Jesteśmy samodzielnym publicznym zakładem opieki zdrowotnej świadczącym usługi medyczne, także odpłatnie. Osoby fizyczne, które dokonują wpłaty gotówkowej za usługę medyczną, otrzymują paragon fiskalny. Czy możemy prowadzić obrót gotówkowy i rozliczać wpłaty na konto bankowe za usługi medyczne przez rozrachunki, rezygnując z prowadzenia konta „Kasa”? Jak ująć w księgach wpłatę gotówki za ww. usługi na rachunek bankowy z pominięciem konta „Kasa” oraz z wykorzystaniem tego konta?
Decyzja o prowadzeniu kasy i stosowaniu konta „Kasa” lub rezygnacji z jej prowadzenia i w konsekwencji niestosowania konta „Kasa” należy do kierownika danej jednostki, w tym kierownika samodzielnego publicznego zakładu opieki zdrowotnej (SP ZOZ). Podejmując tę decyzję kierownik SP ZOZ powinien uwzględnić w szczególności specyfikę działalności leczniczej prowadzonej przez SP ZOZ, zakres świadczonych usług, a także ilość operacji przeprowadzanych i rozliczanych gotówkowo. Podjętą w tym zakresie decyzję oraz przyjęte zasady organizacji i dokumentacji obrotu gotówkowego, a także zasady ewidencji operacji pieniężnych kierownik SP ZOZ zobowiązany jest ustalić i opisać w stosowanych zasadach (polityce) rachunkowości.
SP ZOZ – jako jednostki zaliczane do sektora finansów publicznych – zobowiązane są do prowadzenia rachunkowości zgodnie z przepisami ustawy o rachunkowości, z uwzględnieniem zasad określonych w ustawie z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2021 r. poz. 305 ze zm.) i ustawie z dnia 15 kwietnia 2011 r. o działalności leczniczej (Dz. U. z 2022 r. poz. 633 ze zm.).
Ustawa o rachunkowości ma ogólny charakter i nie reguluje sposobu organizacji obrotu gotówkowego w jednostkach oraz nie zawiera szczegółowych wymagań w zakresie ewidencji operacji gotówkowych w księgach rachunkowych. W świetle art. 24 ust. 1 ustawy o rachunkowości, jednostki powinny prowadzić księgi rachunkowe rzetelnie, bezbłędnie, sprawdzalnie i bieżąco. W odniesieniu do operacji gotówkowych ustawa o rachunkowości wskazuje wyłącznie na obowiązek:
1) prowadzenia kont ksiąg pomocniczych dla operacji gotówkowych (por. art. 17 ust. 1 pkt 7),
2) ujęcia wpłat i wypłat gotówką, czekami i wekslami obcymi obraz obrotu detalicznego i gastronomii w tym samym dniu, w którym zostały dokonane (por. art. 24 ust. 5 pkt 3),
3) przeprowadzenia inwentaryzacji środków pieniężnych w kasie w drodze spisu ich ilości z natury na ostatni dzień każdego roku obrotowego (por. art. 26 ust. 1 pkt 1).
Z powyższego wynika, iż ustawa o rachunkowości nie nakłada obowiązku prowadzenia konta „Kasa” lub rezygnacji z jego prowadzenia. Decyzja w sprawie organizacji obrotu gotówkowego należy do kierownika jednostki, który w zakładowym planie kont – stanowiącym integralną część dokumentacji opisującej przyjęte do stosowania zasady (politykę) rachunkowości (art. 10 ust. 1 ustawy o rachunkowości) – wskazuje na obowiązek prowadzenia konta „Kasa”, sposób prowadzenia ksiąg pomocniczych i ich powiązania z kontem „Kasa” oraz organizację dokumentacji obrotu gotówkowego albo też wskazuje, że konto „Kasa” nie będzie w jednostce stosowane, określając przy tym zasady ewidencji operacji gotówkowych w tym przypadku (np. z wykorzystaniem kont rozrachunkowych).
Sposób organizacji obrotu środkami pieniężnymi nie jest uzależniony od formy prawnej prowadzonej działalności, lecz wynika ewentualnie ze specyfiki prowadzenia przez daną jednostkę określonego rodzaju działalności. W sytuacji gdy kierownik jednostki podejmie decyzję o niestosowaniu konta „Kasa”, do ewidencji operacji gotówkowych można wykorzystać konto rozrachunkowe, np. konto 23-4 „Pozostałe rozrachunki z pracownikami” lub 24 „Pozostałe rozrachunki” (w analityce: Operacje gotówkowe – upoważniony pracownik). Zasady ujmowania operacji gotówkowych na koncie rozrachunkowym powinny zostać ustalone przez kierownika jednostki i opisane w przyjętych do stosowania zasadach (polityce) rachunkowości.
W opisanej w pytaniu sytuacji w przypadku niestosowania konta „Kasa” występować będą operacje na koncie rozrachunkowym dotyczącym osoby uprawnionej do przyjmowania płatności za wykonane usługi medyczne oraz dokonywania wpłat do banku.
Podkreślenia wymaga, że decyzja o niestosowaniu konta „Kasa” nie zwalnia jednostki z obowiązku zapewnienia prowadzenia ksiąg rachunkowych na bieżąco, czyli ujmowania w tych księgach wpłat i wypłat gotówką w tym samym dniu, w którym zostały dokonane, na podstawie odpowiednich dowodów księgowych spełniających wymagania ustawy o rachunkowości, w tym w szczególności art. 21.
W sytuacji natomiast, gdy jednostka podejmie decyzję o prowadzeniu kasy i stosowaniu do operacji gotówkowych konta „Kasa” ewidencja wpłat środków pieniężnych do kasy oraz ich przekazania do banku powinna przebiegać według ogólnych zasad przyjętych w polityce rachunkowości jednostki.
Źródło: gofin.pl, Zeszyty Metodyczne Rachunkowości nr 12 (564) z dnia 20.06.2022
