Koszty z tytułu używania przez pracownika prywatnego samochodu do celów służbowych

Pracownik odbywa podróże służbowe oraz jazdy lokalne na potrzeby firmy prywatnym samochodem. Faktury za paliwo wystawiane są na pracownika. Czy firma (osoba prawna) może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów kwotę wynikającą z faktur za paliwo?

Koszty z tytułu używania przez pracownika samochodu prywatnego do odbywania podróży służbowych są ustalane w oparciu o kilometrówkę, a w przypadku używania do jazd lokalnych – w oparciu o ryczałt pieniężny albo kilometrówkę i w takiej wysokości podlegają zaliczeniu do kosztów uzyskania przychodów. Firma nie może więc zaliczać do kosztów uzyskania przychodów wydatków z tytułu używania przez pracownika samochodu prywatnego do celów służbowych na podstawie faktur za paliwo.

Pracownik wykorzystujący w pracy do jazd lokalnych lub odbywania podróży służbowych swój prywatny samochód ma prawo do zwrotu kosztów związanych z używaniem auta do takich celów. Pracodawca (firma) zaś ma prawo zaliczać ponoszone z tego tytułu koszty do kosztów uzyskania przychodów na zasadach określonych w art. 15 ust. 1 updop.

Zasady zwrotu takich kosztów pracownikowi zostały określone w rozporządzeniu Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz. U. nr 27, poz. 271 ze zm.).

Z przepisów tego rozporządzenia wynika, że zwrot kosztów używania przez pracownika w celach służbowych do jazd lokalnych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy, następuje na podstawie umowy cywilnoprawnej, zawartej między pracodawcą a pracownikiem, o używanie pojazdu do celów służbowych, na warunkach określonych w rozporządzeniu.

Koszty używania pojazdów do celów służbowych pokrywa pracodawca według stawek za 1 kilometr przebiegu pojazdu, które od 17 stycznia 2023 r. nie mogą być wyższe niż:

1) dla samochodu osobowego:

a) o pojemności skokowej silnika do 900 cm³– 0,89 zł,

b) o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm³– 1,15 zł,

2) dla motocykla – 0,69 zł,

3) dla motoroweru – 0,42 zł.

Miesięczny limit kilometrów na jazdy lokalne ustala pracodawca w zależności od liczby mieszkańców w danej gminie lub mieście, w których pracownik jest zatrudniony.

Limit generalnie nie może przekroczyć:

1) 300 km – do 100 tys. mieszkańców,

2) 500 km – ponad 100 tys. do 500 tys. mieszkańców,

3) 700 km – ponad 500 tys. mieszkańców.

Natomiast zasady zwrotu kosztów używania przez pracownika pojazdu do celów służbowych poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy pracownika, określa rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. poz. 167 ze zm.). Z jego przepisów wynika, że na wniosek pracownika, pracodawca może zezwolić na przejazd w podróży służbowej samochodem osobowym, motocyklem lub motorowerem, który nie należy do majątku przedsiębiorstwa. Wówczas pracownikowi przysługuje zwrot poniesionych kosztów przejazdu w wysokości wynikającej z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów przez stawkę za 1 km przebiegu (tzw. kilometrówka) ustaloną przez pracodawcę, która nie może być wyższa niż określona w przepisach powołanego rozporządzenia z dnia 25 marca 2002 r.

Zasady zwrotu pracownikowi kosztów z tytułu używania prywatnego samochodu na potrzeby zatrudniającej go firmy przekładają się na wysokość kosztów poniesionych z tego tytułu przez firmę, możliwych do zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów.

Na podstawie art. 16 ust. 1 pkt 30 updop, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów wydatków ponoszonych na rzecz pracowników z tytułu używania przez nich samochodów na potrzeby podatnika:

a) w celu odbycia podróży służbowej (jazdy zamiejscowe) – w wysokości przekraczającej kwotę ustaloną przy zastosowaniu stawek za jeden kilometr przebiegu pojazdu,

b) w jazdach lokalnych – w wysokości przekraczającej wysokość miesięcznego ryczałtu pieniężnego albo w wysokości przekraczającej stawki za jeden kilometr przebiegu pojazdu,

określonych w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra.

Przebieg pojazdu powinien być, z wyłączeniem ryczałtu pieniężnego, udokumentowany w ewidencji przebiegu pojazdu, potwierdzonej przez podatnika na koniec każdego miesiąca. W razie braku takiej ewidencji, wydatki z tytułu używania samochodów nie stanowią kosztu uzyskania przychodów. Tak wynika z art. 16 ust. 5 updop.

Ewidencja przebiegu pojazdu powinna zawierać co najmniej nazwisko, imię i adres zamieszkania osoby używającej pojazdu, numer rejestracyjny pojazdu i pojemność silnika, kolejny numer wpisu, datę i cel wyjazdu, opis trasy (skąd – dokąd), liczbę faktycznie przejechanych kilometrów, stawkę za jeden kilometr przebiegu, kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za jeden kilometr przebiegu oraz podpis podatnika (pracodawcy) i jego dane.

Omówione reguły rozliczania się z pracownikiem w związku z używaniem przez niego samochodu prywatnego do służbowych celów nie pozostawiają wątpliwości, że pracodawca nie kwalifikuje takich wydatków do kosztów uzyskania przychodów na podstawie faktur dokumentujących zakup paliwa do takiego samochodu. Koszty te ustala się ryczałtowo: