Jednym z obowiązków pracodawcy kończącego współpracę z pracownikiem jest to, by wydać świadectwo pracy według aktualnie obowiązującego wzoru. To bardzo ważna czynność, gdyż niewydanie prawidłowego świadectwa pracy naraża pracodawcę na odpowiedzialność odszkodowawczą i stanowi wykroczenie przeciwko prawom pracownika. W ostatnim czasie w sprawach związanych ze wzorem świadectwa pracy wiele się zmieniło. Pracodawcy muszą dostosować używane wzory świadectw do aktualnie obowiązujących przepisów. Sprawdź, jakie zmiany weszły w życie 29 czerwca i 6 września 2019 roku! 

Jakie informacje musi zawierać świadectwo pracy?

W świadectwie pracy należy zamieścić informacje niezbędne do ustalenia uprawnień ze stosunku pracy oraz ubezpieczeń społecznych, takie jak:

  • okres zatrudnienia i wymiar czasu pracy;
  • rodzaj wykonywanej pracy, zajmowane stanowisko lub pełniona funkcja;
  • tryb i podstawa prawna rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy, a w przypadku rozwiązania umowy za wypowiedzeniem – strona stosunku pracy, która dokonała wypowiedzenia;
  • okres, za który pracownikowi przysługuje odszkodowanie w związku ze skróceniem okresu wypowiedzenia umowy o pracę na podstawie art. 36¹ § 1 kp;
  • liczba dni wykorzystanego urlopu wypoczynkowego przysługującego pracownikowi w roku, w którym ustał stosunek pracy;
  • liczba dni wykorzystanego urlopu bezpłatnego i podstawa prawnej jego udzielenia;
  • długość wykorzystanego urlopu ojcowskiego, rodzicielskiego i wychowawczego oraz podstawa ich udzielenia;
  • liczba dni zwolnienia od pracy z art. 188 kp – 2 dni na dziecko;
  • liczba dni wynagrodzenia chorobowego z art. 92 kp w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy;
  • okres odbytej służby wojskowej lub jej form zastępczych;
  • okres, w którym pracownik korzystał z ochrony stosunku pracy, o której mowa w art. 1868 § 1 pkt 2 kp, czyli okres, w którym doszło do obniżenia wymiaru czasu pracy po powrocie z urlopu wychowawczego;
  • okres wykonywania pracy w szczególnych warunkach lub szczególnym charakterze;
  • wykorzystany dodatkowy urlop albo inne uprawnienia lub świadczenia, z których pracownik skorzystał w trakcie trwania stosunku pracy;
  • okresy składkowe i nieskładkowe uwzględniane przy ustalaniu prawa do emerytury;
  • zajęcia wynagrodzenia za pracę;
  • należności ze stosunku pracy uznane, ale niewypłacone pracownikowi do dnia ustania stosunku pracy z powodu braku środków finansowych;
  • wykorzystany dodatkowy urlop lub świadczenia przewidziane przepisami prawa pracy. 

Na żądanie pracownika należy także podać informację o wysokości i składnikach wynagrodzenia oraz uzyskanych kwalifikacjach. 

Świadectwo pracy zawiera informacje niezbędne do dalszego przebiegu pracy zawodowej pracownika oraz jego uprawnień emerytalnych. Należy dołożyć szczególnych starań, aby było rzetelne i odzwierciedlało rzeczywisty stan rzeczy oraz było sporządzone na obowiązującym wzorze.

Jakie zmiany we wzorze świadectwa pracy weszły w życie 29 czerwca 2019 roku?

Zgodnie z rozporządzeniem Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 18 czerwca 2019 r. w nowym świadectwie pracy nie można już podawać imion rodziców pracownika. Wynika to z dostosowania Kodeksu pracy do wymagań RODO, a konkretnie art. 22¹ § 1 kp, według którego obecnie pracodawca żąda od osoby ubiegającej się o zatrudnienie podania danych osobowych obejmujących:

  • imię (imiona) i nazwisko,
  • datę urodzenia,
  • dane kontaktowe wskazane przez osobę,
  • wykształcenie,
  • kwalifikacje zawodowe,
  • przebieg dotychczasowego zatrudnienia.

Natomiast od pracownika pracodawca dodatkowo żąda podania danych osobowych obejmujących:

  • adres zamieszkania;
  • numer PESEL albo rodzaj i numer dokumentu potwierdzającego tożsamość;
  • dane osobowe dzieci pracownika i innych członków rodziny, jeżeli podanie ich jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy, np. 2 dni zwolnienia na dziecko z art. 188 kp;
  • wykształcenie i przebieg dotychczasowego zatrudnienia, jeżeli nie istniała podstawa do ich żądania od osoby ubiegającej się o zatrudnienie.

Nie ma w tym katalogu danych osobowych imion rodziców, więc konsekwencją tego faktu jest dostosowanie wzoru świadectwa pracy, który od 29 czerwca 2019 r. nie może zawierać już tych danych.

W przywołanym rozporządzeniu czytamy także, że w przypadku świadectw pracy sporządzonych w okresie od 4 maja 2019 r. do 28 czerwca 2019 r. zawierających informację o imionach rodziców pracownika można złożyć wniosek do pracodawcy o wydanie nowego świadectwa pracy z pominięciem tych danych, ale wniosek ten można było złożyć tylko w ciągu 30 dni od wejścia w życie rozporządzenia.

Osoby, które odebrały świadectwo pracy w okresie od 4 maja do 28 czerwca 2019 r. mogły w ciągu 30 dni od 29 czerwca 2019 r. złożyć wniosek o wydanie nowego świadectwa bez imion rodziców. Wówczas pracodawca w ciągu 7 dni powinien wydać nowe świadectwo, a poprzednie usunąć z akt osobowych

Przykład 1.

Pan Wiesław prowadzi małą firmę. Jedna z pracownic złożyła wypowiedzenie i zakończyła zatrudnienie 30 czerwca 2019 r. W ostatnim dniu odebrała świadectwo pracy, w którym były zawarte imiona rodziców. Obecnie chciałaby się zatrudnić w firmie, w której pracuje jej brat, ale nie chciałaby, żeby osoby tam pracujące wiedziały o tym, że jest spokrewniona z osobą na wysokim stanowisku, które on zajmuje. Pracownica napisała do pana Wiesława wniosek o wydanie poprawionego świadectwa pracy niezawierającego imion jej rodziców. Pracodawca powinien w tej sytuacji w ciągu 7 dni od otrzymania wniosku wydać pracownikowi nowe świadectwo pracy, a poprzednie usunąć z akt osobowych. Należy do tego użyć jeszcze starego wzoru, w którym znajduje się pozycja „imiona rodziców”, ale pole to należy pozostawić puste.

Jakie zmiany w świadectwie pracy weszły 6 września 2019 roku?

7 września 2019 r. zmieniły się zasady wydawania świadectwa pracy pracownikowi, które wprowadziła kolejna nowelizacja Kodeksu pracy oraz niektórych innych ustaw. Ustawa zmieniła w Kodeksie pracy przepisy dotyczące między innymi równego traktowania, mobbingu oraz wydawania świadectw pracy. Najważniejsze zmiany to:

  • obowiązek wydania świadectwa pracy w dniu, w którym następuje ustanie stosunku pracy;
  • jeżeli z przyczyn obiektywnych, np. choroby czy urlopu pracownika, nie jest możliwe wydanie świadectwa pracy w ostatnim dniu zatrudnienia, wówczas pracodawca w ciągu 7 dni wysyła je pocztą lub w inny sposób;
  • 14-dniowy termin na złożenie wniosku o sprostowanie świadectwa pracy (do tej pory wynosił 7 dni) – w razie odmowy sprostowania świadectwa pracownik ma 14 dni na złożenie wniosku do sądu pracy z żądaniem jego sprostowania; 
  • sąd zmusi pracodawcę do wydania sprostowania świadectwa pracy – a jeżeli pracodawca nie wyda go mimo wyroku sądu, ten wyda orzeczenie, które zastąpi świadectwo pracy. Będzie ono honorowane przez ZUS czy PUP na takiej samej zasadzie jak świadectwo pracy
  • grzywna za niewydanie świadectwa pracy w terminie – od 1000 do 30 000 zł; do tej pory grzywna była przewidziana jedynie za niewydanie świadectwa, a obecnie – za niedotrzymanie terminu w ostatnim dniu zatrudnienia lub jeżeli z obiektywnych przyczyn jest to niemożliwe w 7 dni.

Świadectwo pracy jest niezwykle ważnym dokumentem, który musi zostać wydany pracownikowi w ostatnim dniu zatrudnienia. Jedynie w sytuacji, gdy z obiektywnych przyczyn jest to niemożliwe, świadectwo można przesłać pracownikowi w ciągu 7 dni. Bardzo ważne jest wydanie go na obowiązującym obecnie wzorze, co powoduje, że pracodawcy muszą na bieżąco śledzić zmiany, jakie w tym zakresie są wprowadzane, aby nie narazić się na odpowiedzialność wykroczeniową i odszkodowawczą.

Źródło: poradnikprzedsiebiorcy.pl