Jak założyć spółkę z o.o.?

Spółka z o.o. od lat jest najpopularniejszą spółką handlową. Na koniec 2020 r. w rejestrze REGON wpisanych było 552,1 tys. spółek handlowych, w tym aż 457,6 tys. spółek z o.o. Do założenia tej spółki wystarczy zgromadzenie kapitału zakładowego w kwocie 5.000 zł i dopełnienie formalności związanych z zawarciem umowy spółki, powołaniem organów i uzyskaniem wpisu do KRS. Wspólnicy zakładanej spółki z o.o. mogą wybrać, czy założą ją w trybie tradycyjnym, czy S24. W pierwszym z nich mogą od początku dostosować treść umowy spółki do swoich indywidualnych potrzeb. Muszą jednak skorzystać z usług notariusza. W drugim zaś szybko i tanio można zawiązać spółkę oraz zarejestrować ją w KRS.

Wymogi z K.s.h.

Do powstania spółki z o.o. Kodeks spółek handlowych wymaga:

zawarcia umowy spółki,
wniesienia przez wspólników wkładów na pokrycie całego kapitału zakładowego (musi on wynosić co najmniej 5.000 zł – art. 154 § 1 K.s.h.), a w razie objęcia udziału za cenę wyższą od wartości nominalnej, także wniesienia nadwyżki (zob. art. 163 pkt 2 i art. 158 § 11 K.s.h.),
powołania zarządu – jest to organ obowiązkowy; w jego skład mogą wchodzić wspólnicy bądź osoby spoza tego grona; zarząd składa się z jednego albo większej liczby członków; natomiast ustanowienie organu nadzoru (rady nadzorczej, komisji rewizyjnej) jest w spółce z o.o., co do zasady, nieobowiązkowe; innymi słowy, umowa spółki może pomijać tę kwestię; wyjątek dotyczy spółek, w których kapitał zakładowy przewyższa kwotę 500.000 zł, a wspólników jest więcej niż 25 – w tych spółkach powinna być ustanowiona rada nadzorcza lub komisja rewizyjna (art. 213 K.s.h.),
wpisu do rejestru przedsiębiorców KRS (art. 163 K.s.h.).

Dwie różne drogi

Zrealizowanie wskazanych wymogów założenia spółki z o.o. może nastąpić w jednym z dwóch trybów, tj. tradycyjnym albo S24. Różnica między nimi polega na tym, że w trybie S24 wszystkie czynności związane z realizacją tych wymogów są przeprowadzane z wykorzystaniem systemu S24. W trybie S24 zawiązanie spółki i złożenie wniosku o jej wpis do KRS odbywa się przez internet za pośrednictwem systemu S24 udostępnionego na stronie internetowej Ministerstwa Sprawiedliwości (ekrs.ms.gov.pl). System ten jest prosty w obsłudze.

Natomiast w procedurze tradycyjnej pierwsze trzy ze wskazanych wymogów mogą być zrealizowane przy okazji zawierania umowy spółki z o.o. w formie aktu notarialnego w kancelarii rejenta. Po wniesieniu wkładów zarząd będzie mógł składać wniosek o wpis spółki do KRS. Do końca czerwca 2021 r. może to nastąpić przy wykorzystaniu papierowych druków KRS, ewentualnie drogą elektroniczną za pomocą systemu PDI (pdi.ms.gov.pl). Od 1 lipca 2021 r. natomiast ma nastąpić elektronizacja postępowania przed KRS. W przypadku zakładania spółki z o.o. oznaczać to będzie, że wniosek o jej wpis do KRS w procedurze tradycyjnej będzie mógł być złożony tylko przez internet (przez system Ministerstwa Sprawiedliwości). Zmieniona będzie m.in. także procedura dołączania do takich wniosków dokumentów sporządzonych przez notariusza. Więcej na ten temat pisaliśmy m.in. w dodatku do GP nr 29 z 2021 r., na str. 2.

Spółka z o.o. S24

Najistotniejszą cechą procedury rejestracji spółki w trybie S24 jest konieczność sporządzenia umowy spółki w oparciu o wzorzec określony rozporządzeniem Ministra Sprawiedliwości. W przypadku spółki z o.o. korzystanie ze wzorca z jednej strony wyłącza wymóg formy aktu notarialnego dla umowy spółki, z drugiej zaś ogranicza swobodę w formułowaniu jej treści. Wymaga on jedynie uzupełnienia określonych danych. Poza tym co do wybranych kwestii dotyczących przyszłego funkcjonowania spółki przewiduje warianty do wyboru. We wzorcu nie przewidziano np. możliwości wprowadzenia odpowiednich postanowień dotyczących dopłat (art. 177-179 K.s.h.). Jest to popularna i korzystna forma dofinansowania spółki z o.o. Wspólnicy, którzy założą spółkę w trybie S24, będą mogli skorzystać z niej, o ile zmienią treść umowy spółki. Dodanie takich możliwości wymaga wprowadzenia zmian w trybie tradycyjnym.

Mimo to trzeba podkreślić, że wzorzec zawiera podstawowe klauzule umowne. Osoby korzystające z wzorca mają pewność, że sporządzony w ten sposób dokument nie zostanie odrzucony przez sąd rejestrowy z powodu jego sprzeczności z przepisami. Poza tym łatwiej jest wypełnić wniosek o wpis, korzystając z systemu S24.

NIP i REGON dla spółki

Po wpisie do KRS (zarówno w trybie tradycyjnym, jak i S24) spółce powinny zostać nadane NIP i REGON (bez potrzeby składania wniosku). Urzędy niezbędne do tego dane otrzymają drogą elektroniczną z sądu i tą samą drogą przekażą do KRS numery nadane spółce. Spółka, która uzyskała wpis do KRS, zobowiązana jest złożyć w urzędzie skarbowym zgłoszenie identyfikacyjne/aktualizacyjne w zakresie danych uzupełniających na druku NIP-8.

Spółka rejestrowana drogą tradycyjną może podjąć działalność jeszcze przed wpisem do KRS. Podjęcie działalności w praktyce jest możliwe dzięki temu, że spółka z o.o. w organizacji przed wpisem do KRS może uzyskać NIP i REGON. W tym celu spółka musi załatwić formalności bezpośrednio we właściwym urzędzie. Fakt uzyskania przez spółkę REGON i NIP przed rejestracją w KRS spowoduje, że we wniosku o wpis powinna ona zamieścić informację, że wystąpiła o te numery i je wskazać (w przypadku papierowego wniosku por. rubryka C.1 pola 32-35 w druku KRS-W3). Przed wpisem do KRS spółka powinna posługiwać się swoją firmą (nazwą) z dodatkowym oznaczeniem „w organizacji”.

Zgłoszenie do CRBR

Nowa spółka z o.o. niezależnie od trybu jej zawiązania, po uzyskaniu wpisu do KRS, zobowiązana jest zgłosić informacje o swoim beneficjencie rzeczywistym (beneficjentach rzeczywistych) do Centralnego Rejestru Beneficjentów Rzeczywistych.

Spółka S24 a PCC

Zakładając spółkę z o.o. (S24), należy także pamiętać o rozliczeniu PCC. Spółka ta zobowiązana jest bowiem, bez wezwania organu podatkowego, złożyć deklarację PCC-3 (w deklaracji należy wskazać dane spółki, na niej ciąży obowiązek podatkowy) oraz obliczyć według stawki 0,5% i wpłacić podatek w terminie 14 dni od dnia zawarcia umowy spółki. Podstawę opodatkowania stanowi wartość kapitału zakładowego, od którego odejmuje się opłaty związane z rejestracją (350 zł). Natomiast w procedurze tradycyjnej rozliczeniem PCC zajmuje się notariusz sporządzający umowę spółki.

Różnice w zakładaniu spółki z o.o. w trybie tradycyjnym i S24
Element procedury	Procedura tradycyjna	Procedura S24
Możliwość wniesienia aportów na etapie zakładania spółki	Wkładem do spółki w celu pokrycia udziału może być wkład pieniężny lub niepieniężny, tj. aport (art. 158 § 1 K.s.h.).	Na pokrycie kapitału zakładowego wnosi się wyłącznie wkłady pieniężne. Podwyższenie kapitału zakładowego dokonywane po wpisie do rejestru spółki S24, w trybie S24 może być pokryte wyłącznie wkładami pieniężnymi, a gdy zmiana umowy spółki dokonana zostanie w formie aktu notarialnego, także wkładami niepieniężnymi (art. 158 § 11 i § 12 K.s.h.).
Opłaty za wpis do KRS	600 zł (500 zł – opłata sądowa oraz 100 zł za ogłoszenie wpisu do KRS w MSiG)	350 zł (250 zł – opłata sądowa oraz 100 zł – za ogłoszenie wpisu do KRS w MSiG)
Sposób wprowadzania zmian do umowy spółki	Zmiana umowy spółki wymaga uchwały wspólników zaprotokołowanej przez notariusza i wpisu do KRS (art. 255 § 1 i § 3 K.s.h.).	Zmiana umowy spółki może nastąpić w trybie S24 (w pewnym zakresie), ewentualnie w procedurze tradycyjnej. Przy tym zmiana umowy spółki w procedurze tradycyjnej wyłączy możliwość dokonywania zmian poprzez system S24 (por. art. 255 § 4 i art. 4 § 1 pkt 15 K.s.h.).