Od roku większość mieszkań jest jednocześnie biurem. Często zacierają się granice między pracą a życiem poza nią. Pracownicy płacą wyższe rachunki, korzystają z własnej kawy, ponoszą wydatki na biurka, krzesła czy korzystają z własnych komputerów. Pomimo wielu zapowiedzi brakuje przepisów regulujących pracę zdalną. Stąd wielu przedsiębiorców nie wie czy wypłacać ekwiwalent za pracę zdalną, czy stanowi on przychód i trzeba pobierać od niego zaliczki na podatek.
Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w niedawno wydanych interpretacjach indywidualnych wskazuje, że wypłata ekwiwalentu za media czy niezbędny sprzęt potrzebny do wykonywania pracy w domu nie stanowi przychodu pracownika. Z interpretacji wydanych przez dyrektora KIS wynika, że wypłaconych pieniędzy z tego tytułu nie trzeba doliczać do przychodu osób zatrudnionych.
Ekwiwalent za pracę zdalną
Z przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych wynika, że wolne od podatku dochodowego są ekwiwalenty pieniężne za używane przez pracowników przy wykonywaniu pracy narzędzi, materiałów lub sprzętu, stanowiące ich własność.
Na tej podstawie nie ma dowolności w ustalaniu ekwiwalentu, biorąc pod uwagę regulacje z art. 21 ust. 1 pkt 13 ustawy o PIT konieczne jest spełnienie łącznie szeregu warunków, taki jak:
- zwrot powinien mieć postać pieniężną, każda inna forma rozliczenia pomiędzy pracownikiem i pracodawcą nie mieści się w tym katalogu i tym samym nie powinna korzystać ze zwolnienia z PIT
- kwota ekwiwalentu powinna odpowiadać poniesionym przez pracownika wydatkom, oznacza to, że musi zachodzić racjonalny związek pomiędzy kwotą wypłaconą pracownikowi a wartością używanych dla celów pracodawcy narzędzi, materiałów lub sprzętu należących do pracownika.
Pozytywne interpretacje KIS – ekwiwalent za pracę zdalną bez PIT
W wydanej w dniu 5 marca 2021 r. interpretacji Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej potwierdził, że ekwiwalent za pracę zdalną nie podlega PIT. W interpretacji nr 0114-KDIP3-2.4011.817.2020.2.AK rozpatrywany był wniosek spółki, która w marcu 2020 r. wprowadziła jako podstawową formę pracę zdalną, w trosce o zdrowie publiczne oraz własnych pracowników. Spółka postanowiła dokonać jednorazowej wypłaty ryczałtu w wysokości 300 euro dla każdego pracownika, który ma być rekompensatą za ponoszone koszty przy pracy zdalnej.
W uzupełnieniu Wnioskodawca wskazał, że pod pojęciem „koszty organizacyjne” należy rozumieć koszty:
- dostępu do Internetu, w tym właściwej przepustowości,
- zakupu sprzętu elektronicznego, tj. monitora,
- zakupu mebli, tj. biurka i fotela (do biurka), a więc koszty poniesione na narzędzia i materiały potrzebne do wykonywania pracy zdalnej.
Spółka zapytała, czy w tej sytuacji musi doliczać załodze przychód i odprowadzać zaliczki na podatek. Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej odpowiedział, że nie. Przypomniał, że specjalne rozwiązania dla pracodawców wynikają z art. 3 ust. 1 ustawy z 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem Covid-19. Przepis ten stanowi, że w okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii oraz do trzech miesięcy po ich odwołaniu pracodawca może polecić załodze wykonywanie pracy zdalnej. Narzędzia i materiały potrzebne do wykonywania zadań z domu oraz obsługę logistyczną pracy zdalnej zapewnia pracodawca (art. 3 ust. 4 ustawy).
Poza tym nie zostały spełnione kryteria wskazane w wyroku Trybunału Konstytucyjnego z 2014 r. (sygn. K 7/13) dotyczące nieodpłatnych świadczeń. Zgodnie z wyrokiem świadczenie jest przychodem pracownika, jeśli skorzystał z niego dobrowolnie, we własnym interesie i poniósł korzyść.
Dodatkowo jak wskazał dyrektor KIS – kontynuacja pracy zdalnej ma na celu uchronienie pracowników przed zakażeniem oraz zapewnienie ciągłości pracy, więc pozostaje w ścisłym interesie spółki.
„Świadczenie pieniężne przyznane przez wnioskodawcę w formie ryczałtu za zwiększone koszty prądu i wody oraz koszty organizacyjne pracownikom świadczącym pracę zdalną nie stanowią przychodu ze stosunku pracy” – uznał dyrektor KIS. Na wnioskodawcy jako płatniku nie ciąży więc obowiązek pobierania zaliczek na PIT.
Interpretacje dotyczące ekwiwalentu za pracę zdalną korzystne dla pracodawców i pracowników
Podobne rozstrzygnięcie zawiera interpretacja (nr 0115-KDIT2.4011. 739.2020.1.RS), w której Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej, że ekwiwalent za prąd i internet nie jest przychodem pracownika, który wykonuje zadania z domu. Wypłacająca go firma nie odprowadza zatem zaliczek na podatek dochodowy. W opisanym stanie faktycznym spółka rozważała wypłatę ekwiwalentu za korzystanie z prywatnego łącza internetowego oraz za zwiększone zużycie energii elektrycznej i ogrzewania. Ekwiwalent wypłacany miał być w formie zryczałtowanej, w wysokości 100–150 zł miesięcznie pod warunkiem, że dana osoba co najmniej 60 proc. swojego wymiaru czasu pracy będzie poświęcała na wykonywanie zadań zdalnie. Pracownicy nie będą zobligowani do przedstawiania faktur ani kalkulacji faktycznego zużycia energii elektrycznej. Spółka zapytała, czy w tej sytuacji musi doliczać pracownikom przychód i odprowadzać zaliczki na podatek. Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej stwierdził, że nie. Przypomniał, że specjalne rozwiązania dla pracodawców wynikają z art. 3 ust. 1 ustawy z 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem Covid-19.
Źródło: pit.pl
Autor: Ewelina Czechowicz
