Pracownik skierowany w podróż służbową wykonuje w jej trakcie określone zadanie służbowe. Z tego tytułu oraz w związku z poniesieniem zwiększonych wydatków w trakcie podróży ma prawo do określonych świadczeń delegacyjnych, m.in. do diety. W przypadku podróży krajowej uległa ona podwyższeniu od 1 stycznia 2023 r., co wpłynęło na inne świadczenia delegacyjne.
Diety i inne należności
Rodzaj świadczeń delegacyjnych oraz warunki ich wypłaty określa rozporządzenie MPiPS w sprawie należności (…) z tytułu podróży służbowej, zwane dalej rozporządzeniem delegacyjnym. Stosowane jest ono bezpośrednio do pracowników sfery budżetowej oraz pracowników zatrudnionych w firmach pozabudżetowych, o ile stosują wprost przepisy tego rozporządzenia.
Pracodawcy sfery pozabudżetowej mogą samodzielnie określić zasady wypłacania należności z tytułu podróży służbowej w przepisach prawa zakładowego (w układzie zbiorowym pracy, regulaminie wynagradzania) albo w umowie o pracę, jeżeli pracodawca nie jest objęty powyższymi aktami zakładowymi. Przy czym, zgodnie z art. 775 § 4 Kodeksu pracy (Dz. U. z 2022 r. poz. 1510 ze zm.), nie mogą oni ustalić diety za dobę podróży służbowej w wysokości niższej niż dieta z tytułu krajowej podróży służbowej określona dla pracownika sfery budżetowej.
Pracownikowi z tytułu podróży służbowej (krajowej oraz zagranicznej) przysługują m.in. diety oraz zwrot kosztów przejazdów, dojazdów środkami komunikacji miejscowej i noclegów. Podstawowym świadczeniem delegacyjnym jest dieta, której wysokość różni się w zależności od rodzaju podróży (krajowej lub zagranicznej) oraz jej długości. Od 1 stycznia 2023 r. uległa podwyższeniu dieta krajowa, a nieco wcześniej, bo od 29 listopada 2022 r. niektóre diety i limity noclegowe w podróży zagranicznej.
Dieta i ryczałty w górę
Ostatnia podwyżka diet z tytułu podróży służbowej nastąpiła na podstawie rozporządzenia MRiPS zmieniającego rozporządzenie w sprawie należności (…) z tytułu podróży służbowej (Dz. U. z 2022 r. poz. 2302). Podwyższyło ono od 1 stycznia 2023 r. dietę za krajową podróż służbową do 45 zł za dobę podróży (z kwoty 38 zł). Odpowiednio do tego wzrosły świadczenia delegacyjne ustalane jako wielokrotność lub określony procent diety, tj.:
- maksymalna kwota zwrotu kosztów noclegu w podróży krajowej, odpowiadająca 20-krotności diety – do 900 zł,
- ryczałt za nocleg w podróży krajowej, stanowiący 150% diety – do 67,50 zł,
- ryczałt za przejazdy komunikacją miejscową w podróży krajowej, stanowiący 20% diety za każdą rozpoczętą dobę podróży – do 9 zł.
Należy nadmienić, że rozporządzenie zmieniające podwyższyło też (od 29 listopada 2022 r.) kwoty diety zagranicznej oraz (lub) limity noclegowe do niektórych państw.
Diety na przełomie
Wspomniane rozporządzenie zmieniające odniosło się do rozliczenia podróży służbowej odbywającej się na przełomie zmiany wysokości diety. Zgodnie z przepisami przejściowymi tego rozporządzenia (§ 2 ust. 1), w przypadku podróży krajowej rozpoczętej i niezakończonej przed 1 stycznia 2023 r.:
- odcinek podróży przypadający przed 1 stycznia 2023 r. rozlicza się według przepisów dotychczasowych (tj. stawki diety obowiązującej do końca 2022 r.),
- odcinek podróży przypadający od 1 stycznia 2023 r. rozlicza się według przepisów obowiązujących od tego dnia (tj. według aktualnej diety).
Jeżeli chodzi o podróż zagraniczną rozpoczętą i niezakończoną przed dniem wejścia w życie rozporządzenia zmieniającego (tj. w przypadku takiej podróży przed 29 listopada 2022 r.), to część podróży przypadającą przed tym dniem rozlicza się według dotychczasowych przepisów delegacyjnych – obowiązujących do 28 listopada 2022 r., a część podróży przypadającą od 29 listopada br. – według nowych przepisów.
Nasze Wydawnictwo, w związku z różnymi potencjalnymi wariantami rozliczenia podróży służbowej odbywającej się na przełomie zmiany wysokości diety, wystąpiło do resortu pracy z zapytaniem, jaką metodę należy w tym przypadku stosować. Odpowiedź Ministerstwa sugeruje, że właściwa jest literalna interpretacja przepisów przejściowych. Jak wskazał resort w piśmie z dnia 25 listopada 2022 r.: „(…) W przypadku rozpoczęcia podróży służbowej przed dniem wejścia w życie rozporządzenia (zmieniającego – przyp. red.) i kontynuowania jej po tym dniu, rozliczenie należności z tytułu podróży służbowej powinno być ustalone w oparciu odpowiednio o dotychczasową (przed dniem wejścia w życie ww. rozporządzenia), jak i nową stawkę diety (od dnia wejścia w życie rozporządzenia)”.
| Przykład Pracownik przebywał w krajowej podróży służbowej od 700 w dniu 28 grudnia 2022 r. do 1400 w dniu 2 stycznia 2023 r., czyli łącznie przez 5 dób i 7 godzin. Jeżeli podróż krajowa trwa dłużej niż dobę, za każdą dobę przysługuje dieta w pełnej wysokości, a za niepełną, ale rozpoczętą dobę do 8 godzin przysługuje 50% diety, a ponad 8 godzin pełna dieta. W związku z tym pracownik nabył prawo do 5 pełnych diet i 1/2 diety. Od 1 stycznia 2023 r. dieta z tytułu podróży krajowej wynosi 45 zł (do 31 grudnia 2022 r. wynosiła 38 zł).Biorąc pod uwagę literalne brzmienie § 2 ust. 1 rozporządzenia zmieniającego wysokość diety należy ustalić:-za czas podróży przypadający od 700 w dniu 28 grudnia do 2400 w dniu 31 grudnia 2022 r. (3 doby i 17 godz.), według stawki 38 zł, czyli w wysokości 152 zł (38 zł × 4 pełne diety),-za czas podróży przypadający od godz. 000 w dniu 1 stycznia 2023 r. do 1400 w dniu 2 stycznia 2023 r. (1 doba i 14 godz.), według stawki 45 zł, czyli w wysokości 90 zł (45 zł × 2 pełne diety). |
Podstawa prawna
Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29.01.2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. poz. 167 ze zm.)
Źródło: gofin.pl, Gazeta Podatkowa nr 1 (1980) z dnia 2.01.2023
Autor: Agata Barczewska
