Czy wypłacaną cyklicznie nagrodę roczną należy przyjmować do podstawy wynagrodzenia i ekwiwalentu za urlop wypoczynkowy? Jeśli tak, to według jakich zasad?
Nagroda nie wchodzi do podstawy wskazanych w pytaniu świadczeń za urlop, lecz nie zawsze używana nazwa jest decydująca, co wyjaśniamy dalej.
Za czas urlopu pracownikowi przysługuje wynagrodzenie, jakie by otrzymał, gdyby w tym czasie pracował. Zmienne składniki wynagrodzenia mogą być obliczane na podstawie przeciętnego wynagrodzenia z okresu 3 (przy znacznych wahaniach do 12) miesięcy poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu (art. 172 K.p.). Rozporządzenie urlopowe wyłącza z podstawy wynagrodzenia za urlop wypoczynkowy składniki za okres dłuższy od miesiąca. Zobowiązuje jednocześnie pracodawcę do wypłacania tych składników w przyjętych terminach, traktując urlop na równi z okresem wykonywania pracy (§ 12 ust. 1 rozporządzenia urlopowego).
Przykład
Pracodawca w 2021 r. wprowadził premie roczne jako określony do efektów produkcji procent zasadniczego wynagrodzenia za pracę, które ma postać stawki godzinowej. Premie są wypłacane w marcu każdego roku.
Pracownik przez cały lipiec 2021 r. był na urlopie, przez co nie otrzymał wynagrodzenia za pracę, a jedynie urlopowe. W świetle tego faktu, w podstawie premii za 2021 r. pracodawca uwzględnił wynagrodzenie zasadnicze wypłacone za styczeń-czerwiec i sierpień-grudzień 2021 r. Jest to nieprawidłowe. Pracodawca powinien zmienić zapis regulaminowy, kwalifikując do podstawy premii oprócz wynagrodzenia zasadniczego za pracę, także za urlop wypoczynkowy.
W przypadku niewykorzystania przysługującego urlopu w całości lub w części z powodu rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy, pracownikowi co do zasady przysługuje ekwiwalent pieniężny (art. 171 § 1 K.p.). Ustala się go stosując zasady obowiązujące przy obliczaniu wynagrodzenia urlopowego, ze zmianami określonymi w § 15-19 rozporządzenia urlopowego (§ 14 rozporządzenia urlopowego). Jedna z nich zakłada przyjmowanie do podstawy składników za okres dłuższy od miesiąca.
Ważne: Składniki wynagrodzenia przysługujące pracownikowi za okresy dłuższe niż 1 miesiąc, wypłacone w okresie 12 miesięcy bezpośrednio poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu, uwzględnia się przy ustalaniu ekwiwalentu w średniej wysokości z tego okresu (§ 17 ust. 1 rozporządzenia urlopowego).
Przykład
Przyjmujemy dane z poprzedniego przykładu oraz zakładamy, że pracownik wypowiedział umowę, na skutek czego 31 października br. ulegnie ona rozwiązaniu. Na koncie urlopowym pracownika pozostaje kilka dni urlopu wypoczynkowego, za który pracodawca będzie zobowiązany wypłacić ekwiwalent. Do podstawy świadczenia pracodawca powinien przyjąć iloraz premii wypłaconej w marcu 2022 r. i liczby 12 (zakładając, że w podstawie premii uwzględniono również wynagrodzenie za lipiec).
Zwracamy uwagę! Jeśli w okresie przyjmowanym wystąpiły okresy nieobecności, podstawę ze składników zmiennych lub ze składników za okres dłuższy od miesiąca należy dopełnić. W tym celu wynagrodzenie faktycznie wypłacone w tym okresie dzieli się przez liczbę dni pracy, za które przysługiwało to wynagrodzenie, a otrzymany wynik mnoży się przez liczbę dni, jakie pracownik przepracowałby w ramach normalnego czasu pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy (§ 16 ust. 2 i § 17 ust. 2 rozporządzenia urlopowego). Więcej o dopełnianiu podstawy pisaliśmy w UiPP nr 10/2022, str. 38 i nr 17/2022, str. 35.
Do rozstrzygnięcia pozostało, czy świadczenie z pytania w ogóle należy kwalifikować do podstawy omawianych należności. Czytelnik nazywa je nagrodą, która nie stanowi składnika wynagrodzenia, a w konsekwencji nie jest kwalifikowana, ale fakt, że wypłaca ją periodycznie wprowadza uzasadnioną wątpliwość co do jej natury. Jak wyjaśnił Sąd Najwyższy w wyroku z 12 kwietnia 2016 r. (sygn. akt II PK 70/15): „(…) W ukształtowanym od dawna orzecznictwie Sądu Najwyższego dominuje pogląd o dychotomicznym podziale na premie regulaminowe i nagrody. O premii regulaminowej możemy mówić wówczas, gdy zasady jej wypłaty są określone w przepisach płacowych w sposób jednoznaczny i konkretny. Tym samym możliwe jest odkodowanie sytuacji, kiedy pracodawca jest zobowiązany do jej wypłaty i w jakiej wysokości. Koreluje to z roszczeniowym charakterem premii regulaminowej, albowiem źródło jej powstania nie jest uzależnione od uznania pracodawcy. W momencie spełnienia przez pracownika pozytywnych przesłanek określonych w regulaminie (umowie o pracę) powstaje po jego stronie prawo do żądania wypłaty świadczenia. Natomiast z nagrodą (premią uznaniową) mamy do czynienia wówczas, gdy pracodawca w zakresie przyznania świadczenia dysponuje marginesem swobody, uznania. (…)”. W świetle powyższego nazwa nie musi być decydująca (por. postanowienie SN z 15 grudnia 2021 r.). Rozstrzygnięcie charakteru nagrody z pytania należy do Czytelnika, a ewentualnego sporu do sądu pracy.
Źródło: gofin.pl, Ubezpieczenia i Prawo Pracy nr 20 (566) z dnia 10.10.2022
