Czy w przypadku sprawozdania finansowego niewielkiej sp. z o.o. dopuszczalne jest rozwiązanie polegające na sporządzaniu bilansu przez główną księgową w wersji papierowej wraz z późniejszym nadaniem formatu elektronicznego, ale dopiero po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego?
Podejście wskazane w pytaniu jest niezgodne z ustawą o rachunkowości. Od 1 października 2018 r. postać papierowa sprawozdania przestała istnieć w pojęciu prawnym. Wszystkie jednostki prowadzące księgi rachunkowe zobowiązane są do sporządzenia sprawozdania finansowego w postaci elektronicznej (por. art. 45 ust. 1f ustawy o rachunkowości). Postać elektroniczna oznacza, że sprawozdania finansowe powinny zostać sporządzone w postaci pliku, który można zapisać i odczytać przy użyciu programu komputerowego (np. w postaci pliku tekstowego, graficznego czy mieszanego). Możliwe jest stosowanie dwóch form e-sprawozdań, tj. ustrukturyzowanej i nieustrukturyzowanej.
Przypomnijmy, że forma ustrukturyzowana to struktura logiczna oraz format udostępniany w Biuletynie Informacji Publicznej (BIP) na stronie podmiotowej urzędu obsługującego ministra właściwego do spraw finansów publicznych (format XML zgodny z regułami określonymi we właściwej strukturze XSD). Co do zasady, takie sprawozdanie sporządzają jednostki wpisane do rejestru przedsiębiorców KRS, co wynika z art. 45 ust. 1g ustawy o rachunkowości.
Zaznaczmy jednak, że sprawozdanie finansowe ustrukturyzowane muszą sporządzać również:
- podatnicy PIT prowadzący księgi rachunkowe obowiązani do sporządzenia sprawozdania finansowego,
- generalnie podatnicy CIT obowiązani do sporządzania sprawozdania finansowego i jego przekazania do Szefa KAS (por. art. 27 ust. 2 ustawy o PDOP).
Obowiązek sporządzenia w formie ustrukturyzowanej dotyczy następujących elementów sprawozdania finansowego:
- wprowadzenia do sprawozdania finansowego,
- bilansu,
- rachunku zysków i strat,
- zestawienia zmian w kapitale (funduszu) własnym,
- rachunku przepływów pieniężnych.
Nie jest wymagana forma ustrukturyzowana dodatkowych informacji i objaśnień, przy czym wyjątek stanowi tu nota podatkowa, czyli rozliczenie różnicy pomiędzy podstawą opodatkowania podatkiem dochodowym a wynikiem finansowym (zyskiem, stratą) brutto, którą należy sporządzić w formie ustrukturyzowanej.
Wersja ustrukturyzowana nie jest wymagana również m.in. w odniesieniu do sprawozdania z działalności jednostki. Niezmiennie jednak sprawozdanie to należy sporządzić w postaci elektronicznej lecz nieustrukturyzowanej.
Dodajmy, że jak wynika z art. 52 ust. 2 ww. ustawy, sprawozdanie finansowe podpisują – podając zarazem datę podpisu – osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych i kierownik jednostki, a jeżeli jednostką kieruje organ wieloosobowy – wszyscy członkowie tego organu albo co najmniej jedna osoba wchodząca w skład tego organu (z zachowaniem procedur określonych w art. 52 ust. 2b ustawy).
Źródło: gofin.pl, Biuletyn Informacyjny dla Służb Ekonomiczno – Finansowych nr 20 (1135) z dnia 10.07.2022
