Jak obliczyć pulę urlopu wypoczynkowego pracownika, który do końca ubiegłego roku był zatrudniony na pełny etat, a od początku bieżącego roku pracuje na część etatu, którą po trzech miesiącach ponownie zmieniono? Poza tym pracownik przedłożył wydane ponad rok temu orzeczenie o stopniu niepełnosprawności uprawniające do dodatkowego urlopu wypoczynkowego. Jak ustalić pulę godzinową urlopu po zmianie normy dobowej?
Ilość dni urlopu przed i po zmianie wielkości etatu należy obliczyć dla każdego z okresów odrębnie. Z kolei liczbę godzin do wykorzystania ustalić dopiero „przy udzielaniu” urlopu wypoczynkowego, na podstawie obowiązującej wówczas normy dobowej.
Pracownikowi przysługuje prawo do corocznego, nieprzerwanego, płatnego urlopu wypoczynkowego, którego nie może się zrzec. Wymiar urlopu wynosi:
- 20 dni, jeżeli pracownik jest zatrudniony krócej niż 10 lat,
- 26 dni, jeżeli pracownik jest zatrudniony co najmniej 10 lat (art. 154 § 1 K.p.).
Ważne: Wymiar urlopu dla pracownika zatrudnionego w niepełnym wymiarze czasu pracy oblicza się proporcjonalnie do tego wymiaru, ewentualny niepełny dzień zaokrąglając w górę do pełnego dnia (art. 154 § 2 K.p.).
Prawo do urlopu nabywa się z góry za cały rok lub tę jego część, która zgodnie z umową ma być przepracowana. Nie dotyczy to jedynie pierwszego roku pracy, podczas którego prawo to nabywa się po każdym miesiącu pracy (tzw. urlop cząstkowy).
Przechodząc do okoliczności z pytania: „(…) Przepisy Kodeksu pracy nie dają wprost odpowiedzi na pytanie jak obliczyć wymiar urlopu wypoczynkowego pracownika, którego wymiar etatu zmienia się w ciągu roku kalendarzowego. Należy jednak pamiętać, że jeżeli w trakcie roku kalendarzowego dojdzie do zmiany wymiaru czasu pracy, konieczne jest dokonanie korekty wymiaru urlopu wypoczynkowego. Oznacza to, że należy oddzielnie obliczyć wymiar urlopu za okres zatrudnienia dla każdego z wymiarów etatu, a następnie zsumować wyniki. (…)” (por. porady PIP, www.pip.gov.pl). Przy obliczaniu wymiaru urlopu trzeba mieć też na uwadze obowiązujące zasady ogólne, przewidujące że:
- kalendarzowy miesiąc pracy odpowiada 1/12 rocznej puli urlopowej (art. 1552a § 1 K.p.),
- wynikający z wyliczenia niepełny dzień urlopu zaokrągla się w górę do pełnego dnia (art. 1553 § 1 K.p.),
- wymiar urlopu w danym roku kalendarzowym nie może przekroczyć wymiaru należnego za cały rok (art. 154 § 3, art. 1553 § 2 K.p.).
W świetle powyższego, urlop przy niepełnym etacie może mieć charakter „podwójnie proporcjonalny”. Zaokrągleń dokonuje się bowiem odrębnie, podczas ustalania uprawnienia za cały rok, a następnie odpowiednio do okresu pracy.
Przykład 1
Pracownik legitymujący się 20-letnim stażem pracy, zatrudniony na czas nieokreślony od kilku lat, do końca ubiegłego roku pracował na cały etat, od 1 stycznia do 31 marca 2022 r. na 0,5 etatu, natomiast od 1 kwietnia 2022 r. pracuje na 0,7 etatu. Pracownik za bieżący rok nabył prawo do 19 dni urlopu wypoczynkowego, w tym:
- za okres styczeń – marzec br.: 26 dni x 0,5 etatu = 13 dni; 13 dni x 3/12 = 3,25 dnia, po zaokrągleniu 4 dni,
- za okres kwiecień – grudzień br.: 26 dni x 0,7 etatu = 18,2 dnia, po zaokrągleniu 19 dni; 19 dni x 9/12 = 14,25 dnia, po zaokrągleniu 15 dni.
Takie same zasady obowiązują wobec urlopu z tytułu niepełnosprawności, którego wymiar roczny oblicza się odrębnie (por. pismo GIP z 10 kwietnia 2015 r., znak GNP-364-023-28-1/15 oraz stanowisko resortu pracy z 25 maja 2017 r., znak BON-I.52313.51.2017.AK). W okolicznościach z pytania istnieją jednak wątpliwości wynikające z faktu, iż jest to pierwszy taki urlop, nabywany niejako z dołu. Jak bowiem stanowi art. 19 ust. 1 zd. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych (Dz. U. z 2021 r. poz. 573 z późn. zm.), dalej ustawy o rehabilitacji, prawo do dodatkowego urlopu wypoczynkowego w wymiarze 10 dni roboczych, przysługującego osobie zaliczonej do znacznego lub umiarkowanego stopnia niepełnosprawności, powstaje po raz pierwszy po przepracowaniu jednego roku po dniu zaliczenia do jednego z ww. stopni niepełnosprawności. Wyjaśniamy przy tym, że opóźnienie w udokumentowaniu tego prawa nie ma wpływu na bieg wymaganego okresu, a co najwyżej może doprowadzić do upływu okresu przedawnienia
Zwracamy uwagę! W myśl art. 20c ustawy o rehabilitacji, osobie niepełnosprawnej przysługują uprawnienia pracownicze określone w tej ustawie od dnia, od którego została wliczona do stanu zatrudnienia osób niepełnosprawnych na podstawie art. 2a tej ustawy. Przepis ten stanowi, że osobę niepełnosprawną wlicza się do stanu zatrudnienia osób niepełnosprawnych począwszy od dnia przedstawienia pracodawcy orzeczenia potwierdzającego niepełnosprawność.
Jednak stosownie do wyjaśnień Ministerstwa Pracy i Polityki Społecznej – Biuro Pełnomocnika Rządu ds. Osób Niepełnosprawnych dokonanych w piśmie z 19 sierpnia 2011 r. (znak BON-I-5232-44-2-EW/11): „(…) Prawo do dodatkowego urlopu wypoczynkowego przysługuje pracownikowi zaliczonemu do znacznego lub umiarkowanego stopnia niepełnosprawności, chociażby nie wystąpił do pracodawcy o przyznanie takiego urlopu (…). Nieuzyskanie przez pracodawcę wiadomości o przysługującym pracownikowi z mocy prawa prawie do dodatkowego urlopu wypoczynkowego może – w konkretnych okolicznościach – oznaczać tylko tyle, że pracodawcy nie można zarzucić zawinionego niewykonania zobowiązania do udzielenia urlopu zgodnie z przepisami prawa pracy. (…)”.
Wątpliwości wobec wymiaru pierwszego urlopu z tytułu niepełnosprawności w razie zmiany/zmian wymiaru czasu pracy spowodowały ukształtowanie się kilku poglądów. Niektórzy autorzy uważają, iż należy jego wymiar ustalić w oparciu o wielkość etatu podczas roku przepracowanego w czasie oczekiwania na to prawo. Inni są zdania, że decydujący jest wymiar etatu w dniu nabycia prawa do urlopu (dzień następujący po przepracowaniu roku po dniu zaliczenia do wymaganego stopnia niepełnosprawności). Dominuje jednak pogląd, do którego przychyla się też nasza reakcja, iż urlop dodatkowy, tak jak kodeksowy, należy ustalić w proporcji do wielkości etatu w roku powstania prawa do niego. Wymagany rok przepracowany jest bowiem jedynie warunkiem, który należy wypełnić.
Przykład 2
Przyjmujemy dane z pytania oraz z poprzedniego przykładu, a także zakładamy, że w bieżącym miesiącu pracownik dostarczył pracodawcy wydane 15 marca 2021 r. orzeczenie o zaliczeniu do umiarkowanego stopnia niepełnosprawności. Pracownik nabył prawo do dodatkowego urlopu 16 marca 2022 r.
Według ostatniej koncepcji jego wymiar wyniósł 8 dni (10 dni x 0,5 etatu = 5 dni; 5 dni x 3/12 = 1,25 dnia, po zaokrągleniu 2 dni; 10 dni x 0,7 etatu = 7 dni; 7 dni x 9/12 etatu = 5,25 dnia, po zaokrągleniu 6 dni; 2 dni + 6 dni = 8 dni).
W myśl art. 1542 § 1-2 K.p., urlopu udziela się w dni, które są dla pracownika dniami pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy, w wymiarze godzinowym, odpowiadającym dobowemu wymiarowi czasu pracy pracownika w danym dniu. Przy czym przy udzielaniu urlopu zgodnie z powyższą zasadą, jeden jego dzień zasadniczo odpowiada 8 godzinom pracy.
Ważne: Wobec pracownika, dla którego dobowa norma czasu pracy wynikająca z odrębnych przepisów jest niższa niż 8 godzin, przy udzielaniu urlopu należy jego wymiar przeliczać na godziny stosując tę odrębną normę (art. 1542 § 3 K.p.).
Dla puli godzinowej urlopu decydująca jest więc norma dobowa obowiązująca pracownika w chwili udzielania tego urlopu. Dodajmy, że niepełnosprawność w stopniu umiarkowanym (także znacznym) obniża ją z 8 do 7 godzin, z tym że obniżenia nie stosuje się do osób zatrudnionych przy pilnowaniu oraz gdy na wniosek osoby zatrudnionej, lekarz przeprowadzający badania profilaktyczne pracowników lub w razie jego braku lekarz sprawujący opiekę nad tą osobą wyrazi na to zgodę (art. 16 ust. 1 ustawy o rehabilitacji).
Przykład 3
Przyjmujemy dane z przykładów 1 i 2 oraz zakładamy, że pracownik od wprowadzenia 0,7 etatu i do dnia przedłożenia orzeczenia o niepełnosprawności wykonywał pracę w dniach od poniedziałku do piątku po 5,6 godziny (8 godz. x 0,7 etatu). Od 4 do 15 lipca 2022 r. przebywał na urlopie wypoczynkowym, za okres którego z jego puli urlopowej odjęto 56 godzin (10 dni x 5,6 godz.), co spowodowało, że pozostało mu 12 dni urlopu (19 dni x 8 godz. = 152 godz.; 152 godz. – 56 godz. = 96 godz.; 96 godz. : 8 godz. = 12 dni). Po przedłożeniu orzeczenia o niepełnosprawności pracownik jest objęty obniżoną normą dobową (7 godz.). Pozostały urlop kodeksowy po przeliczeniu wynosi 84 godziny (12 dni x 7 godz.), a dodatkowy 56 godzin (8 dni x 7 godz.). Dniówka pracownika trwa natomiast 4,9 godziny (7 godz. x 0,7 etatu) i tyle powinno być odejmowane z przeliczonej puli urlopowej pracownika za każdy dzień urlopu wypoczynkowego.
Zwracamy uwagę! Urlop z tytułu niepełnosprawności nie przysługuje osobie uprawnionej do urlopu wypoczynkowego w wymiarze przekraczającym 26 dni roboczych lub do urlopu dodatkowego na podstawie odrębnych przepisów. Jeżeli jednak wymiar urlopu dodatkowego jest niższy niż 10 dni roboczych, zamiast tego urlopu przysługuje urlop z tytułu niepełnosprawności (art. 19 ust. 2 i 3 ustawy o rehabilitacji).
Źródło: gofin.pl, Ubezpieczenia i Prawo Pracy nr 19 (565) z dnia 1.10.2022
