodnych z rzeczywistością kwot i innych danych, decydujących o rzetelności dokumentu sprzedaży. Zgodnie z ustawą o VAT, fakturę korygującą wystawia się m.in. w przypadku zwrotu sprzedawcy towarów lub w razie stwierdzenia pomyłki w cenie, stawce lub kwocie podatku bądź w jakiejkolwiek innej pozycji faktury.
W interpretacji indywidualnej z 31 sierpnia 2021 r., nr 0114-KDIP1-3.4012.380.2021.2.PRM Dyrektor KIS podkreślił, że dokonanie korekty faktury jest możliwe jedynie w przypadku, gdy pierwotna faktura została wprowadzona do obrotu prawnego, tzn. została przyjęta (odebrana) przez nabywcę towaru lub usługi oraz ujęta w rozliczeniach. Natomiast nie ma możliwości dokonywania korekty faktury w sytuacji, gdy pierwotna faktura została wystawiona, ale nie weszła do obrotu prawnego (z uwagi na to, że nie została przekazana adresatowi), bowiem nie wywołuje ona wówczas skutków prawnych.
Anulowanie faktur
Kwestia anulowania wystawionych faktur nie została uregulowana w przepisach ustawy o VAT ani w rozporządzeniach wykonawczych do tej ustawy. Organy podatkowe – w drodze wyjątku – uznają jednak za dopuszczalne anulowanie faktury, która nie została wprowadzona przez podatnika do obrotu prawnego i jeżeli dokumentuje ona czynność rzeczywiście niedokonaną.
Niewprowadzenie faktury do obrotu prawnego może mieć miejsce, gdy faktura nie zostanie wysłana do kontrahenta, bądź gdy faktura zostanie wysłana, ale nie zostanie odebrana przez kontrahenta, bądź gdy faktura zostanie wysłana i odebrana, a następnie odesłana przez kontrahenta (w taki sposób, że podatnik posiada oba egzemplarze faktur – oryginał i kopię – a kontrahent nie uwzględnił faktury w swoich ewidencjach), a jednocześnie nie doszło do zrealizowania transakcji (patrz: interpretacja indywidualna Dyrektora KIS z 21 marca 2019 r., nr 0111-KDIB3-1.4012.12.2019.2.RSZ).
Anulowanie faktur powinno odbyć się poprzez ich opatrzenie odpowiednią adnotacją o przyczynie i okolicznościach anulowania i pozostawienie ich w dokumentacji podatkowej, bez wprowadzania ich do ewidencji i wykazywania wynikających z nich kwot w deklaracji VAT. Tak wskazał Dyrektor KIS w ww. interpretacji z 31 sierpnia 2021 r. W interpretacji indywidualnej z 18 marca 2019 r., nr 0112-KDIL1-3.4012.30.2019.1.AK Dyrektor KIS podkreślił natomiast, że anulowanie faktur powinno sprowadzać się do przekreślenia oryginału i kopii faktury oraz dokonania na nich adnotacji (o przyczynie i okolicznościach anulowania) uniemożliwiających ich powtórne wykorzystanie. Warto zastosować się do wszystkich tych wytycznych.
Należy także zauważyć, że organy podatkowe podkreślają, iż anulowanie faktur powinno być traktowane w sposób wyjątkowy i wykorzystywane tylko w przypadku zaistnienia takiej konieczności. Tym samym wystawca faktury powinien dołożyć należytej staranności przy dokumentowaniu zaistniałych zdarzeń gospodarczych.
Podsumowanie:
W sytuacji opisanej w pytaniu Czytelnik powinien anulować wystawioną fakturę. Nie ma on bowiem możliwości wystawienia faktury korygującej, skoro pierwotna faktura nie została wprowadzona do obiegu prawnego.
Źródło: gofin.pl, Biuletyn Informacyjny dla Służb Ekonomiczno – Finansowych nr 33 (1112) z dnia 20.11.2021
