Rezygnacja z ZFŚS i wypłaty świadczenia urlopowego u małego pracodawcy

Działalność socjalna prowadzona przez pracodawców w wielu przypadkach polega na tworzeniu zakładowego funduszu świadczeń socjalnych lub wypłacie świadczenia urlopowego. Niektórzy pracodawcy pozabudżetowi, w tym zatrudniający poniżej 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, mogą jednak z niej zrezygnować, przy dochowaniu odpowiedniego terminu.

Warunki rezygnacji

Pracodawca spoza sfery budżetowej, który na dzień 1 stycznia danego roku zatrudnia co najmniej 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, generalnie jest zobowiązany tworzyć zakładowy fundusz świadczeń socjalnych (art. 3 ust. 1 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych). Taki obowiązek ciąży również na pracodawcy pozabudżetowym zatrudniającym na 1 stycznia danego roku poniżej 50, ale co najmniej 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, jeżeli działająca u niego zakładowa organizacja związkowa wystąpi z wnioskiem o utworzenie Funduszu (art. 3 ust. 1c ustawy o ZFŚS). Natomiast pracodawcy zatrudniający na dzień 1 stycznia danego roku poniżej 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty tworzą ZFŚS lub wypłacają świadczenie urlopowe na zasadzie dobrowolności z wyjątkiem wskazanym powyżej (art. 3 ust. 3 ustawy o ZFŚS).

Powyższe grupy pracodawców mogą zrezygnować z tworzenia ZFŚS lub/i z wypłaty świadczenia urlopowego. Muszą jednak dopełnić określonych formalności, w przeciwnym bowiem razie ciąży na nich obowiązek prowadzenia Funduszu/wypłaty świadczenia urlopowego niezależnie od tego, czy – ze względu na stan zatrudnienia – prowadzą działalność socjalną obligatoryjnie, czy fakultatywnie. Formalności te różnią się w zależności od stanu zatrudnienia w danym zakładzie. Rezygnacja z tworzenia Funduszu i/lub z wypłaty świadczenia urlopowego następuje poprzez wprowadzenie zapisu o rezygnacji z ZFŚS i/lub z wypłaty świadczenia urlopowego do:

układu zbiorowego pracy, jeżeli pracodawca jest nim objęty,
regulaminu wynagradzania – jeśli na dzień 1 stycznia danego roku stan zatrudnienia w zakładzie nieobjętym układem zbiorowym pracy wynosi mniej niż 50 pełnych etatów, jednak co najmniej 50 pracowników liczonych osobowo (pracodawcy zatrudniający co najmniej 50 pracowników w ujęciu osobowym są bowiem zobowiązani do tworzenia m.in. regulaminu wynagradzania).

Inny tryb rezygnacji z Funduszu (i/lub rezygnacji z wypłacania świadczenia urlopowego) dotyczy tych pracodawców spoza sfery budżetowej, którzy na dzień 1 stycznia danego roku zatrudniają poniżej 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty i jednocześnie poniżej 50 pracowników w ujęciu osobowym (co zwalnia ich z obowiązku tworzenia m.in. regulaminu wynagradzania). W takich firmach ogłoszenie o rezygnacji z tworzenia Funduszu (i w zależności od decyzji pracodawcy z wypłaty świadczenia urlopowego) następuje w pierwszym miesiącu danego roku, w sposób zwyczajowo przyjęty w danym zakładzie (art. 3 ust. 3a ustawy o ZFŚS). W takim przypadku rezygnacja z ZFŚS/świadczenia urlopowego dotyczy tylko tego roku kalendarzowego, w którym jest dokonana i w razie potrzeby musi być ponawiana w kolejnych latach kalendarzowych.

Rezygnacja w małych firmach

Jak już wspomniano, tzw. mały pracodawca, tj. zatrudniający na dzień 1 stycznia danego roku poniżej 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty oraz osobowo, może zrezygnować z działalności socjalnej w postaci tworzenia ZFŚS lub wypłaty świadczenia urlopowego w pierwszym miesiącu danego roku, tj. w styczniu. Przepisy ustawy o ZFŚS nie odnoszą się jednak do trybu rezygnacji przez takich pracodawców, którzy ze względu na stan zatrudnienia nie są zobowiązani do tworzenia regulaminów zakładowych (w tym wynagradzania), ale posiadają je na zasadzie dobrowolności. W tej kwestii nasze Wydawnictwo zwróciło się z zapytaniem do Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej, które w piśmie z dnia 23 stycznia 2017 r. uznało, że tzw. mały pracodawca, który posiada regulamin wynagradzania powinien dokonać rezygnacji z tworzenia ZFŚS i/lub z wypłacania świadczenia urlopowego przez wprowadzenie zapisu do tego regulaminu. Należy nadmienić, że zmiana ww. regulaminu wchodzi w życie po upływie 2 tygodni od podania zmiany do wiadomości pracowników w sposób zwyczajowo przyjęty u danego pracodawcy.

Biorąc pod uwagę styczniowy termin na dokonanie rezygnacji przez tzw. małego pracodawcę, może pojawić się pytanie, czy obowiązuje on również wtedy, gdy pomimo braku obowiązku pracodawca posiada regulamin wynagradzania. Przepisy ustawy o ZFŚS nie dają jednoznacznej odpowiedzi na to pytanie, jednak, moim zdaniem, w takim przypadku bezpieczniejsze dla pracodawcy jest dotrzymanie styczniowego terminu na rezygnację z Funduszu, o ile w danej sytuacji jest to możliwe.

Rezygnacja z tworzenia ZFŚS lub z wypłaty świadczenia urlopowego wymaga zgody zakładowej organizacji związkowej lub, w razie jej braku, przedstawiciela pracowników.

Zawieszenie w okresie epidemii

W okresie obowiązywania stanu epidemii w związku z COVID-19 pracodawcy mogą korzystać z rozwiązań przewidzianych w ustawie o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19… (Dz. U. z 2021 r. poz. 2095 ze zm.), zwanej specustawą w sprawie COVID-19.

Jak stanowi art. 15ge tej ustawy, w okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego albo epidemii pracodawcy, u których nastąpiły spadki obrotów określone w art. 15g ust. 9 lub istotny wzrost obciążenia funduszu wynagrodzeń określony w art. 15gb ust. 2 specustawy w sprawie COVID-19 mają prawo zawiesić obowiązek:

tworzenia lub funkcjonowania ZFŚS,
dokonywania odpisu podstawowego na ZFŚS,
wypłaty świadczeń urlopowych.

Jeżeli u pracodawcy działają reprezentatywne organizacje związkowe, o których mowa w art. 15g ust. 11 pkt 1 albo 2 specustawy w sprawie COVID-19, zawieszenie wspomnianych obowiązków wymaga zawarcia porozumienia z tymi organizacjami.

Prawo do zawieszenia działalności socjalnej przysługuje pracodawcom, o których mowa w art. 3 Kodeksu pracy, przy czym z brzmienia art. 15ge specustawy w sprawie COVID-19 można wywnioskować, że jest on adresowany głównie do firm ze sfery pozabudżetowej.

W mojej ocenie odwołanie stanu zagrożenia epidemicznego lub epidemii będzie równoznaczne z utratą mocy obowiązującej decyzji o zawieszeniu obowiązków związanych z działalnością socjalną. W przypadku zawieszenia tworzenia ZFŚS lub wypłaty świadczenia urlopowego nastąpi więc wznowienie tych obowiązków, z dniem odwołania tych stanów.