Kodeksowe warunki wykonywania pracy zdalnej

Zgodnie z obowiązującym obecnie stanem prawnym praca zdalna może być wykonywana na podstawie specustawy w sprawie COVID-19. Formą wykonywania pracy na odległość, przy użyciu środków komunikacji elektronicznej, jest również telepraca przewidziana w Kodeksie pracy. Już niedługo, za sprawą nowelizacji Kodeksu pracy, praca zdalna zostanie w nim uregulowana, zastępując telepracę.

Praca zdalna w Kodeksie pracy

W toku zaawansowanych prac legislacyjnych znajduje się ustawa z dnia 1 grudnia 2022 r. o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw. Zawiera ona regulacje dotyczące m.in. zasad wykonywania pracy zdalnej oraz określa katalog prac, które nie mogą być wykonywane w tej formie. Należą do nich m.in. prace szczególnie niebezpieczne oraz w wyniku których następuje przekroczenie dopuszczalnych norm czynników fizycznych określonych dla pomieszczeń mieszkalnych.

Uzgodnienie między stronami umowy o pracę w sprawie wykonywania pracy zdalnej będzie mogło nastąpić przy zawieraniu umowy o pracę albo w trakcie zatrudnienia – z inicjatywy pracodawcy albo na wniosek pracownika.

Regulamin albo porozumienie

W celu wdrożenia pracy zdalnej w odniesieniu do konkretnego pracownika lub grupy pracowników, pracodawca będzie musiał uregulować tę pracę na poziomie zakładowym. Oznacza to konieczność:

zawarcia przez pracodawcę porozumienia z zakładową organizacją związkową,
utworzenia regulaminu pracy zdalnej – w razie braku zakładowej organizacji związkowej lub niezawarcia z nią porozumienia,
zawarcia przez pracodawcę porozumienia z pracownikiem, jeżeli nie został wydany regulamin lub jednostronne polecenie wykonywania pracy zdalnej.

Ustawa nowelizująca określa niezbędną treść wspomnianego porozumienia lub regulaminu. W aktach tych powinny się znaleźć zapisy określające m.in.:

grupę lub grupy pracowników, którzy mogą być objęci pracą zdalną, zasady pokrywania przez pracodawcę kosztów pracy zdalnej, w tym wypłaty ekwiwalentu lub ryczałtu,
zasady porozumiewania się pracodawcy i pracownika pracującego zdalnie, w tym sposób potwierdzania obecności na stanowisku pracy zdalnej i kontroli wykonywania takiej pracy,
zasady kontroli przestrzegania wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych.

Jednostronne polecenie albo wniosek

Ustawa nowelizująca przewiduje możliwość wykonywania pracy zdalnej na podstawie jednostronnego polecenia pracodawcy lub okazjonalnego wniosku pracownika. Jednostronne wprowadzenie pracy zdalnej przez pracodawcę będzie możliwe w okresie:

obowiązywania stanu nadzwyczajnego, stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu lub
w którym zapewnienie przez pracodawcę bezpiecznych i higienicznych warunków pracy w dotychczasowym miejscu pracy pracownika nie jest czasowo możliwe z powodu działania siły wyższej – jeżeli pracownik złoży bezpośrednio przed wydaniem polecenia oświadczenie (w postaci papierowej lub elektronicznej), że posiada warunki lokalowe i techniczne do wykonywania pracy zdalnej.

Z kolei pracownik będzie mógł skorzystać z okazjonalnej pracy zdalnej na podstawie swojego wniosku, przez 24 dni w roku kalendarzowym (według sejmowej wersji ustawy) lub 30 dni w roku (zgodnie z poprawkami Senatu).

Zgodnie z sejmową wersją ustawy nowelizującej ma ona – w zakresie pracy zdalnej – wejść w życie po upływie 2 miesięcy od dnia publikacji. Senat zaproponował przedłużenie tego okresu o miesiąc. Na dzień oddania GP do druku ustawa oczekuje na ostateczne rozpatrzenie przez Sejm.