Ponieważ pozyskiwanie danych członków rodziny pracownika zgłaszanych przez pracodawcę do ubezpieczenia zdrowotnego odbywa się na podstawie przepisów prawa, które zapewniają odpowiednią ochronę ich praw, pracodawca może skorzystać ze zwolnienia z dopełniania wobec nich obowiązku informacyjnego.
Przepisy ustawy z dnia 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych przesądzają, które osoby podlegają obowiązkowi ubezpieczenia zdrowotnego (art. 66). Stanowią też w jakich terminach obowiązek ten powstaje i jak należy go dopełnić.
Jeżeli członkowie rodziny pracownika nie mają własnego tytułu do ubezpieczenia zdrowotnego, ma on obowiązek ich zgłosić w ciągu 7 dni od zaistnienia okoliczności, które spowodowały konieczność takiego zgłoszenia. Pracownik powinien poinformować o tym podmiot właściwy do dokonania zgłoszenia do ubezpieczenia zdrowotnego, np. pracodawcę (art. 67 ust. 3).
W przypadku gdy członek rodziny zgłoszony do ubezpieczenia zdrowotnego nabył własny tytuł do ubezpieczenia lub zaistniały inne okoliczności, przez które stracił status członka rodziny – pracownik powinien w ciągu 7 dni zaistnienia tych okoliczności (art. 76) powiadomić płatnika składki, aby go wyrejestrował.
Ubezpieczony, który nie poinformuje podmiotu właściwego do dokonania zgłoszenia do ubezpieczenia zdrowotnego o okolicznościach powodujących konieczność zgłoszenia lub wyrejestrowania członka rodziny, podlega karze grzywny (art. 193 pkt 6). Jednocześnie w celu ubezpieczenia zdrowotnego członka rodziny pracownik wypełnia i przekazuje pracodawcy-płatnikowi formularz ZUS ZCNA „Zgłoszenie danych o członkach rodziny dla celów ubezpieczenia zdrowotnego”. Został on wprowadzony przez § 1 ust. 1 pkt 2 rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 20 grudnia 2018 r. w sprawie określenia wzorów zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego, imiennych raportów miesięcznych i imiennych raportów miesięcznych korygujących, zgłoszeń płatnika składek, deklaracji rozliczeniowych i deklaracji rozliczeniowych korygujących, zgłoszeń danych o pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze, raportów informacyjnych, oświadczeń o zamiarze przekazania raportów informacyjnych oraz innych dokumentów.
Na podstawie wskazanych przepisów można przyjąć, że w związku z pozyskiwaniem przez pracodawcę od pracownika danych członków jego rodziny niezbędnych do zgłoszenia ich do ubezpieczenia zdrowotnego, pracodawca nie będzie musiał dopełniać wobec nich obowiązku informacyjnego, o którym mowa w art. 14 RODO.
Przetwarzanie danych członka rodziny w zgłoszeniu do ubezpieczenia jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze, czyli pracodawcy-płatniku (art. 6 ust. 1 lit. c RODO). Ponadto pozyskiwanie tych danych jest wyraźnie uregulowane prawem państwa członkowskiego, któremu podlega administrator, przewidującym odpowiednie środki chroniące prawnie uzasadnione interesy osoby, której dane dotyczą. Spełniona jest zatem wskazana w art. 14 ust. 5 lit. c ogólnego rozporządzenia o ochronie danych przesłanka uprawniająca do odstąpienia od obowiązku dopełniania obowiązku informacyjnego wobec osób, których dane są pozyskiwane w sposób inny niż bezpośrednio od nich.
Źródło: Urząd Ochrony Danych Osobowych
