Opodatkowanie pracowniczych ryczałtów samochodowych

Korzystanie przez pracowników z firmowych aut od wielu lat wpisuje się w firmową codzienność. Częstą praktyką jest również udostępnianie pracownikom takich samochodów do celów prywatnych. U pracowników użytkujących je po godzinach powstaje w podatku dochodowym przychód podlegający opodatkowaniu. Polski Ład zmodyfikował zasady jego ustalania.

Parametry wyznaczające przychód

Wartość nieodpłatnego świadczenia z tytułu wykorzystywania do celów prywatnych służbowego samochodu, która po stronie pracownika na gruncie pdof generuje przychód, należy ustalać zgodnie z uregulowaniami wynikającymi z art. 12 ust. 2a ustawy o pdof.

Do końca 2021 r. wyznaczały go dwie kwoty uzależnione od pojemności skokowej silnika: 250 zł – dla samochodów o pojemności skokowej silnika do 1.600 cm3, a dla większej pojemności – 400 zł. Z dniem 1 stycznia 2022 r. Polski Ład (Dz. U. z 2021 r. poz. 2105 ze zm.) wprowadził jednak zmianę w kalkulacji wysokości tego świadczenia. Od tego dnia pracodawcy ustalają kwotę uzyskiwanego przez pracowników przychodu w oparciu o moc silnika, a nie jego pojemność.

Z obecnego brzmienia art. 12 ust. 2a ustawy o pdof wynika, że zryczałtowany przychód w wysokości 250 zł miesięcznie naliczany jest pracownikowi w przypadku udostępnienia mu samochodu o mocy silnika spalinowego (czyli zasilanego benzyną, olejem napędowym oraz gazem LPG) nieprzekraczającej 60 kW. Ta sama wysokość miesięcznych przychodów ma zastosowanie do pracowników wykorzystujących na prywatne potrzeby służbowe samochody elektryczne oraz napędzane wodorem. Natomiast wysokość przychodu u pracowników użytkujących poza godzinami pracy służbowe auta z silnikami spalinowymi o mocy większej od 60 kW wynosi 400 zł miesięcznie. Tak jak dotychczas wartość omawianego przychodu podlega opodatkowaniu i oskładkowaniu.

Ponieważ obecnie większość samochodów firmowych, tzw. flotowych, to samochody z silnikami benzynowymi lub diesla i to – z uwagi na cele, jakim służą, czyli sprawne i szybkie dotarcie do kontrahentów – o mocy silnika znacznie wyższej niż wskazane w Polskim Ładzie 60 kW, efektem rozwiązań wprowadzonych przez Polski Ład jest poszerzenie z dniem 1 stycznia 2022 r. kręgu pracowników, którym pracodawcy naliczają przychód z omawianego ryczałtu w wysokości 400 zł, zamiast dotychczasowych 250 zł. Trudno bowiem spodziewać się, że w najbliższym czasie firmy masowo zaczną je wymieniać na elektryczne czy zasilane wodorem.

W sytuacji gdy pracownik użytkuje do celów prywatnych służbowe auto tylko przez część miesiąca, do ustalania wysokości przychodu mają zastosowanie dotychczasowe zasady. To oznacza, że wartość świadczenia uzyskanego z tego tytułu przez pracownika ustala się w wysokości 1/30 ustawowo określonej wartości miesięcznego ryczałtu za każdy dzień użytkowania samochodu na cele pozasłużbowe (art. 12 ust. 2b ustawy o pdof). Z kolei gdy jest ono częściowo odpłatne, to wartością przychodu pracownika jest różnica pomiędzy kwotą obliczonego w omówiony już sposób miesięcznego ryczałtu i ponoszoną przez pracownika odpłatnością (art. 12 ust. 2c ustawy o pdof).

Zakres świadczeń zawartych w ryczałcie

Modyfikacje w pracowniczych ryczałtach samochodowych wprowadzone Polskim Ładem nie zmieniły również reguł ustalania wysokości pracowniczego świadczenia w przypadkach zapewniania przez pracodawcę paliwa do pracowniczych jazd prywatnych. W tym zakresie aktualność zachowuje ogólna interpretacja Ministra Finansów z dnia 11 września 2020 r., nr DD3.8201.1.2020. Z jej treści wynika, że ryczałtowa wartość nieodpłatnego świadczenia obejmuje swoim zakresem ponoszone przez pracodawcę koszty związane z utrzymaniem i ogólnym użytkowaniem samochodu, w tym takie jak paliwo, ale również przykładowo ubezpieczenie, wymianę opon, bieżące naprawy oraz okresowe przeglądy, które zakład pracy – jako właściciel samochodu – musi ponieść, aby samochód był sprawny i mógł uczestniczyć w ruchu drogowym.

Jednak kwota omawianego ryczałtu nie obejmuje takich wydatków jak opłaty parkingowe czy opłaty za przejazdy autostradą. Ryczałt dotyczy bowiem świadczeń związanych z wykorzystaniem samochodu służbowego, a nie wszelkich pochodnych kosztów dotyczących podróży samochodem udostępnionym do wykorzystywania w celach prywatnych.

Data uzyskania przychodu

Przychód z ryczałtu samochodowego powstaje u pracownika w okresie, w którym faktycznie użytkował on służbowy pojazd na cele osobiste. To oznacza, że jeżeli używa go np. w kwietniu br., to przychód z tego tytułu uzyska w ostatnim dniu tego miesiąca. Jego wartość pracodawca dolicza do innych przychodów pracownika ze stosunku pracy za dany miesiąc i od ich łącznej kwoty oblicza i pobiera zaliczkę na pdof. Jeżeli jednak wynagrodzenie za dany miesiąc jest wypłacane w następnym miesiącu, wówczas pracodawca, ustalając przychód z ryczałtu samochodowego w ostatnim dniu danego miesiąca, nie miałby technicznej możliwości pobrania zaliczki na pdof w tym miesiacu. W takiej sytuacji zasadne jest potrącenie zaliczki od wymienionego przychodu z wynagrodzenia za dany miesiąc, wypłacanego w miesiącu następnym (czyli zaliczkę z tytułu kwietniowego ryczałtu samochodowego należy potrącić z wynagrodzenia za ten miesiąc wypłacanego w maju).

Wysokość pracowniczych przychodów z ryczałtów samochodowych od 1 stycznia 2022 r.

250 zł 400 zł

– samochód o mocy silnika nieprzekraczającej 60 kW

– samochód elektryczny

– samochód napędzany wodorem

– pozostałe samochody

Przykład

Firma wypłaca wynagrodzenia za pracę za dany miesiąc w ostatnim dniu roboczym tego miesiąca. Wynagrodzenie jednego z pracowników w wieku powyżej 26 lat wynosi 5.400 zł. Pracownik ten:

– nie korzysta ze zwolnienia od podatku dochodowego na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 152-154 ustawy o pdof,

– nie złożył wniosku o niestosowanie kosztów, o którym mowa w art. 32 ust. 1f ustawy o pdof,

– złożył wniosek o niestosowanie mechanizmu przedłużonego terminu poboru i wpłaty zaliczek, o którym mowa w art. 53a ust. 9 ustawy o pdof,

– upoważnił pracodawcę do stosowania mu 1/12 kwoty zmniejszającej podatek, o której mowa w art. 32 ust. 3 ustawy o pdof.

Załóżmy, że w kwietniu 2022 r. pracodawca będzie mu udostępniał przez 18 dni nieodpłatnie na cele prywatne służbowy samochód osobowy o mocy silnika powyżej 60 kW. U pracownika wartość powstałego z tego tytułu przychodu za 1 dzień użytkowania auta wyniesie 13,33 zł (400 zł : 30), stąd łączny przychód z tego tytułu za kwiecień br. wyniesie 239,94 zł (13,33 zł × 18 dni). Wypłacając wynagrodzenie za kwiecień, pracodawca dokona następujących obliczeń:

1. Wynagrodzenie za pracę 5.400,00 zł,

2. Ryczałt samochodowy 239,94 zł,

3. Podstawa wymiaru składek ZUS (1 + 2) 5.639,94 zł,

4. Składki ZUS (3 × 13,71%) 733,24 zł,

5. Podstawa wymiaru składki zdrowotnej (3 – 4) 4.906,70 zł,

6. Składka zdrowotna (9%) 441,60 zł,

7. Podstawa obliczenia zaliczki (po zaokrągleniu) 4.657 zł

(5.639,94 zł – 733,24 zł – 250 zł),

8. Zaliczka na podatek po zaokrągleniu [(7 × 17%) – 425 zł] 367 zł,

9. Do wypłaty (1 – 4 – 6 – 8) 3.858,16 zł.

Podstawa prawna:

Ustawa z dnia 26.07.1991 r. o pdof (Dz. U. z 2021 r. poz. 1128 ze zm.).