Szpital (SP ZOZ) prowadzi ewidencję ilościowo-wartościową zapasów leków na koncie 310-01 „Materiały – leki”, które odzwierciedla aktualny stan leków w aptece szpitalnej. Po wydaniu leków na oddziały szpitalne rozchód jest księgowany w koszty, jako zużycie leków. Jednostka wydając leki na oddziały ewidencjonuje przyjęcie ich na oddział i wydania na pacjentów. Niestety nie wszystkie leki zostają rozpisane na pacjentów, ponieważ lekarze nie zlecają ich na bieżąco. Powstają z tego tytułu istotne różnice, co powoduje duże rozbieżności pomiędzy stanem wynikającym z inwentaryzacji, a ewidencyjnym stanem apteczki oddziałowej. W jakim terminie i z jaką częstotliwością jednostka powinna inwentaryzować leki w apteczkach oddziałowych w opisanej powyżej sytuacji?
| Szczegółowe zasady przeprowadzania inwentaryzacji – w tym harmonogram przeprowadzania inwentaryzacji, obejmujący daty i zakres inwentaryzacji poszczególnych składników – każda jednostka prowadząca księgi rachunkowe powinna uregulować w ramach stosownych zapisów w polityce rachunkowości, np. w formie instrukcji inwentaryzacyjnej. |
Ogólne przepisy dotyczące metod, terminów oraz częstotliwości przeprowadzania inwentaryzacji zawiera ustawa o rachunkowości w rozdziale 3 „Inwentaryzacja”. Co do zasady inwentaryzację przeprowadza się generalnie na ostatni dzień każdego roku obrotowego (por. art. 26 ust. 1 ustawy o rachunkowości). Jednak termin i częstotliwość inwentaryzacji uważa się za dotrzymane, m.in. wówczas jeśli inwentaryzację:
- składników aktywów (z wyłączeniem aktywów pieniężnych, papierów wartościowych, produktów w toku produkcji oraz materiałów i towarów odpisywanych w koszty na dzień ich zakupu lub produktów gotowych na dzień ich wytworzenia – por. art. 17 ust. 2 pkt 4 ww. ustawy) rozpoczęto nie wcześniej niż 3 miesiące przed końcem roku obrotowego, a zakończono do 15 dnia następnego roku,
- zapasów materiałów, towarów, produktów gotowych i półproduktów znajdujących się w strzeżonych składowiskach i objętych ewidencją ilościowo-wartościową – przeprowadzono raz w ciągu 2 lat.
Jeśli więc leki w apteczkach oddziałowych (objęte ewidencją ilościowo-wartościową) można uznać za znajdujące się w strzeżonych składowiskach, to wystarczy przeprowadzić ich inwentaryzację raz w ciągu 2 lat (w dowolnym terminie). W przeciwnym wypadku ich inwentaryzację należy rozpocząć nie wcześniej niż 3 miesiące przed końcem roku obrotowego i zakończyć do 15 dnia następnego roku. Ustalenie stanu na dzień bilansowy nastąpi wówczas przez dopisanie lub odpisanie od stanu stwierdzonego spisem z natury przychodów i rozchodów jakie miały miejsce między datą spisu a dniem bilansowym (por. art. 26 ust. 3 ww. ustawy).
Co istotne, jeśli przekazanie leków z apteki szpitalnej do apteczki oddziałowej nie wiąże się z księgowaniem zużycia leków, a dopiero rozpisanie rozchodu leku na pacjenta generuje koszt, to inwentaryzacja leków na dzień bilansowy wymaga porównania ilości spisanych leków w oddziale z saldem apteczki oddziałowej, a ewentualne niezgodności w tym zakresie należałoby wyjaśnić.
Należy bowiem pamiętać, iż ujawnione w toku inwentaryzacji różnice między stanem rzeczywistym a stanem wykazanym w księgach rachunkowych podlegają wyjaśnieniu i rozliczeniu w księgach tego roku obrotowego, na który przypadał termin inwentaryzacji (por. art. 27 ust. 2 ustawy o rachunkowości).
Natomiast jeśli leki księgowane są w koszty – na mocy art. 17 ust. 2 pkt 4 ustawy o rachunkowości – już w momencie przekazania ich z apteki szpitalnej do apteczek oddziałowych, to leki pozostające na stanie oddziałów (w apteczkach oddziałowych) powinny zostać spisane i wycenione, a o ich wartość należy skorygować koszty. Należy tego dokonać nie później niż na dzień bilansowy.
Szczegółowe zasady inwentaryzacji zapasów reguluje stanowisko Komitetu Standardów Rachunkowości w sprawie inwentaryzacji drogą spisu z natury zapasów materiałów, towarów, wyrobów gotowych i półproduktów. Stanowisko to może okazać się pomocne przy tworzeniu instrukcji inwentaryzacyjnej.
Źródło: gofin.pl, Zeszyty Metodyczne Rachunkowości nr 3 (603) z dnia 1.02.2024
