Po zatrudnieniu pracownika obowiązkiem pracodawcy jest zgłoszenie go do ubezpieczeń w ZUS. Następnie co miesiąc powinien on rozliczać za zatrudnioną osobę składki w dokumentach rozliczeniowych. Jeśli zawarcie stosunku pracy nastąpi w trakcie miesiąca, wówczas, rozliczając za pracownika składki ZUS za pierwszy miesiąc, należy pamiętać o kilku istotnych kwestiach.
Zgłoszenie w ZUS
Osoba zatrudniona na podstawie umowy o pracę podlega obowiązkowym ubezpieczeniom społecznym (wszystkich ryzyk) oraz ubezpieczeniu zdrowotnemu. Pracownik jest objęty tymi ubezpieczeniami od dnia nawiązania stosunku pracy do dnia ustania tego stosunku.
Aby zgłosić pracownika do ubezpieczeń, pracodawca wykorzystuje do tego druk ZUS ZUA. Powinien go przekazać do organu rentowego w terminie 7 dni od daty powstania obowiązku ubezpieczeń (czyli w ciągu 7 dni od momentu nawiązania stosunku pracy). Datą nawiązania stosunku pracy jest data rozpoczęcia pracy, jeżeli została ona wskazana w umowie o pracę. Jeśli jednak daty tej nie określono, wówczas jest nią data zawarcia umowy.
Wypłata za część miesiąca
Podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne stanowi dla pracownika przychód w rozumieniu przepisów o pdof, uzyskany ze stosunku pracy. Od tego przychodu pracodawca nalicza pracownikowi składki ubezpieczeniowe, które następnie wykazuje w dokumentach rozliczeniowych, a konkretnie w raporcie ZUS RCA (załącza się go do zbiorczej deklaracji ZUS DRA). Pracodawca powinien sporządzić te dokumenty za każdy miesiąc kalendarzowy, w którym pracownik pozostawał w stosunku pracy, nawet jeśli w danym miesiącu nie uzyskał żadnego przychodu (wtedy sporządza za pracownika tzw. zerowy raport ZUS RCA).
Sposób ustalenia wynagrodzenia za przepracowaną część miesiąca w przypadku nawiązania stosunku pracy w trakcie miesiąca zależy od tego, jak jest ono naliczane. Jeśli pracownik jest wynagradzany stawką godzinową, wtedy przysługuje mu wynagrodzenie zależne od liczby godzin przepracowanych w danym miesiącu. Jeżeli pracownik ma ustaloną stawkę akordową lub prowizyjną, to wtedy wynagrodzenie za czas przepracowany w danym miesiącu jest zależne od efektów jego pracy. Z kolei w przypadku, gdy pracownik jest wynagradzany stałą stawką miesięczną, to pensję za przepracowany w miesiącu okres ustala się:
- dzieląc miesięczną stawkę wynagrodzenia przez liczbę godzin przypadających do przepracowania w danym miesiącu,
- mnożąc otrzymaną kwotę przez liczbę godzin nieobecności pracownika w pracy z innych przyczyn niż choroba (tu: z powodu zatrudnienia w trakcie miesiąca), za którą pracownik nie nabywa prawa do wynagrodzenia,
- odejmując tak obliczoną kwotę od wynagrodzenia przysługującego za cały miesiąc.
Obniżenie składki zdrowotnej
Jeśli wynagrodzenie za pierwszy miesiąc (a w zasadzie jego część) okaże się niskie, to wtedy może się zdarzyć, że obliczona od tej wypłaty składka zdrowotna będzie wyższa od wyliczonej zaliczki na pdof. W takim przypadku składkę tę należy obniżyć do wysokości zaliczki na podatek. W raporcie ZUS RCA sporządzonym za taki miesiąc pracodawca powinien wykazać wówczas pełną podstawę wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne, natomiast składkę naliczyć i opłacić do ZUS w wysokości obniżonej do kwoty zaliczki na pdof. Jeśli zaliczka na pdof nie wystąpi, to składkę zdrowotną trzeba wtedy obniżyć do 0 zł.
Należy podkreślić, że zaliczkę na pdof dla celów ustalenia ewentualnego obniżenia składki zdrowotnej trzeba ustalić według przepisów obowiązujących na dzień 31 grudnia 2021 r. (nie będzie to więc zaliczka obliczona dla celów podatkowych, którą pracodawca przekaże do US; więcej na ten temat pisaliśmy w GP nr 81 z br. na str. 14).
Składki na FP, FS i FGŚP
Jeśli nowo zatrudniony pracownik nie ma ukończonego określonego wieku (tj. 55 lat w przypadku kobiety i 60 lat w przypadku mężczyzny), to oprócz składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne, pracodawca nalicza i opłaca za niego (z własnych środków) składki na Fundusz Pracy i Fundusz Solidarnościowy oraz FGŚP. Ustala je od kwot stanowiących dla pracownika podstawę wymiaru składek emerytalno-rentowych (bez stosowania jej rocznego ograniczenia).
Co istotne, składki na FP i FS nalicza się za pracownika dopiero wtedy, gdy jego przychód, od którego pracodawca nalicza mu składki emerytalno-rentowe, w przeliczeniu na okres miesiąca wynosi co najmniej minimalne wynagrodzenie (w 2022 r. – 3.010 zł). Przeliczenia, o którym mowa, dokonuje się m.in. w przypadku zawarcia umowy o pracę w trakcie miesiąca z pracownikiem wynagradzanym minimalną stawką. Sprawdza się wtedy, jaka byłaby podstawa wymiaru składek emerytalno-rentowych, gdyby przepracował on cały miesiąc. Jeśli w wyniku przeliczenia wynagrodzenia na okres miesiąca byłoby ono równe minimalnej płacy, wówczas od takiej wypłaty pracodawca powinien naliczyć za pracownika składki na FP i FS, mimo że w rzeczywistości wynagrodzenie jest niższe od minimalnej płacy.
Rozliczenie pierwszych składek
Sporządzając raport składkowy ZUS RCA za dany miesiąc, pracodawca wykazuje w nim należne składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne naliczone od wszystkich wypłat stanowiących dla pracownika podstawę ich wymiaru, dokonanych (lub postawionych mu do dyspozycji) od pierwszego do ostatniego dnia miesiąca kalendarzowego, którego raport ten dotyczy. Jeśli w danym miesiącu pracownik nie uzyska ze stosunku pracy żadnego przychodu podlegającego oskładkowaniu, wtedy za taki miesiąc pracodawca sporządza za niego tzw. zerowy raport ZUS RCA. W dokumencie tym wykazuje zerowe zarówno składki na poszczególne ubezpieczenia, jak i podstawy ich wymiaru.
Jeśli więc nowo zatrudniony pracownik otrzyma pierwszą pensję dopiero w kolejnym miesiącu (np. z uwagi na obowiązujący u pracodawcy termin wypłaty wynagrodzeń), to za pierwszy miesiąc zatrudnienia pracodawca powinien sporządzić za niego zerowy raport ZUS RCA. Składki naliczone od tej wypłaty wykaże dopiero w dokumentach rozliczeniowych sporządzonych za miesiąc, w którym nastąpi wypłata wynagrodzenia.
Źródło: gofin.pl, Gazeta Podatkowa nr 89 (1964) z dnia 7.11.2022
Autor: Dorota Wyderska
