W lutym 2023 r. okazało się, że nie otrzymaliśmy faktury wystawionej przez firmę remontową w grudniu 2022 r. Duplikat faktury został wystawiony w lutym 2023 r. Czy wydatki na ten remont powinniśmy wpisać do księgi, w której koszty ujmujemy metodą uproszczoną, pod datą wystawienia duplikatu?
Wydatki na remont wynikające z wystawionego w lutym 2023 r. duplikatu faktury, którą wystawiono w grudniu 2022 r., należy ująć w kosztach w księdze pod datą wystawienia faktury pierwotnej.
Ujmując koszty w księdze metodą uproszczoną, należy wpisywać je do niej w dacie poniesienia. Zgodnie z art. 22 ust. 6b ustawy o pdof (Dz. U. z 2022 r. poz. 2647 ze zm.), u podatników prowadzących księgę podatkową, za dzień poniesienia kosztu uważa się (z zastrzeżeniem wyjątków nieistotnych w sprawie) dzień wystawienia faktury lub innego dowodu stanowiącego podstawę do zaksięgowania kosztu. Zapisów w księdze dokonuje się na podstawie dowodów księgowych, którymi są m.in. faktury (por. § 11 ust. 3 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów – Dz. U. z 2019 r. poz. 2544). Tak jak fakturę należy traktować duplikat faktury, o którym mowa w art. 106l ustawy o VAT (Dz. U. z 2022 r. poz. 931 ze zm.). Duplikat faktury dotyczący wydatku, którego ze względu na brak faktury nie ujęto wcześniej jako kosztu w księdze, może być podstawą do zaewidencjonowania tego kosztu w księdze. Wątpliwości dotyczą tego, pod jaką datą i w jakim okresie należy duplikat ten ująć. Skoro nie potwierdza on nowego zdarzenia gospodarczego, a tylko poświadcza treść i fakt wystawienia pierwotnej faktury, moim zdaniem, koszt z niego wynikający należy odnieść do okresu (roku), w którym wystawiono pierwotną fakturę.
Zatem Czytelnicy koszty remontu na podstawie otrzymanego duplikatu faktury powinni dopisać do księgi w grudniu 2022 r. Należy ująć go w kolumnie 13 „Pozostałe wydatki” pod datą wystawienia faktury pierwotnej. Następnie konieczne jest dokonanie nowego podsumowania księgi. Dobrowolnie w kolumnie 17 „Uwagi” można zamieścić informację o braku faktury oraz wpisać datę otrzymania jej duplikatu.
Źródło: gofin.pl, Gazeta Podatkowa nr 21 (2000) z dnia 13.03.2023
Autor: Karolina Paszkowska
