Rozliczenie składek ZUS pracownika delegowanego do pracy za granicę

Pracownik do 20 grudnia 2022 r. był oddelegowany do wykonywania pracy w Niemczech, podlegając nadal ubezpieczeniom w Polsce. W styczniu 2023 r. otrzyma wynagrodzenie za pracę wykonywaną w grudniu 2022 r. zarówno w Niemczech, jak i w Polsce. Czy dla stosowania § 2 ust. 1 pkt 16 rozporządzenia składkowego, powinniśmy uwzględnić przeciętne wynagrodzenie miesięczne przyjęte do ustalenia rocznego limitu podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe obowiązującego w 2022 r., czy w 2023 r.?

Dla zastosowania § 2 ust. 1 pkt 16 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz. U. z 2017 r. poz. 1949 ze zm.), dalej rozporządzenia składkowego, przychód pracownika z pytania musi być wyższy niż 6.935 zł, czyli wyższy niż przeciętne wynagrodzenie miesięczne przyjęte do ustalenia rocznego limitu podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalno-rentowe w 2023 r.

Podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne pracowników stanowi przychód w rozumieniu przepisów o podatku dochodowym od osób fizycznych z tytułu zatrudnienia w ramach stosunku pracy wypłacony (postawiony do dyspozycji) w danym miesiącu kalendarzowym, bez względu na to, za jaki okres jest należny. W podstawie tej nie uwzględnia się wynagrodzenia chorobowego, zasiłków oraz przychodów wymienionych w § 2 rozporządzenia składkowego.

Na mocy powołanego na wstępie przepisu, podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne nie stanowi część wynagrodzenia pracowników, których przychód jest wyższy niż przeciętne wynagrodzenie, o którym mowa w art. 19 ust. 1 ustawy o sus, zatrudnionych za granicą u polskich pracodawców (z wyłączeniem osób wymienionych w art. 18 ust. 12 ustawy o sus) w wysokości równowartości diety przysługującej z tytułu podróży służbowych poza granicami kraju, za każdy dzień pobytu, określonej w przepisach w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju. Tak ustalony miesięczny przychód tych osób stanowiący podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne, nie może być niższy od kwoty przeciętnego wynagrodzenia, o którym mowa wcześniej.

W 2023 r. kwota przeciętnego wynagrodzenia przyjętego do ustalenia rocznego limitu podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalno-rentowe wynosi 6.935 zł, natomiast w 2022 r. wynosiła 5.922 zł.

Co istotne, podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne pracownika oddelegowanego do pracy za granicę po odliczeniu równowartości diet za każdy dzień pobytu za granicą w 2023 r. nie może być niższa od kwoty 6.935 zł.

Ustalając, czy uzyskany przez pracownika przychód w danym miesiącu jest wyższy od kwoty przeciętnego wynagrodzenia przyjętego do ustalenia rocznego limitu podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, przyjmuje się przychód uzyskany przez pracownika w danym miesiącu kalendarzowym, zarówno z tytułu pracy wykonywanej za granicą, jak i w Polsce. Jeżeli więc w styczniu 2023 r. pracownik z pytania uzyska wynagrodzenie za grudzień 2022 r. z tytułu pracy wykonywanej w Niemczech i w Polsce, to ustalając podstawę wymiaru składek ZUS stosuje się przepis § 2 ust. 1 pkt 16 rozporządzenia składkowego, gdy będzie ono wyższe niż 6.935 zł.

Przykład 1

Pracownik 5 stycznia 2023 r. uzyska wynagrodzenie za pracę wykonywaną w grudniu 2022 r. w wysokości 10.000 zł, w tym za 20 dni pracy świadczonej w Niemczech w ramach oddelegowania. W czasie wykonywania pracy za granicą nadal podlegał ubezpieczeniom w Polsce.

Przy ustalaniu podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne tego pracownika ma zastosowanie § 2 ust. 1 pkt 16 rozporządzenia składkowego. Podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne stanowi kwota 6.935 zł, zgodnie z wyliczeniem:

• równowartość diet za dni pobytu w Niemczech (przyjmując, że 1 euro = 4,6976 zł): 20 dni x 49 euro x 4,6976 zł = 4.603,65 zł,
• wynagrodzenie po odliczeniu równowartości diet: 10.000 zł – 4.603,65 zł = 5.396,35 zł,
• 5.396,35 zł < 6.935 zł, stąd za podstawę przyjęto kwotę 6.935 zł.

Przykład 2

Zakładamy, że pracownik z przykładu 1 w styczniu 2023 r. uzyska wynagrodzenie za pracę wykonywaną w Niemczech i w Polsce w wysokości 6.700 zł.

W tym przypadku nie będzie miał zastosowania § 2 ust. 1 pkt 16 rozporządzenia składkowego. W podstawie wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne uwzględnieniu podlega faktycznie uzyskane przez pracownika wynagrodzenie za pracę.

Przykład 3

Zakładamy, że pracownik z przykładu 1 uzyska w styczniu 2023 r. wynagrodzenie za pracę wykonywaną w Niemczech i w Polsce w wysokości 14.000 zł.

Przy ustalaniu podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne tego pracownika ma zastosowanie § 2 ust. 1 pkt 16 rozporządzenia składkowego. Podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne stanowi kwota 9.396,35 zł, zgodnie z wyliczeniem:

• równowartość diet za dni pobytu w Niemczech: 4.603,65 zł,
• wynagrodzenie po odliczeniu równowartości diet: 14.000 zł – 4.603,65 zł = 9.396,35 zł,
• 9.396,35 zł > 6.935 zł, stąd podstawę stanowi kwota 9.396,35 zł.

Przy ustalaniu podstawy wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne pracowników stosuje się przepisy dotyczące podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne, przy czym wlicza się do niej wynagrodzenie chorobowe oraz pomniejsza się tę podstawę o kwoty składek na ubezpieczenia emerytalne, rentowe i chorobowe finansowane przez pracownika (art. 81 ust. 1, 5 i 6 ustawy zdrowotnej).

Przykład 4

Przyjmujemy założenia z przykładu 1. Podstawę wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne stanowi kwota 5.984,20 zł, zgodnie z wyliczeniem: 6.935 zł – (6.935 zł x 9,76% + 6.935 zł x 1,5% + 6.935 zł x 2,45%).

Zwracamy uwagę! 

Jeżeli pracownik uzyskuje wynagrodzenie w walucie obcej, to stanowiące podstawę wymiaru składek przychody pracownika przelicza się na złote w sposób przyjęty w przepisach o podatku dochodowym od osób fizycznych (§ 4 rozporządzenia składkowego). Zgodnie z art. 11a ust. 1 ustawy o pdof, przychody w walutach obcych przelicza się na złote według kursu średniego walut obcych ogłaszanego przez NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień uzyskania przychodu.