Na potrzeby mojej firmy przeznaczyłem jeden pokój w swoim mieszkaniu. W listopadzie 2021 r. przeprowadziłem remont całego mieszkania włącznie z pokojem przeznaczonym na cele firmy. Ustaliłem, że 20% kosztów remontu dotyczy pokoju, w którym prowadzę działalność gospodarczą. W jaki sposób należy udokumentować te koszty w celu ujęcia ich w księdze, jeśli na fakturze za remont widnieje moje imię i nazwisko oraz PESEL, a nie ma na niej NIP?
Czytelnik może ująć w księdze podatkowej koszty przeprowadzonych prac remontowych w pokoju, który przeznaczył na cele prowadzonej działalności gospodarczej. Z pytania wynika, że za przeprowadzone prace remontowe przedsiębiorca otrzymał fakturę, na której widnieje jego PESEL, ale nie ma NIP. W takim przypadku powinien on, w oparciu o uzyskaną fakturę, we własnym zakresie sporządzić dowód księgowy, na podstawie którego wpisze do księgi w kolumnie 13 „Pozostałe wydatki” odpowiednią wartość (tu: 20%) wydatków poniesionych na remont pokoju przeznaczonego na działalność firmy.
Dowód księgowy przygotowany przez podatnika, w oparciu o otrzymaną fakturę, która obejmuje całość wydatków na przeprowadzony remont, powinien zawierać co najmniej dane określone w § 11 ust. 3 pkt 3 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz. U. z 2019 r. poz. 2544). W omawianym przypadku są to:
a) wiarygodne określenie wystawcy,
b) data wystawienia,
c) przedmiot operacji gospodarczej i jego wartość,
d) podpisy uprawnionych osób, tj. przedsiębiorcy lub wskazanej przez niego osoby,
e) oznaczenie numerem lub w inny sposób umożliwiający powiązanie dowodu z zapisami księgowymi dokonanymi na jego podstawie.
Wyliczoną kwotę należy ująć w księdze, pod datą przygotowanego samodzielnie dowodu księgowego, w kolumnie 13 „Pozostałe wydatki”. Kolumna ta przeznaczona jest do wpisywania pozostałych kosztów (poza ujmowanymi w kolumnach 10-12), z wyjątkiem kosztów, których zgodnie z art. 23 ustawy o pdof (Dz. U. z 2021 r. poz. 1128 ze zm.) nie uznaje się za koszty uzyskania przychodów. W kolumnie tej wpisuje się m.in. wydatki dotyczące remontów.
Trzeba zaznaczyć, że podstawą ujęcia wydatków na remont pomieszczenia przeznaczonego na cele firmy w księdze nie może być dowód wewnętrzny, o którym mowa w § 13 ust. 1 rozporządzenia. Dowód ten można bowiem wystawić jedynie w przypadkach wskazanych w § 13 ust. 2 rozporządzenia, m.in. na udokumentowanie zapisów w księdze dotyczących wydatków związanych z opłatami za czynsz, energię elektryczną, telefon, wodę, gaz i c.o., w części przypadającej na działalność gospodarczą – podstawą do sporządzenia tego dowodu jest dokument obejmujący całość opłat na te cele.
Źródło: gofin.pl, Gazeta Podatkowa nr 95 (1866) z dnia 29.11.2021
Autor: Karolina Paszkowska
