Obowiązkowe e-faktury od 1 lipca 2024 r. – komunikat Min. Fin.

Jak już niejednokrotnie pisaliśmy na łamach naszego Czasopisma, od 1 stycznia 2022 r. podatnicy mogą dobrowolnie korzystać z KSeF, przygotowując się w ten sposób do obowiązkowego wystawiania e-faktur. Obecnie e-faktura działa jako jedna z dopuszczonych form dokumentowania sprzedaży, obok faktur papierowych i już występujących w obrocie gospodarczym faktur elektronicznych.

Zgodnie z założeniami ustawy wprowadzającej obowiązkowy KSeF, obowiązek e-fakturowania – co do zasady – wejdzie w życie 1 lipca 2024 r. Dla podatników zwolnionych z VAT korzystanie z KSeF będzie obowiązkowe od 1 stycznia 2025 r.

W komunikacie Ministerstwa Finansów (dalej: MF) z 30 czerwca 2023 r. (zamieszczonym na stronie internetowej www.gov.pl) podkreślono, że e-faktura to kolejny ważny element uszczelnienia systemu podatkowego, ale także wiele korzyści podatkowych i biznesowych dla przedsiębiorców. Obowiązkowy KSeF pozwoli w większym stopniu weryfikować prawidłowość rozliczeń podatkowych bez angażowania podatników i wszczynania kontroli.

MF przeprowadziło konsultacje publiczne projektu ustawy wdrażającej KSeF i został on odpowiednio dostosowany do oczekiwań przedsiębiorców, tj.:

nastąpiło przesunięcie wejścia w życie ustawy z 1 stycznia 2024 r. na 1 lipca 2024 r.,
wydłużono o dodatkowe pół roku termin na wdrożenie KSeF przez podatników zwolnionych podmiotowo i przedmiotowo z VAT – KSeF będzie dla nich obowiązkowy od 1 stycznia 2025 r.,
faktury z kas rejestrujących będą mogły być wystawiane w dotychczasowej formie do 31 grudnia 2024 r.,
paragon fiskalny z NIP będzie uznawany za fakturę uproszczoną do 31 grudnia 2024 r.,
faktury konsumenckie (B2C) nie będą objęte KSeF,
bilety spełniające funkcję faktury (w tym paragony na autostradach płatnych) oraz faktury wystawiane w procedurach OSS i IOSS zostają wyłączone z KSeF,
kurs waluty obcej stosowany do przeliczenia na PLN zostanie utrzymany z dnia poprzedzającego datę wskazaną w polu P_1 faktury ustrukturyzowanej przez jeden dodatkowy dzień do przesłania jej do KSeF,
w przypadku awarii po stronie podatnika przewidziano możliwość wystawiania faktur w trybie off-line poza KSeF i dostarczenia faktury do KSeF następnego dnia roboczego po wystawieniu off-line,
w okresie awarii i w trybie off-line dopuszczone będzie wystawianie faktur korygujących,
liberalizacja sankcji i ich stosowanie dopiero od 1 stycznia 2025 r.,
likwidacja not korygujących w KSeF i poza KSeF.

MF podkreśliło, że ujednolicenie zasad fakturowania oraz cyfryzacja rozliczeń oznacza szereg korzyści dla przedsiębiorców. W komunikacie czytamy:

„(…) Korzyści podatkowe:

Podatnik korzystający z KSeF, który wystąpi o zwrot podatku VAT naliczonego, otrzyma ten zwrot w krótszym okresie. Skracamy maksymalny podstawowy termin zwrotu z 60 do 40 dni, co korzystnie wpłynie na płynność finansową, zwłaszcza małych i średnich przedsiębiorstw.
KSeF to łatwiejsze i szybsze korygowanie faktur.
Podatnicy nie będą musieli wystawiać duplikatów faktur, ponieważ e-faktury w KSeF nie zgubią się, nie ulegną zniszczeniu, będą zawsze dostępne dla wystawcy i odbiorcy faktury.
Mniej obowiązków – podatnik wystawiający faktury w KSeF nie będzie musiał przesyłać na żądanie organów podatkowych struktury Jednolitego Pliku Kontrolnego dla Faktur (JPK_FA).

Korzyści biznesowe:

Wprowadzenie obowiązkowego korzystania z KSeF zapewnia przedsiębiorcom uczciwą konkurencję. Nabywca ma pewność, że faktura została wystawiona przez podmiot uprawniony. Dodatkowo wystawca faktury jest pewien, że odbiorca otrzymał fakturę.
Obligatoryjne e-fakturowanie będzie miało również wpływ na usprawnienie obrotu gospodarczego przez wprowadzenie jednego standardu e-faktury, zamianę dokumentów papierowych i elektronicznych (PDF) na dane cyfrowe, a także cyfryzację i automatyzację obiegu faktur pomiędzy podatnikami oraz ich księgowania. Rozwiązanie to przyczyni się nie tylko do szybszego i sprawniejszego dokumentowania transakcji, ale również do przyspieszenia realizacji płatności.
Zwiększenie szybkości wymiany danych w kontaktach między kontrahentami – wystawiona faktura będzie udostępniona dla odbiorcy przez administrację praktycznie w czasie rzeczywistym.
Ustrukturyzowany jednolity wzór faktury pozwoli na automatyzację procesów księgowych, co w konsekwencji przełoży się na oszczędność czasu pracowników, który można wykorzystać w innych obszarach prowadzenia działalności. Wprowadzenie automatyzacji w procesie księgowania zredukuje liczbę pomyłek przy ręcznym wprowadzaniu danych. Brak konieczności skanowania czy przepisywania faktur w formie papierowej, czy graficznej – z XML-a można je bezpośrednio importować do systemów.
Usługa przechowywania oraz archiwizacji e-faktur przez okres 10 lat zapewniona jest przez administrację, co daje możliwości dużych oszczędności związanych z brakiem obowiązku przechowywania tych dokumentów. (…)”

MF wypowiedziało się także na temat dostępności i bezpieczeństwa KSeF. Podkreśliło, że dostęp do danych KSeF możliwy jest wyłącznie w toku czynności kontrolnych, sprawdzających, w trakcie postępowania podatkowego oraz w celu prowadzenia działalności analitycznej KAS. MF poinformowało, że KSeF cyklicznie przechodzi szczegółowe testy bezpieczeństwa. Zarówno dane w ramach KSeF, jak i sama komunikacja z KSeF, są szyfrowane. Autoryzacja w systemie jest zabezpieczona na najwyższych dostępnych poziomach. Wprowadzono mechanizm uwierzytelnienia pozwalający na weryfikację tożsamości podmiotu próbującego uzyskać dostęp do systemu. KSeF jest utrzymywany przez Centrum Informatyki Resortu Finansów (CIRF) i dostępny 24 godziny na dobę 7 dni w tygodniu.

Ponadto MF poinformowało, że 29 czerwca 2023 r. opublikowało zaktualizowaną wersję wzoru struktury logicznej FA (2) na ePUAP. Natomiast w lipcu 2023 r. udostępnione zostanie środowisko testowe dostosowane do struktury logicznej wraz z dokumentacją, a 1 września 2023 r. środowisko produkcyjne.

Zaznaczamy, że proces legislacyjny nad ustawą wprowadzającą obowiązkowy KSeF nie został jeszcze zakończony. Ustawa o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw została uchwalona przez Sejm w dniu 16 czerwca 2023 r. (druk sejmowy nr 3242). Do tematu będziemy wracać na łamach naszego czasopisma.

Źródło: gofin.pl, Biuletyn Informacyjny dla Służb Ekonomiczno – Finansowych nr 21 (1172) z dnia 20.07.2023