Faktury zaliczkowe, końcowe i korygujące – zmiany w zasadach wystawiania od 1 września 2023 r.

Z dniem 1 września 2023 r. uległy zmianie zasady wystawiania faktur zaliczkowych, gdy zaliczka i dostawa miała miejsce w tym samym miesiącu. Doprecyzowano także elementy faktury końcowej i korygującej. Zmiany te wprowadzono ustawą z dnia 16 czerwca 2023 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. poz. 1598), tzw. ustawą o KSeF.

Zaliczka i dostawa w tym samym okresie

Podatnik jest – co do zasady – obowiązany wystawić fakturę dokumentującą otrzymaną zaliczkę, czyli fakturę zaliczkową (patrz: art. 106b ust. 1 pkt 4 ustawy o VAT).

W wyniku nowelizacji ustawy o VAT wskazano, że podatnik nie jest obowiązany do wystawienia faktury zaliczkowej, jeżeli całość lub część zapłaty otrzymał w tym samym miesiącu, w którym dokonał czynności, na poczet których otrzymał całość lub część tej zapłaty. Powyższe wynika z art. 106b ust. 1a ww. ustawy. Przypominamy, że przed 1 września 2023 r. także nie wymagano w tej sytuacji wystawienia faktury zaliczkowej – nie wynikało to wprawdzie z przepisów, ale organy podatkowe akceptowały takie dokumentowanie transakcji (por. interpretacja indywidualna z 6 marca 2023 r., nr 0111-KDIB3-1.4012.858.2022.2.AB).

Należy jednak mieć na uwadze, że ww. możliwości niewystawienia faktury zaliczkowej nie stosuje się w przypadkach, dla których terminy wystawienia faktur określono w sposób szczególny, tj. w sposób wskazany w art. 106i ust. 3-8 ustawy o VAT (czyli faktur dokumentujących np. usługi budowlane lub budowlano-montażowe).

W uzasadnieniu do projektu ustawy nowelizującej czytamy w tej kwestii, że:

„(…) Zmiana ta ma na celu uproszczenie obowiązków dokumentacyjnych podatników. Regulacja wynikająca z zapisów art. 106b ust. 1a ustawy o VAT dotyczy przypadków otrzymania zaliczki w tym samym miesiącu, w którym dokonano czynności związanych z tą zapłatą, jeśli termin wystawienia faktury jest określany na ogólnych zasadach, tj. nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano czynności (otrzymano całość lub część zapłaty od nabywcy).

W proponowanym art. 106b ust. 1b ustawy o VAT wykluczono zastosowanie proponowanego uproszczenia wynikającego z ust. 1a, w przypadkach dla których terminy wystawienia faktury określone są w art. 106i ust. 3-8 ww. ustawy, tj. dotyczących szczególnych terminów wystawiania faktur. (…)”

Konsekwencją powyższego jest także zmiana w zakresie elementów faktury. Mianowicie, w przypadku niewystawienia przez podatnika faktury zaliczkowej (z ww. powodów), faktura wystawiona przez podatnika po wydaniu towaru lub wykonaniu usługi powinna zawierać datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi i datę otrzymania zaliczki, jeżeli taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury. Tak stanowi art. 106e ust. 1a ustawy o VAT. W uzasadnieniu do projektu ustawy nowelizującej wskazano:

„(…) Proponowane rozwiązanie jest zgodne z Dyrektywą Rady 2006/112/WE. Jednym z wymogów określonych w dyrektywie, niezbędnych do wprowadzenia proponowanego rozwiązania jest, aby tzw. faktura rozliczeniowa zawierała obligatoryjny element określony w art. 226 pkt 7 Dyrektywy Rady 2006/112/WE (tj. datę dokonania wpłaty zaliczki, o której mowa w art. 220 pkt 4 i 5, o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury). (…)”

Elementy faktury końcowej

Jeżeli faktura zaliczkowa nie obejmuje całej zapłaty, w fakturze wystawianej po wydaniu towaru lub wykonaniu usługi sumę wartości towarów lub usług pomniejsza się o wartość otrzymanych części zapłaty, a kwotę podatku pomniejsza się o sumę kwot podatku wykazanego w fakturach dokumentujących otrzymanie części zapłaty.

W stanie prawnym obwiązującym do 31 sierpnia 2023 r. ww. faktura końcowa powinna była również zawierać numery faktur wystawionych przed wydaniem towaru lub wykonaniem usługi. Natomiast w przypadku, gdy wystawiono więcej niż jedną fakturę dokumentującą otrzymanie części zapłaty, a faktury te obejmowały łącznie całą zapłatę, ostatnia z tych faktur powinna była zawierać również numery poprzednich faktur.

W przypadku zaś, gdy wystawiono więcej niż jedną fakturę dokumentującą otrzymanie części zapłaty, a faktury te obejmują łącznie całą zapłatę, ostatnia z tych faktur powinna zawierać również numery identyfikujące poprzednie faktury w KSeF, a w przypadku faktur innych niż faktury ustrukturyzowane – numery poprzednich faktur. Kwestie te reguluje art. 106f ust. 3 i 4 ustawy o VAT. W uzasadnieniu do projektu ustawy nowelizującej wyjaśniono, że:

„(…) rozdzielono wymogi dla faktur „zwykłych”, tj. papierowych i elektronicznych, od wymogów dla e-faktur. Nie będzie dodatkowych, z punktu widzenia podatnika, zbędnych obowiązków dla faktur „zwykłych” ani też wymaganych dodatkowych danych dla e-faktur, które z analitycznego punktu widzenia są nadmiarowe. Dla e-faktur będzie obowiązek podania tylko numeru KSeF. Numer ten na fakturze jest istotny ze względu na walory analityczne i bezbłędne wiązanie ich z fakturami poprzedzającymi wystawienie faktury ostatecznej. (…)”

Elementy faktury korygującej

W artykule 106j ustawy o VAT określono m.in. elementy, jakie powinna/może zawierać faktura korygująca.

W wyniku nowelizacji ustawy o VAT doprecyzowano, że faktura korygująca powinna zawierać numer identyfikujący w KSeF fakturę, której dotyczy faktura korygująca, z wyjątkiem faktur korygujących wystawianych do faktur, dla których nie został nadany numer identyfikujący w KSeF (wcześniejsze brzmienie art. 106j ust. 2 pkt 2a: „faktura korygująca powinna zawierać numer identyfikujący w KSeF fakturę, której dotyczy faktura korygująca – w przypadku faktury korygującej w postaci faktury ustrukturyzowanej”).

Zgodnie z przepisami przejściowymi, nowe brzmienie ww. art. 106j ust. 2 pkt 2a ustawy o VAT stosuje się także do faktur korygujących wystawionych od 1 września 2023 r. do faktur wystawionych przed tym dniem.

Źródło: gofin.pl, Biuletyn Informacyjny dla Służb Ekonomiczno – Finansowych nr 29 (1180) z dnia 10.10.2023