Większość osób prowadzących działalność zna sytuację, kiedy faktury od dostawców spływają do przedsiębiorstwa z dużym opóźnieniem. O ile w trakcie trwania roku podatkowego nie ma w tym przypadku większych problemów, to po jego zakończeniu wielu podatników zastanawia się co robić. Problem polega głównie na ustaleniu prawidłowego momentu zaliczenia wydatku do kosztów na podstawie otrzymanego dokumentu. Sprawdźmy, jak faktura z poprzedniego roku podatkowego powinna zostać ujęta w KPiR!
Ustalmy, jakie wydatki ponoszone w ramach prowadzonej działalności mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów. Przede wszystkim musi je łączyć nierozerwalny związek – pośredni lub bezpośredni – z uzyskanym przychodem. Zgodnie z art. 22 ust. 1 Ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (PIT) kosztami podatkowymi są wydatki poniesione w celu uzyskania przychodu albo utrzymania lub zabezpieczenia jego źródła. Co istotne, dane wydatki nie mogą być objęte katalogiem wyłączeń z kosztów uzyskania przychodów zawartym w art. 23 ww. ustawy.
Następnie, gdy ustalimy, że wydatki mogą zostać prawnie zaliczone w poczet kosztów uzyskania przychodów, należy wyznaczyć termin ich powstania. Główna zasada określona w art. 22 ust. 4 wskazuje, że koszty uzyskania przychodów mogą być potrącone wyłącznie w tym roku podatkowym, w którym zostały poniesione. Dotyczy to wszystkich podatników prowadzących księgowość w formie podatkowej księgi przychodów i rozchodów.
Biorąc pod uwagę, że podatnik powinien ujmować koszty pod datą wystawienia faktury (rachunku) lub innego dowodu stanowiącego podstawę do zaksięgowania (ujęcia) kosztu. Jeżeli dokument wpłynie z opóźnieniem, ale w tym samym roku podatkowym, wtedy koszt może zostać zewidencjonowany pod datą jego otrzymania (wyjątkiem są tu towary handlowe). Jednak należy pamiętać, iż przedsiębiorcy są tylko ludźmi, a jak wiadomo każdy człowiek popełnia błędy – również nieumyślnie. Z powodu przeoczenia lub po prostu zapomnienia przez sprzedawcę, faktura może wpłynąć do nabywcy po okresie faktycznego poniesienia kosztu, czasami nawet ze znacznym opóźnieniem przekraczającym rok. Co powinno się zrobić w takiej sytuacji?
Księgowanie – faktura z poprzedniego roku podatkowego
Zgodnie z zasadami podatku dochodowego od osób fizycznych podstawowym okresem rozliczeniowym jest rok kalendarzowy. Zatem, uzyskane przychody oraz poniesione koszty są ujmowane w KPiR narastająco w ciągu roku, a ostatecznie rozliczane na deklaracji rocznej. W praktyce natomiast obowiązkiem każdego podatnika jest uiszczenie na konto urzędu skarbowego zaliczki na podatek dochodowy wynikającej z uzyskanego dochodu. W przypadku otrzymania faktury z opóźnieniem dotyczącej zamkniętego okresu rozliczeniowego, ale w ramach jednego roku, gdy ten nie został jeszcze rozliczny, można dokonać ujęcia kosztu zgodnie z datą poniesienia.
W przypadku, gdy faktura z poprzedniego roku dotyczy zakupu towarów, konieczne będzie sporządzenie szczegółowego opisu dotyczącego zakupionego towaru. Bowiem, gdy zakupiony towar został dostarczony do firmy, a faktura nie została zaksięgowana, opis szczegółowy będzie podstawą zapisu w KPiR.
Należy zaznaczyć, iż podatnicy prowadzący KPiR do wyboru mają dwie metody ewidencjonowania kosztów uproszczoną inaczej zwaną kasową lub memoriałową. Podatnicy korzystający z metody uproszczonej, koszty powinni ujmować w KPiR zgodnie z datą poniesienia, w przypadku natomiast metody memoriałowej, koszty dzielimy na pośrednie i bezpośrednie (np. zakup towarów i materiałów). Koszty bezpośrednie należy ewidencjonować w roku w którym uzyskane były odpowiadające im przychody, natomiast koszty pośrednie w dacie poniesienia rozumianej jako data wystawienia faktury lub innego dokumentu księgowego. W przypadku, gdy koszty pośrednie dotyczą okresu przekraczającego rok podatkowy i nie jest możliwe określenie jaka część dotyczy danego roku, konieczne jest dokonanie proporcjonalnego podziału kosztu do długości okresu którego dotyczy.
Przykład:
Pani Karolina zakupiła towar handlowy, który został jej dostarczony 20 grudnia 2019 r. jednak nie otrzymała ona w grudniu faktury, z uwagi na fakt, iż sprzedawca ma czas na wystawienie faktury do 15 dnia kolejnego miesiąca. W jaki sposób powinna zewidencjonować ten wydatek.
W przypadku dostawy towaru przed otrzymaniem faktury zakupu, nabywca zobowiązany jest do sporządzenia szczegółowego opisu posiadanego asortymentu. Na jego postawie Pani Karolina zobowiązana jest do ujęcia kosztu w KPiR w kolumnie 10 – zakup towarów handlowych i materiałów podstawowych.
Przykład:
Przedsiębiorca, rozliczający się z podatku dochodowego kwartalnie otrzymał w grudniu fakturę kosztową dotyczącą września. Jako że trzeci kwartał został zamknięty, a zaliczka na podatek opłacona w ostatecznym terminie 15 października, nie jest już możliwe cofnięcie się do właściwego okresu. Przedsiębiorca może zaksięgować koszt do KPiR w grudniu.
Przy księgowaniu opóźnionych kosztów wskazane jest przyjęcie daty ewidencji na początek danego okresu, np. pierwszy dzień miesiąca, w którym otrzymano fakturę.
Zwróćmy uwagę na faktury, które obejmują swoim zakresem wydatki poniesione na przełomie roku. W praktyce taka sytuacja ma miejsce w przypadku wydatków na usługi telekomunikacyjne – gdzie abonament naliczany jest za ten okres, w którym wystawiono fakturę, ale koszty rozmów dotyczą miesiąca poprzedniego. Konieczne będzie wówczas odpowiednie podzielenie wydatku na lata podatkowe, których dotyczy.
Podatnicy zastanawiają się nad tym, dlaczego na złożenie zeznania rocznego (PIT-36 lub PIT-36L) są cztery miesiące (ostateczny termin złożenia 30 kwietnia). Powodem takiego stanu rzeczy są faktury otrzymywane przez podatników z opóźnieniem, które może on swobodnie doksięgować do poprzedniego roku podatkowego, do momentu złożenia rocznej deklaracji rozliczeniowej.
Natomiast, w sytuacji, gdy faktury wpłyną do firmy już po złożeniu zeznania rocznego, konieczne będzie dokonanie jego korekty.
Źródło: poradnikprzedsiebiorcy.pl
