U podatników PIT rok podatkowy jest tożsamy z rokiem kalendarzowym. Wobec tego podatnicy, którzy prowadzą działalność gospodarczą (przedsiębiorcy) opodatkowaną na zasadach określonych w ustawie o PIT, na dzień 31 grudnia danego roku podatkowego muszą dokonać zamknięcia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Zakres obowiązków z tym związanych określają przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 23 grudnia 2019 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz. U. poz. 2544), zwanego dalej rozporządzeniem. W dalszej części artykułu przedstawiamy charakterystykę poszczególnych czynności, które składają się na proces zamknięcia podatkowej księgi za 2022 r.
1. Ujęcie operacji grudniowych i weryfikacja zapisów
31 grudnia 2022 r. to data, która wyznacza nie tylko koniec roku podatkowego, ale również koniec miesiąca/kwartału, za który trzeba uiścić zaliczkę na podatek. Podjęcie czynności bezpośrednio zmierzających do zamknięcia podatkowej księgi za 2022 r. powinno więc poprzedzać wpisanie do niej przychodów i kosztów grudnia – na podstawie otrzymanych/wystawionych dowodów księgowych oraz podsumowanie (w kolumnach 7-14) wpisów dokonanych w grudniu.
Przedsiębiorcy powinni zasadniczo czynności tych dokonać na bieżąco, podczas gdy biura rachunkowe, zgodnie z § 27 ust. 1 rozporządzenia, mogą w księdze dokonywać zapisów w czasie umożliwiającym prawidłowe i terminowe rozliczenie z budżetem, czyli najpóźniej do 20 stycznia 2023 r. W tym dniu upływa bowiem termin płatności przez przedsiębiorców zaliczki na podatek dochodowy za ostatni okres (grudzień/IV kwartał) 2022 r.
Na tym etapie warto również zweryfikować zapisy dokonane w księdze przez cały 2022 r., konfrontując je z posiadanymi dowodami księgowymi. Pozwoli to na wychwycenie i poprawienie błędów w zapisach księgowych czy błędów związanych z pominięciem zapisów dotyczących udokumentowanych zdarzeń/operacji gospodarczych/prawnych. Z kolei w razie stwierdzenia braku dowodów księgowych przedsiębiorcy mają możliwość uzyskania takich dowodów (lub duplikatów) od kontrahentów przed terminem rozliczenia rocznego.
2. Roczne podsumowanie zapisów
Po zakończeniu roku podatkowego obowiązkiem przedsiębiorców jest dokonanie rocznego podsumowania zapisów w podatkowej księdze w kolumnach od 7 do 14. Termin na realizację tej czynności nie został ściśle określony, co prowadzi do wniosku, że można jej dokonać w czasie umożliwiającym terminowe złożenie zeznania za dany rok podatkowy. Oznacza to, że zamknięcie podatkowej księgi za 2022 r. powinno być dokonane najpóźniej do 2 maja 2023 r. (tj. pierwszego dnia roboczego po upływie – przypadającego w niedzielę 30 kwietnia 2023 r. – ustawowego terminu złożenia zeznania).
Natomiast z ust. 19 i 20 objaśnień do podatkowej księgi zawartych w załączniku nr 1 do rozporządzenia (zwanych dalej objaśnieniami do podatkowej księgi) wynika, że sposób dokonania rocznego podsumowania zapisów zależy od tego, czy w trakcie roku podatkowego zapisy były sumowane narastająco czy za poszczególne miesiące.
Jeżeli zapisy były sumowane narastająco od początku roku, to podsumowanie dokonane na koniec grudnia 2022 r. jest jednocześnie podsumowaniem rocznym. Z kolei, jeżeli w trakcie roku przedsiębiorca sumował zapisy w kolumnach 7-14 za poszczególne miesiące, nie ujmując ich narastająco od początku roku, to po zakończeniu roku konieczne jest sporządzenie, na oddzielnej stronie księgi, zestawienia rocznego. W tym celu należy wpisać do właściwych kolumn sumy z poszczególnych miesięcy i dodać je.
3. Sporządzenie spisu z natury
Przedsiębiorcy rozliczający podatek na podstawie podatkowej księgi, zgodnie z art. 24 ust. 2 updof, ustalają dochód za rok podatkowy z uwzględnieniem tzw. różnic remanentowych. Wobec tego na pierwszy i ostatni dzień roku podatkowego (o ile działalność była prowadzona przez cały rok) konieczne jest sporządzenie spisu z natury.
Zagadnienie odnoszące się do kwestii sporządzenia spisu z natury (m.in. na 31 grudnia roku podatkowego) oraz związanych z tym obowiązków regulują przepisy § 24-26 rozporządzenia. Wynika z nich w szczególności, że spis z natury:
a) musi być sporządzony w sposób staranny i trwały oraz zakończony i zaopatrzony w podpisy osób uczestniczących w spisie,
b) dotyczy składników majątkowych będących towarami, o których mowa w § 3 pkt 1 rozporządzenia:
- stanowiących własność podatnika, znajdujących się w dniu sporządzenia spisu w zakładzie podatnika lub poza tym zakładem, oraz
- obcych znajdujących się w zakładzie podatnika na dzień sporządzenia spisu,
c) podlega wycenie (z wyjątkiem towarów obcych ujmowanych w spisie tylko ilościowo), której dokonuje się w terminie 14 dni od zakończenia spisu, przy zastosowaniu metod ustalonych dla poszczególnych kategorii towarów lub określonego rodzaju działalności.
| Składnik spisu z natury | Sposób wyceny |
| towary handlowe, materiały (surowce) podstawowe i pomocnicze | według cen zakupu*) lub nabycia*) albo według cen rynkowych**) z dnia sporządzenia spisu, jeżeli są one niższe od cen zakupu lub nabycia |
| półwyroby (półfabrykaty), wyroby gotowe, braki własnej produkcji | według kosztów wytworzenia*) |
| odpady użytkowe, które w toku działalności utraciły swoją pierwotną wartość użytkową | według wartości wynikającej z oszacowania uwzględniającego ich przydatność do dalszego użytkowania |
| niesprzedane wartości dewizowe | według cen zakupu z dnia sporządzenia spisu, a w dniu kończącym rok podatkowy – według cen zakupu, jednak w wysokości nie wyższej niż kurs średni ogłaszany przez NBP w dniu kończącym rok podatkowy |
| produkcja niezakończona przy działalności usługowej i budowlanej | według kosztów wytworzenia*), z tym że nie może to być wartość niższa od kosztów materiałów bezpośrednich zużytych do produkcji niezakończonej |
| produkcja zwierzęca | według cen rynkowych**) z dnia sporządzenia spisu, z uwzględnieniem gatunku, grupy i wagi zwierząt |
| *) | definicje ceny zakupu, ceny nabycia oraz kosztu wytworzenia zawiera § 3 pkt 2-4 rozporządzenia; sposób ustalenia wartości poszczególnych składników spisu z natury według cen nabycia opisuje ust. 21 objaśnień do podatkowej księgi |
| ** | cena rynkowa to cena stosowana w obrocie rzeczami lub prawami tego samego rodzaju i gatunku, z uwzględnieniem w szczególności ich stanu i stopnia zużycia |
Dla niektórych rodzajów działalności gospodarczej ustawodawca wprowadził odrębne regulacje w kwestii sporządzenia spisu z natury. W rezultacie przy prowadzeniu:
- księgarń i antykwariatów księgarskich – spisem z natury można obejmować jedną pozycję wydawnictwa o tej samej cenie, bez względu na nazwę i nazwisko autora, z podziałem na książki, broszury, albumy i inne,
- działalności kantorowej – spisem z natury należy objąć niesprzedane wartości dewizowe,
- działów specjalnych produkcji rolnej – spisem z natury należy objąć niezużyte w toku produkcji materiały i surowce oraz ilość zwierząt według gatunków z podziałem na grupy.
Wartość spisu z natury podlega wpisaniu do podatkowej księgi:
- według poszczególnych rodzajów składników spisu lub
- w jednej pozycji (sumie) – jeżeli na podstawie spisu zostało sporządzone odrębne, szczegółowe zestawienie poszczególnych jego składników; zestawienie to przechowuje się łącznie z księgą.
| Zwróć uwagę!Jeżeli na dzień 31 grudnia podatnik nie posiada składników majątku podlegających ujęciu w spisie z natury, wskazane jest, by sporządził w tym zakresie stosowną adnotację. Przykładowo jej treść może brzmieć: „Spis z natury na dzień 31 grudnia 2022 r. wynosi 0 zł”. |
4. Ustalenie rocznego dochodu (straty)
Czynnością kończącą proces związany z zamknięciem podatkowej księgi jest wyliczenie rocznego dochodu/straty z wykonywanej działalności gospodarczej.
Wyliczenia rocznego dochodu/straty dokonuje się w sposób opisany w ust. 22 objaśnień do podatkowej księgi. Wynika z nich, że w tym celu, na oddzielnej karcie podatkowej księgi należy:
1) ustalić wartość osiągniętego przychodu w roku podatkowym (kolumna 9),
2) ustalić wysokość poniesionych w roku podatkowym kosztów uzyskania przychodów w następujący sposób:
a) do wartości spisu z natury na początek roku podatkowego doliczyć wartość zakupu towarów handlowych (materiałów) z kolumn 10 i 11, a następnie pomniejszyć o wartość spisu z natury sporządzonego na koniec roku podatkowego,
b) kwotę wynikającą z tego obliczenia powiększyć o kwotę wydatków z kolumny 14 oraz pomniejszyć o wartość wynagrodzeń w naturze w tej części, w której wydatki (koszty) związane z wynagrodzeniami w naturze zostały zaksięgowane w innych kolumnach księgi,
3) wartość osiągniętego przychodu (kolumna 9) pomniejszyć o wysokość poniesionych w roku podatkowym kosztów uzyskania przychodu, obliczonych zgodnie z objaśnieniami zawartymi w pkt 2; wynikająca z tego obliczenia różnica stanowi kwotę dochodu za rok podatkowy lub straty poniesionej w roku podatkowym.
Źródło: gofin.pl, Przegląd Podatku Dochodowego nr 23 (575) z dnia 1.12.2022
