Zamierzamy zmienić długość okresu rozliczeniowego z 1-miesięcznego na 3-miesięczny. Jak dokonać tej zmiany oraz jakie będą jej skutki? Nadmieniamy, że w zakładzie pracy stosowany jest system podstawowy i funkcjonuje regulamin pracy.
W myśl art. 129 § 1 K.p., wyznaczającego podstawowe normy czasu pracy (dobową – 8 godz. i tygodniową – przeciętnie 40 godz.), okres rozliczeniowy zasadniczo nie powinien przekraczać 4 miesięcy. W przypadku organizacji podstawowej możliwe jest więc ustalenie okresu rozliczeniowego wynoszącego np. jeden (co obecnie ma miejsce u Czytelnika), dwa, trzy lub cztery miesiące, w zależności od potrzeb pracodawcy. Jeżeli obowiązuje u niego regulamin pracy, okres/okresy rozliczeniowe ustala w tym akcie (art. 150 § 1 K.p.).
Zmiana długości okresu rozliczeniowego z 1-miesięcznego na 3-miesięczny będzie wymagała od Czytelnika zmiany postanowień regulaminu pracy w tym zakresie. Jeżeli w zakładzie pracy działa organizacja związkowa, trzeba ją będzie z nią uzgodnić, a gdy nie dojdzie do jej uzgodnienia w ustalonym przez strony terminie, pracodawca dokona jej samodzielnie (art. 1042 K.p.). Stosownie do art. 1043 § 1 K.p. będzie ona obowiązywała po upływie 2 tygodni od dnia podania jej do wiadomości pracowników, w sposób przyjęty u Czytelnika.
Wydłużenie okresu rozliczeniowego wpłynie na kwestie związane z planowaniem i rozliczaniem czasu pracy. Poniżej omawiamy najważniejsze z nich.
Planowanie pracy
Pracodawca planuje pracę uwzględniając obowiązujący w przyjętym okresie rozliczeniowym wymiar czasu pracy. Wymiar ten (ustalany zgodnie z normami) oblicza się mnożąc 40 godzin przez liczbę tygodni przypadających w okresie rozliczeniowym, a następnie dodając do otrzymanej liczby godzin iloczyn 8 godzin i liczby dni pozostałych do końca okresu rozliczeniowego, przypadających od poniedziałku do piątku. Każde święto występujące w okresie rozliczeniowym i przypadające w innym dniu niż niedziela obniża wymiar czasu pracy o 8 godzin (art. 130 § 1-2 K.p.). Dla pracownika niepełnoetatowego obowiązujący wymiar czasu pracy obniża się proporcjonalnie do wielkości etatu.
Planując pracę w ramach 1-miesięcznego okresu rozliczeniowego, pracodawca w każdym miesiącu kalendarzowym musi „sztywno” trzymać się wymiaru obliczonego na ten miesiąc. Z uwagi na przeciętny charakter normy tygodniowej, pracodawca może w różnych tygodniach danego miesiąca planować różną liczbę godzin (pamiętając o zapewnieniu m.in. odpoczynku tygodniowego), jednak liczba planowanych godzin w tym miesiącu musi odpowiadać liczbie obliczonej zgodnie z ww. przepisem. W przypadku dłuższego okresu rozliczeniowego, np. 3-miesięcznego, pracodawca może planować w danym miesiącu/miesiącach mniejszą lub większą liczbę godzin niż wynikałaby z wymiaru miesięcznego, równoważąc ją odpowiednio w pozostałym/pozostałych miesiącach okresu rozliczeniowego (przy zachowaniu wymiaru obliczonego na dany okres rozliczeniowy). Stanowi to duże udogodnienie w sytuacjach, kiedy w danym miesiącu lub miesiącach u pracodawcy jest większe zapotrzebowanie na pracę i pozwala pracodawcy na minimalizację lub wyeliminowania godzin nadliczbowych.
Przykład
Pracodawca stosuje organizację podstawową od poniedziałku do niedzieli i 1-miesięczny okres rozliczeniowy. W ostatnich trzech miesiącach 2023 r. wymiar czasu pracy wyniósł odpowiednio: w październiku – 176 godzin (4 tyg. x 40 godz. + 2 dni x 8 godz.), w listopadzie – 160 godzin (4 tyg. x 40 godz. + 2 dni x 8 godz. – 2 święta x 8 godz.), w grudniu – 152 godziny (4 tyg. x 40 godz. + 1 dzień x 8 godz. – 2 święta x 8 godz.). Pracodawca był obowiązany w każdym z tych miesięcy zaplanować odpowiednio ww. liczbę godzin. Pomimo zwiększonego zapotrzebowania na produkcję np. w listopadzie br., pracodawca nie mógł zaplanować pracownikom większej liczby godzin pracy w tym miesiącu (aby zrealizować plany produkcyjne, mógł polecić w niektórych dniach pracę w nadgodzinach).
Gdyby pracodawca stosował 3-miesięczny okres rozliczeniowy pokrywający się kwartałami kalendarzowymi (tu przypadający na ostatni kwartał br.), mógłby odgórnie na listopad br. zaplanować pracownikom większą liczbę godzin niż wynika to z wymiaru miesięcznego (zapewniając odpoczynki tygodniowe), a w październiku lub/i w grudniu br. odpowiednio mniejszą. Ważne, aby łączny wymiar obowiązujący w tym okresie wyniósł 488 godzin (13 tyg. x 40 godz. – 4 święta x 8 godz.), a liczba dni wolnych zapewniała przeciętnie pięciodniowy tydzień pracy.
Wypłata dodatków za nadgodziny
Praca w godzinach nadliczbowych jest dopuszczalna w razie konieczności prowadzenia akcji ratowniczej w celu ochrony życia lub zdrowia ludzkiego, ochrony mienia lub środowiska albo usunięcia awarii, a także w razie szczególnych potrzeb pracodawcy (art. 151 § 1 K.p.). Pracownikowi przysługuje za nią rekompensata w wysokości i na zasadach określonych w art. 1511 § 1-2 K.p.
W praktyce mogą wystąpić dwa rodzaje nadgodzin: dobowe oraz średniotygodniowe.
Te pierwsze powstają, gdy pracownik wykonuje pracę ponad obowiązujący go 8-godzinny lub przedłużony (zgodnie z rozkładem) dobowy wymiar czasu pracy i: „(…) powstają w dniu, w którym wystąpiły. Wtedy też pracownik nabywa prawo do opłacenia tych godzin, oprócz normalnego wynagrodzenia, stosownym dodatkiem (…)” (por. pismo GIP z 21 kwietnia 2009 r., znak GPP-306-4560-32/09/PE/RP), chyba że zostaną zrekompensowane czasem wolnym, co omawiamy niżej.
Z kolei drugie z omawianych, czyli: „(…) godziny nadliczbowe z tytułu przekroczenia przeciętnej tygodniowej normy czasu pracy powstają dopiero z upływem okresu rozliczeniowego (…)” (por. wymienione wyżej pismo GIP).
Dłuższy okres rozliczeniowy wydłuża więc termin, w którym pracodawca może ustalić nadgodziny średniotygodniowe, czego konsekwencją jest późniejsza wypłata dodatków za nie (wraz z wynagrodzeniem za ostatni miesiąc okresu rozliczeniowego).
Przykład
U pracodawcy obowiązuje organizacja podstawowa od poniedziałku do piątku w ramach systemu 2-zmianowego (600-1400 i 1400-2200) oraz 3-miesięczny okres rozliczeniowy przypadający na każdy kwartał roku, a termin wypłaty wynagrodzenia to 10. dzień następnego miesiąca. Jeden z pracowników w poniedziałek 16 października br. miał zaplanowaną pracę na II zmianę, jednak z uwagi na dodatkowe zamówienie rozpoczął ją dwie godziny wcześniej, czyli o 1200. Spowoduje to powstanie 2 nadgodzin średniotygodniowych z końcem okresu rozliczeniowego, czyli 31 grudnia br., za które pracodawca wypłaci dodatki 10 stycznia 2024 r.
Gdyby pracownika obowiązywał 1-miesięczny okres rozliczeniowy, pracodawca byłby obowiązany wypłacić mu powyższą rekompensatę 10 listopada br.
Odbiór czasu wolnego
Przepisy Kodeksu pracy przewidują, iż pracodawca w terminie najpóźniej do końca okresu rozliczeniowego jest obowiązany udzielić pracownikowi:
- innego dnia wolnego od pracy (w terminie uzgodnionym z pracownikiem) za pracę w dniu wolnym od pracy wynikającym z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy (art. 1513 K.p.),
- innego dnia wolnego od pracy w zamian za pracę w niedzielę (jeżeli nie jest możliwe zapewnienie go w okresie 6 dni kalendarzowych poprzedzających lub następujących po takiej niedzieli), oraz za pracę w święto (art. 15111 § 1-2 K.p.).
Może też udzielić pracownikowi czasu wolnego od pracy (z własnej inicjatywy) w zamian za czas przepracowany w godzinach nadliczbowych, w wymiarze o połowę wyższym niż liczba przepracowanych godzin nadliczbowych, za które nie przysługuje wówczas dodatek (art. 1512 § 2-3 K.p.). Musi tego jednak dokonać do końca okresu rozliczeniowego.
Stosując 3-miesięczny okres rozliczeniowy, pracodawca ma więcej czasu na ich udzielenie, co może okazać się dla niego korzystne m.in. z punktu optymalizacji kosztów, np. braku konieczności zlecania nadgodzin.
Przykład
Załóżmy, że z uwagi na dodatkowe zamówienie, pracodawca z poprzedniego przykładu musiał uruchomić produkcję w sobotę 4 listopada br. i w tym dniu dwóch pracowników przepracowało 8 godzin nie naruszając normy dobowej z dnia poprzedniego. Ponieważ listopad i pierwsza połowa grudnia są u pracodawcy okresem zwiększonej ilości zamówień, pracodawca po uzgodnieniu z pracownikami udzielił im dnia wolnego w późniejszym czasie – jednemu 28 grudnia, a drugiemu 29 grudnia br.
Gdyby u pracodawcy obowiązywał 1-miesięczny okres rozliczeniowy, byłby obowiązany udzielić pracownikom dnia wolnego najpóźniej do 30 listopada br.
Źródło: gofin.pl, Ubezpieczenia i Prawo Pracy nr 24 (594) z dnia 10.12.2023
