Jak skorygować błędną datę sprzedaży na fakturze?

Przedsiębiorca w toku prowadzenia działalności gospodarczej, wystawiając fakturę VAT, może omyłkowo wpisać błędną datę sprzedaży towaru. W artykule wskażemy, czy możliwe jest skorygowanie takiej faktury oraz w jaki sposób można to zrobić. Wyjaśnimy również, kto może się tym zająć – sprzedawca czy nabywca – oraz jakich wymaga to czynności. Błędna data sprzedaży na fakturze, przedstawiamy, jak sobie z tym poradzić!

Obowiązkowe elementy faktury VAT

Faktura VAT to powszechny i podstawowy dokument używany w obrocie gospodarczym. Może on mieć formę papierową lub elektroniczną i zawiera następujące dane:

datę wystawienia;
numer, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę;
imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy;
NIP podatnika;
NIP nabywcy;
datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi lub datę otrzymania zapłaty;
nazwę (rodzaj) towaru lub usługi, ich miarę i ilość;
cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku (cenę jednostkową netto);
kwoty wszelkich opustów lub obniżek cen, w tym w formie rabatu z tytułu wcześniejszej zapłaty, o ile nie zostały one uwzględnione w cenie jednostkowej netto;
wartość dostarczonych towarów lub wykonanych usług, objętych transakcją, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto);
stawkę podatku;
sumę wartości sprzedaży netto, z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku;
kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku;
kwotę należności ogółem.

Ustawa o podatku od towarów i usług przewiduje także obowiązkowe inne elementy w odniesieniu do różnego rodzaju transakcji, na przykład wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów, jednak nie są one opisywane z uwagi na temat artykułu.

Wskazać należy, że data sprzedaży jest jednym z obligatoryjnych elementów faktury – każda musi ją określać. Co zatem w sytuacji, gdy jest ona błędnie określona?

Czy sprzedawca – czynny podatnik VAT, może skorygować fakturę?

Mechanizmem, który przysługuje sprzedawcy – podatnikowi VAT, aby sprostować dane w fakturze, jest faktura korygująca.

Zgodnie z art. 106j ustawy o VAT, jeżeli po wystawieniu faktury:

udzielono obniżki – rabatu, upustu na sprzedany towar;
nabywca dokonał zwrotu towaru lub jego opakowania;
podatnik zwrócił nabywcy część lub całość zapłaty;
podwyższono cenę towaru lub stwierdzono pomyłkę w ustaleniu ceny;
stwierdzono pomyłkę w stawce podatku, kwocie podatku lub jakiejkolwiek pozycji faktury
podatnik wystawia fakturę korygującą.

Zgodnie z powyższym, jeżeli zostanie stwierdzona błędna data sprzedaży w wystawionej fakturze, podatnik ma w tym celu odpowiednią instytucję – może skorygować fakturę.

Faktura korygująca – niezbędne elementy

Faktura korygująca powinna zawierać, zgodnie z ustawą o VAT:

wyrazy „FAKTURA KORYGUJĄCA” albo wyraz „KOREKTA”;
numer oraz datę wystawienia;
dane sprzedawcy, nabywcy, nazwę (rodzaj) towaru lub usługi objętych korektą, znajdujące się na pierwotnej fakturze;
przyczynę korekty;
jeżeli korekta wpływa na zmianę podstawy opodatkowania lub kwoty podatku należnego – odpowiednio kwotę korekty podstawy opodatkowania lub kwotę korekty podatku należnego z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku i sprzedaży zwolnionej;
jeżeli korekta nie wpływa na zmianę podstawy opodatkowania lub kwoty podatku należnego – prawidłową treść korygowanych pozycji.

Przykład 1.

Jan Kowalski sprzedał Marianowi Koniecznemu 100 sztuk ręczników papierowych za cenę 120 zł brutto. Na fakturze VAT błędnie wykazał datę sprzedaży, wskazując 5 października 2020 r. zamiast 28 września 2020 r. Faktura dokumentująca tę sprzedaż została wystawiona z datą 7 października 2020 r. Pomyłka będzie korygowana fakturą korygującą wystawioną przez sprzedawcę. W treści faktury korygującej wystawca powinien podać następującą informację:

Przedmiotem korekty jest data sprzedaży towaru: 100 ręczników papierowych:

było – 5.10.2020 r.,

powinno być – 28.09.2020 r.

Błędna data sprzedaży na fakturze- kiedy nabywca może skorygować fakturę?

Nabywca, który otrzymał fakturę zawierającą pomyłki, może wystawić fakturę nazywaną notą korygującą.

Nota korygująca – jakie elementy powinna zawierać?

Nota korygująca powinna zawierać, zgodnie z ustawą o VAT:

wyrazy „NOTA KORYGUJĄCA”;
numer i datę wystawienia;
imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy i NIP;
dane sprzedawcy, nabywcy, nazwę (rodzaj) towaru lub usługi objętych korektą – znajdujące się na pierwotnej fakturze;
wskazanie treści korygowanej informacji oraz treści prawidłowej.

Nota korygująca wymaga akceptacji sprzedawcy – strony transakcji muszą pozostawać w kontakcie i porozumieć się co do treści danych skorygowanych w nocie. Data ta musi być zgodna z rzeczywistą datą transakcji.

Nabywca nie może jednak wystawić noty, jeśli pomyłki obejmują:

nazwę (rodzaj) towaru lub usługi, ich miarę i ilość;
cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku (cenę jednostkową netto);
kwoty wszelkich opustów lub obniżek cen, w tym w formie rabatu z tytułu wcześniejszej zapłaty, o ile nie zostały one uwzględnione w cenie jednostkowej netto;
wartość dostarczonych towarów lub wykonanych usług, objętych transakcją, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto);
stawkę podatku;
sumę wartości sprzedaży netto, z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku;
kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku;
kwotę należności ogółem.

W takich sytuacjach, jeśli dochodzi do pomyłek, korekta jest możliwa wyłącznie przez sprzedawcę, poprzez wystawienie faktury korygującej. Nabywca powinien poinformować go o pomyłce, jeśli taką zauważy.

Przykład 2.

Towar został sprzedany 25 stycznia. Jednak na fakturze wystawionej 5 lutego wpisano jako datę sprzedaży również 5 lutego. Nabywca towaru wystawił notę korygującą i skorygował nią datę sprzedaży z 5 lutego na 25 stycznia. W treści noty korygującej wystawca powinien podać następującą informację:

Przedmiotem korekty jest data sprzedaży towaru:

było – 5.02.2020 r.,

powinno być – 25.01.2020 r.

Jeżeli błędna data faktury dotyczy tego samego miesiąca – na przykład podana data sprzedaży w fakturze to 10 lutego 2020 r., ale rzeczywista data sprzedaży to 5 lutego 2020 r., nie wpływa to na obowiązek podatkowy – powstanie on i tak w lutym 2020 r.

Jeżeli jednak, jak w zaprezentowanych przykładach, będzie to dotyczyło różnych miesięcy, wpłynie to na przesunięcie obowiązku podatkowego – w przykładzie 1. na wrzesień 2020 r., w przykładzie 2. – na styczeń 2020 r.

Gdy faktura korygująca zwiększa podstawę opodatkowania – rozlicza się ją w dacie faktury pierwotnej.

Gdy faktura korygująca zmniejsza podstawę opodatkowania – jest rozliczana w dacie odbioru faktury korygującej.

Podsumowując, korekty faktury pod względem daty sprzedaży może dokonać zarówno sprzedawca, jak i nabywca. Ten pierwszy wystawia fakturę korygującą, która nie wymaga niczyjej zgody, zaś ten drugi – notę korygującą. Nota korygująca jest obwarowana większymi ograniczeniami – można ją stosować tylko do niektórych omyłek, a dla swojej ważności wymaga akceptacji sprzedawcy.

Data sprzedaży ma istotne znaczenie – określa bowiem moment powstania obowiązku podatkowego z tytułu transakcji i rodzi konieczność dokonania korekt w ewidencji – w dacie faktury pierwotnej, gdy faktura korygująca zwiększa podstawę opodatkowania lub w dacie odbioru faktury korygującej – jeśli zmniejsza tę podstawę.