Zakup wody, kawy i herbaty można zaliczyć do kosztów?

Przedsiębiorcy często zakupują takie produkty jak np. kawa, mleko czy też cukier do użytku dla pracowników. Jednakże mają często problemy z właściwym zakwalifikowaniem wydatków na zakup wody, kawy, herbaty czy innych produktów spożywczych. Jednakże rozwiejemy wszelkie wątpliwości w poniższym artykule!

Co zalicza się do kosztów uzyskania przychodów?

Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23.

Powyższy zapis oznacza, iż kosztami uzyskania przychodów są wszystkie, oprócz wymienionych w art. 23, poniesione wydatki, pozostające w związku przyczynowo – skutkowym z osiąganymi przychodami. Należy pamiętać, iż obowiązek wskazania związku przyczynowego – skutkowego spoczywa na podatniku, dlatego czynność ta powinna zostać wykonywana z należytą dokładnością. Nieprawidłowe zakwalifikowanie wydatku powoduje określone skutki podatkowe oraz prawne. Ponadto aby móc zaliczyć wydatki do kosztów uzyskania przychodów, muszą one zostać należycie udokumentowane.

Zakup wody, kawy i herbaty w kosztach firmy

Należy zwrócić uwagę, aby kosztów zakupu kawy, herbaty itp. przeznaczonych na rzecz pracowników lub kontrahentów przyjmowanych w siedzibie firmy, nie pomylić z kosztami reprezentacji. Jest to bardzo ważne z tego względu, iż koszty reprezentacji, zgodnie z art. 23 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, wyłączone są z kosztów uzyskania przychodów. Jednak zakup wody czy herbaty na rzecz pracowników, ze względu na brak charakteru okazałości i wystawności, jakimi cechują się koszty reprezentacji, opisanych wyżej wydatków nie powinno się do nich zaliczać.

Wydatki na zakup wody, herbaty czy też kawy są najczęściej obowiązującym zwyczajem w firmie. W przypadku wydatków z tytułu zakupów na rzecz pracowników, służą one lepszej wydajności oraz zadowoleniu pracowników a więc są bezpośrednio związane z uzyskaniem przychodu.

Przepisy bezpieczeństwa i higieny pracy określają, że do obowiązku pracodawcy należy zapewnienie wszystkim pracownikom wody zdatnej do picia lub innych napojów w ciągu całej zmiany roboczej. Nie jest jednak sprecyzowane, jakiego rodzaju mają to być napoje. Można więc przyjąć, że wybór w tej kwestii należy do pracodawcy. Na tej podstawie uznaje się, że zapewnienie wszystkim pracowników wody i napojów jest obowiązkiem pracodawcy i wydatki z tym związane powinny stanowić koszty uzyskania przychodów.

Według ustawy kosztami uzyskania przychodów są wszelkie racjonalne i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą. Art. 23 nie wyłącza z kosztów uzyskania przychodów wydatków na zakup artykułów spożywczych na potrzeby pracowników. W interpretacji indywidualnej Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z dnia 24 stycznia 2011 r. (nr sygn. IPPB1/415-1025/10-4/ES) zostało ustalone, iż wydatki takie można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów.

Jeśli chodzi o wydatki na rzecz klientów, kontrahentów, stanowią one zwyczajowy poczęstunek i służą poprawieniu wizerunku firmy. Co za tym idzie, prowadzą one do lepszego postrzegania firmy przez klientów a więc do większego zaufania i wzrostu przychodów. Na tej podstawie mogą one zostać zakwalifikowane do kosztów.

Zgodnie z wcześniej wspomnianą interpretacją Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie, możliwe jest zaliczenie do kosztów uzyskania przychodów wydatków na:

zakup wody, herbaty, cukru, mleka i kawy dokonywanych na rzecz pracowników, objętych Regulaminem Pracy i zużywanych przez nich podczas bieżącej pracy,
zakup drobnych artykułów spożywczych na poczęstunek dla pracowników na spotkaniach i naradach służbowych,
drobny poczęstunek dla kontrahentów i klientów.

Podsumowując, na podstawie obowiązujących przepisów, prawidłowo udokumentowane wydatki na zakup wody, kawy czy herbaty, które przekazane zostały do spożycia przez pracowników w czasie pracy bądź dla kontrahentów podczas spotkań w siedzibie firmy, można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów.